Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разбираемся вместе: что такое фонд оплаты труда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой предприниматель стремится сократить свои расходы, в том числе и за счет фондов зарплаты и оплаты труда. Конечно, можно урезать зарплаты, отменить компенсационные выплаты, убрать премиальные и т.д.
Что такое фонд заработной платы, и для чего он нужен
Разберемся, что такое ФЗП — это совокупность затрат, направленных на оплату труда служащим, за определенный промежуток времени. Показатель учитывает не только денежные, но и натуральные поощрения. Компенсацию за питание в местной столовой, квартплату за сотрудника, возмещение расходов на топливо тоже включают в суммарную величину зарплаты.
Конкретного определения ФЗП нет. Общепринятая расшифровка ФЗП — фонд заработной платы. По правилам в зарплатный расчет включают все выплаты, напрямую связанные с вознаграждением работников за труд: начисления по окладам и тарифным ставкам, премии по результатам работы, компенсационные и стимулирующие надбавки и пр.
В локальных нормативах организации определено, кто устанавливает фонд заработной платы: расчетами занимается бухгалтер, а утверждает его руководитель. Для исчисления показателя понадобятся штатное расписание и регистры учета за год: расчетные ведомости, табели рабочего времени.
Что включают в фонд заработной платы
В ФЗП входят суммы, начисленные по итогам расчетного периода за фактически отработанное время до вычета налогов. Общий фонд начисленной заработной платы работников включает в себя элементы: суммы заработка, начисленного за отработанное время или за объем выполненной работы; премии, начисляемые за выполнение трудовых показателей; компенсации, связанные с условиями труда.
Все эти средства относятся к расходам работодателя. Любые выплаты социального характера в фонде заработной платы не учитываются.
Документом, содержащим сумму месячного ФЗП, является штатное расписание. От структуры компании зависит, кто устанавливает фонд заработной платы. Чаще всего этим занимается руководитель при содействии специалистов кадровой и финансовой службы.
Штатное расписание — это документ с указанием количества работников и их тарифных ставок. Унифицированная форма № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Поскольку штатное расписание обычно составляется на длительный период (от нескольких месяцев до года), в него включаются и вакантные ставки, т. е. должности, которые на момент составления документа свободны, но в дальнейшем планируется принять на них сотрудников.
Классическая схема предусматривает суммирование всех выплат сотрудникам за выполнение трудовых обязанностей с поправкой на коэффициент среднесписочной численности. Перед тем как рассчитать фонд заработной платы, следует вычислить этот показатель:
ССЧгод = ССЧ1 + ССЧ2 + … + ССЧ12.
Таким образом, складываются показатели за каждый месяц. Месячное значение рассчитывается, исходя из количества занятых работников.
К примеру, на 1 апреля в организации числятся 20 сотрудников, оформленных на полную ставку. 15 апреля один из них уволился, а 20 апреля были приняты 2 сотрудника. То есть первые 15 дней числились 20 чел., 4 дня — 19 чел., а оставшиеся 11 дней — 21 чел.
Рассчитаем ССЧ:
ССЧ4 = (20 × 15 + 19 × 4 + 11 × 21) / 30 = 20 чел.
Формула расчета ФЗП выглядит так:
ФЗПгод = ЗПср × ССЧгод × 12,
где: ЗПср — средняя сумма выплат сотрудникам за работу.
Существует еще формула фонда часовой заработной платы, в которой учитывается количество отработанных человеко-часов, определяемое по табелю учета рабочего времени:
ФЗПчас = ЗПтар × Кч/час,
где:
- ЗПтар — заработная плата, начисленная по часовой тарифной ставке. Сюда включаются доплаты за работу в ночное время и компенсации, связанные с условиями труда;
- Кч/час — количество отработанных человеко-часов.
На основании того, что включает ФОТ, можно не только вести расходы, которые идут на выплаты работникам, но и также:
- анализировать расходы в разрезе организации;
- регулировать и оптимизировать общие расходы;
- оценивать эффективность работы организации;
- изменять себестоимость услуг или продукции.
Благодаря ФОТ, можно сравнивать показатели расходов с прошлыми периодами и принимать в случае необходимости какие-либо меры по их улучшению.
На примере простой таблицы рассмотрим, как можно анализировать показатели расходов на заработную плату и другие выплаты работникам.
| Показатели | Уточняющие показатели | 2020 год | 2021 год | Изменения |
|---|---|---|---|---|
| Выручка | 80 млн руб. | 85 млн руб. | 6,25% | |
| Расходы на ФОТ | 23 млн руб. | 26 млн руб. | 13,04% | |
| Оклады | 17 млн руб. | 18 млн руб. | 5,88% | |
| Отпускные | 2 млн руб. | 2 млн руб. | 0% | |
| Премии по результатам работы | 3 млн руб. | 5 млн руб. | 66,67% | |
| Больничные | 0,5 млн. руб. | 0,5 млн. руб. | 0% | |
| Компенсации | 0,5 млн. руб. | 0,5 млн руб. | 0% | |
| Общие расходы | 57 млн. руб. | 59 млн руб. | 3,51% |
Что включает в себя ФОТ?
Для вычисления общей величины расходов на выплату персоналу заработной платы производят расчет фонда оплаты труда, структура которого включает следующие данные:
- заработная плата, начисляемая работникам, вне зависимости от выполняемых ими должностных обязанностей;
- если оплата за работу сотрудникам начисляется в виде выпущенной продукции, то при расчете включают стоимость этой продукции;
- все поощрения, начисляемые работникам в виде денежного вознаграждения;
- если для сотрудников фирмы организовано бесплатное питание, то в фонд войдут средства, которые выделяются на него;
- надбавки за выполнение работы без перерыва, за выслугу лет;
- средства, начисленные в счет компенсаций больничных листов или прогулов не по вине работников;
- надбавки для выплаты сотрудникам, переведенным на нижестоящие должности;
- средства, выделяемые на проезд, оплату проживания для работников, работающих вахтовым методом;
- средства на зарплату сотрудникам сторонних организаций или индивидуальным предпринимателям, оказывающим разные услуги;
- средства для выплаты пенсий, если сотруднику пришлось выйти на пенсию в связи с наступлением особой ситуации (например, получена производственная травма, ставшая причиной получения инвалидности до достижения работником пенсионного возраста, предусмотренного законодательством).
Из расчета исключаются такие суммы, как:
- дивиденды;
- кредиты, выдаваемые сотрудникам без начисления процентов за пользование денежными средствами;
- социальные пособия, начисляемые и выплачиваемые из государственного бюджета;
- премии, выдаваемые персоналу за качественную работу в течение года;
- любые виды материальной помощи;
- компенсации, вызванные ростом цен.
Штатное расписание численности работников
Штатное расписание – документ, отражающий полную численность работников в компании. Он позволяет оптимально распределить рабочую силу по всем отделам предприятия. Состоит из подразделений, на которые назначается определенное число работников.
На предприятии может существовать аналитический отдел, хозяйственный отдел, столовая, отдел программирования и так далее. Руководитель назначает на каждый отдел то количество сотрудников, которое обеспечит эффективную работу структуры. Каждой единице присваивается своя должность.
В штатном расписании присутствует информация об оплате труда для каждой должности. Изначально размер оплаты труда устанавливается трудовым договором и положениями о различных добавках – премиях, компенсациях, стимулирующей части.
Чтобы внести в штатное расписание какой-либо тип выплаты работнику, требуется выполнить следующие действия:
- Найти основание, по которому назначается дополнительная выплата – законодательный акт, нормативный документ или внутренний персональный акт.
- Создать приказ, по которому выплата назначается по должности или определенному человеку.
- Издать приказ, о том что внесены корректировки в штатное расписание.
- Создать новое расписание, и отправить руководителю для подтверждения.
Планирование является важной задачей каждого предприятия, так как ФОТ учитывается основная часть расходов организации. Само планирование можно осуществлять с помощью следующего алгоритма:
Само планирование можно осуществлять с помощью следующего алгоритма:
- произвести сбор информации о структуре организации, количестве работников и их движении, среднем размере оплаты труда и плановых показателях производства;
- осуществить изучение штатного расписания и внутренних локальных актов, которые связаны с ФОТ;
- произвести прогнозирование среднего числа работников на плановый период;
- осуществить выбор структуры планирования и составить смету;
- произвести подсчет ФОТ.
При процедуре планирования необходимо учитывать текущие показатели, а также будущее направление развития организации, в том числе возможные изменения размера зарплаты или численности работников.
Планирование фот (поэлементный метод, метод экстраполяции, нормативный метод)
Контроль за расходованием денежных средств не возможен без изучения экономического показателя фонда оплаты труда. Это основная составляющая всех затрат на любом предприятии. Грамотное планирование ФОТ помогает своевременно регулировать положение дел на фирме, контролировать издержки.
Используются различные методики планирования ФОТ, среди них: поэлементный метод, метод экстраполяции, нормативный метод)
Поэлементный метод трудоемкий анализ, в котором предполагается подробный расчет заработной платы для разных категорий сотрудников.
Метод экстраполяции основан на анализе внешних и внутренних факторов, влияющих на положение дел в организации. Ведется сначала анализ оплаты труда за прошлый год, прогнозируется новый фонд, высчитываются отклонения. Далее подготовленный свод анализируется экономистами, рассматриваются возможности сокращения фонда, утверждается проект работодателем.
Нормативный метод основан на использовании нормативной базы: установленных предприятием или законодательно закрепленных ограничений (МРОТ и др.).
ФОТ: зачем нужен предприятию?
Фонд оплаты труда – это сумма денежных средств, которая идет на выплату заработной платы сотрудникам фирмы, а также на премии, надбавки и другие виды денежных поощрений.
Роль фонда оплаты сложно недооценить.
При условии его грамотного построения и оптимального размера, можно с легкостью следить за издержками на производстве.
Дело в том, что этот фонд занимает до 70% от всех затрат. Именно поэтому, ФОТ планируется на год и на квартал, чтобы потом, при наступлении отчетного периода, сопоставить планируемые траты и реальные.
Сразу же, наглядно, становится ясно, какие направления финансируются недостаточно, а какие излишне. В целом, фонд играет достаточно большую роль при оптимизации расходов ООО.
Расчет фонда ведется за конкретный период времени. Исходя из этого, различают следующие варианты ФОТ:
- Годовой, с расчетом за последний временной отрезок. Этот показатель используется чаще для уточнения сумм, потраченных на оплату труда.
- Месячный, с рассмотрением показателей за выбранный месяц. Необходим для составления отчетов и анализа текущих показателей деятельности предприятия.
- Дневной. Показатели оплаты за день используются реже, и часто связаны с потребностью анализа ситуации с расходами на зарплату.
- Часовой. Расчет показателя за час работы применяют только в компаниях, где применяется почасовой метод оплаты.
Основное назначение сметы ФОТ – планомерное использование «зарплатных» средств. Обычно расчеты составляются на год с разбивкой по кварталам или месяцам. Из сметы должно быть видно, по каким направлениям расходуются средства, а также величины компонентов ФОТ.
Отдельно производится разбивка «зарплатных» расходов по категориям работников (администрация, основной производственный персонал и т. д.). Это позволяет осуществлять контроль над использованием средств и использовать необходимую «зарплатную» информацию для целей внутреннего планирования.
Смета может составляться не только по основным элементам ФЗП, но и по выплатам, носящим социальный характер и прочим.
Смета ФОТ – элемент планирования, характерный в большей степени для крупных предприятий, имеющих в штате специалистов соответствующего уровня и квалификации и сохраняющих подходы к планированию со времен плановой (социалистической) экономики. В современных коммерческих структурах этот документ менее распространен или имеет иное название.
Смета предназначена для планомерного использования средств. Ее формируют на год, но разбивают по месяцам или кварталам. По смете можно определить направления расходования средств и размер компонентов ФОТ.
Для каждой категории работников предназначены свои «зарплатные» расходы. Это требуется для контроля использования средств и получения требуемой информации для внутреннего планирования.
Смету составляют не только по главным элементам заработной платы, но и социальным выплатам.
Смета ФОТ является элементом планирования, который наиболее распространен в крупных компаниях. Для анализа и расчетов требуется специалисты высшего уровня и соответствующей квалификацией. Современные коммерческие структуры часто пренебрегают сметой ФОТ.
Что такое фонд оплаты труда?
Фонд оплаты труда – это денежные средства предприятия, которые рассчитываются для выплаты персоналу за оказанные им услуги за определенный временной период. В сумму входит не только заработная плата, но также дополнительные премии, надбавки, компенсации из разных источников финансирования.
При помощи фонда оплаты труда анализируют затраты на выплату вознаграждения работникам различных структурных подразделений, регулируют, оптимизируют, корректируют ставки, оклады, расценки.
Именно от данной суммы происходят начисления всех выплат, предусмотренных действующим законодательством: отчисления в социальные, страховые фонды, пенсионные отчисления и др.
Обратите внимание
Поэтому ФОТ – это не только механизм для рационального распределения средств компании, но также инструмент стимулирования и поощрения ее работников.
Регулируют данную сумму не только организации, но и законодательные акты, поэтому у любого работника есть возможность самостоятельно узнать, что входит в ФОТ и рассчитать его величину.
Структура фонда заработной платы
ФОТ любого предприятия состоит из нескольких направлений выплат:
- Фонд основной заработной платы – это «скелет» выплат, то есть то, что работник получает за свои фактические услуги, по определенному прописанному в договоре условию; сюда также входит выплата за сверхурочную работу, за простои, которые не связанны с деятельностью работника. Также, если на предприятии часть зарплаты выдается материальными средствами (продуктами или продукцией), – это считается именно этим направлением.
- Фонд дополнительной заработной платы – сюда включаются различные надбавки, предусмотренные самой организацией или законодательством РФ (надбавка за «вредность», коэффициент региона), сюда же входит оплата отпусков, оплата командировочных и больничных.
- Поощрения, компенсации, премии, которые дает организация всем работникам.
Компенсации могут быть самыми разными. Например, тут можно почитать, как оформить компенсацию за неиспользованный отпуск.
Надо также понимать, что не входит в ФОТ, согласно законодательству:
- Разовая премия за год;
- Выплата дивидендов;
- Премия из специального фонда организации;
- Ссуды и льготы, предоставляемые работникам.
Никакие финансовые решения в компании не делаются просто так, особенно когда речь идет о миллионах, каждая организация составляет план, на основе которого будут осуществляться все выплаты работникам.
Любое предприятие имеет «неприкосновенную» сумму своих средств, которая рассчитана на выплату заработной платы. Размер ФОТ определяется за год, для этого количество работников умножается на среднюю месячную заработную плату и умножается на 12 месяцев. Получившаяся цифра и определяет, сколько денег понадобиться на выплаты.
Любое предприятие также рассчитано на рост, на то, что объем его производительности будет увеличиваться, а если это будет происходить, то и количество работников вырастет, а значит, и сумма ФЗП увеличится. Поэтому в планирование входит и прогнозирование темпов роста, а также оценка возможных сопряженных с этим издержек.
Данная операция непосредственно связана с предыдущим пунктом. Составление плана и выплаты заработной платы – это еще не все. Необходим анализ того, насколько запланированное разошлось с фактическим.
Предприятие составило план ФОТ. Это конкретная цифра, которую планировалось потратить на оплату труда работников. Единичны случаи, когда фактически потраченная сумма и планировавшаяся сошлись, а любое расхождение надо анализировать.
Если расхождение случилось в пользу компании, то на будущий год можно планировать меньший ФОТ, если же запланированных средств не хватило, то нужно понимать, что этому способствовало. Возможно, выросли темпы производства, понадобилось больше рабочей силы, либо наступил кризис.
Если это не было спрогнозировано, то необходимо провести работу с отделом планирования или бухгалтерией, для того, чтобы в дальнейшем учитывалось все.
В больших компаниях речь может идти о несоответствии плана и фактических выплат в несколько миллионов, и задача финансового отдела сделать так, чтобы всегда было, откуда платить зарплату, несмотря на форс-мажоры.
Зачастую при анализе крупные производители используют не только свои данные, но и данные конкурентов. Вся необходимая для этого информация является открытой, поэтому данная аналитика является легальной и несложной. А преимущество ее в том, что можно пользоваться опытом других компаний – причем как позитивным, так и негативным.