Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое коммерческое предложение и как его правильно составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если мы соединим все блоки, то получим вот такой вот образец коммерческого предложения. Он универсальный. Я его адаптировал для продажи различных товаров и услуг: от логистики до металлопроката. Где-то он работал лучше, где-то хуже. Но везде себя оправдывал и окупал. Единственное, помните про чистоту таргет листа.
Частые ошибки при составлении коммерческих предложений
При составлении коммерческого предложения часто допускают ошибки:
- Добавляют слишком много информации. Документ становится перегруженным и его тяжело воспринимать.
- Используют устаревший список клиентов. В этом случае, вероятность того, что сообщение попадет в спам, больше.
- Пишут недостаточно конкретный текст. Общие фразы без изложения точных данных не привлекут внимание.
- Пишут формально и скучно. Большинство получателей не станет читать КП.
- Пренебрегают сегментированием и отправляют одинаковые КП всем подряд.
Типы коммерческих предложений
Написать письмо можно разными способами, но не каждое письмо будет эффективно:
- Описание компании и её достижения. Письмо в котором будет описано, что вы самые лучшие. Не повысит ваш уровень. Партнёр не будет читать это. Скорее посчитает ваше описание хвастовством. Сократите рассказ до минимума и добавьте к описаниям аргументов.
- Описание услуг и продукции. Написать всё о своём продукте хорошее решение. Но без упоминания выгоды, мало эффективно.
- Описание пользы клиенту. Основным акцентом всего текста является выгода для клиента, с доказательствами. Это верный вид КП, так как в нём человек чувствует заботу о нём. Ему будет приятно читать такое письмо.
Эксперт: Сопроводительное письмо к коммерческому предложению с просьбой о сотрудничестве образец
У многих бизнесменов и даже менеджеров крупных компаний возникает проблема с тем, чтобы правильно написать предложение о сотрудничестве. Либо они не представляют, как взяться за эту задачу, либо допускают грубые ошибки и потом расстраиваются, когда партнерство не сложилось. Пришла пора разобраться, как грамотно и результативно написать предложение о сотрудничестве блогеру, медийной персоне и т. п., каковы правила составления подобных текстов и как выигрышно преподносить себя и свою фирму.
Мало просто послать письмо: его прочтение нужно обеспечить рядом действий. Если их нет, невелик шанс, что с КП ознакомятся. В свою очередь, сам документ побуждает человека перейти на следующую ступень взаимодействия: собеседование, переговоры, пробный заказ и т.д. В итоге у нас получается простая последовательность.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Итак, у вас есть КП, резюме или текст, который нужно доставить адресату и заставить последнего развернуть и прочитать ваше послание. Сопроводительное письмо должно предоставить адресату причины, для того, чтобы открыть приложение.
Мы рассмотрим ситуацию, когда письмо отправляется на электронную почту (так делают в 95-98% случаев).
Что такое электронная почта в понимании обычного пользователя? Вот в моём понимании электронная почта – это рабочий инструмент. Для владельцев сайтов электронная почта – это огромная выгребная яма, куда присылают всякий хлам, который им не нужен. Среди этого хлама есть полезные письма. Ваше сопроводительное письмо должно стать полезным, ценным посланием.
Шаблоны коммерческих предложений
- Составление коммерческого предложения на товар.
Чтобы понять, как составить коммерческое предложение на товар, нужно четко представлять главную его задачу (продать). Следовательно, в документе должны в основном описываться продукт и его характеристики. Не нужно занимать много пространства рассказом о компании, реализующей его.
- Составление коммерческого предложения на услуги.
Такой документ предлагает клиентам услуги, оказываемые вашей фирмой. Как можно подробнее опишите то, чем вы занимаетесь и в чем ваши конкурентные преимущества. Откроем вам секрет, как составить коммерческое предложение на услуги правильно: не переусердствуйте с «пением дифирамбов» компании! Основной акцент должен быть на описании продукта. Все достоинства услуг, выгода от их приобретения в документе должны быть вынесены в его начало. Это послужит методом привлечения внимания потенциального покупателя.
- Составление коммерческого предложения на строительные работы.
Данный вариант документа носит рекламный или информационный характер. Его главная задача – мотивировать клиента на заключение соглашения подряда на строительство. Нужно так подготовить обращение, чтобы покупатель был заинтригован, и у него не осталось никаких сомнений относительно сотрудничества именно с вашей фирмой.
- Составление коммерческого предложения на услуги грузоперевозки.
Потенциального заказчика грузоперевозок волнуют два вопроса: какого рода грузы вы перевозите и какова система обслуживания. Соответственно, подготовить обращение нужно так, чтобы данная информация оказалась в самом начале документа.
- Составление коммерческого предложения на поставку товара.
Данный документ следует оформить таким образом, чтобы он подчеркнул выгодные условия поставки товара, которые вы предлагаете. Необходимо указать:
- уникальные свойства товара (отсутствие аналогов, долговечность, популярность в определенном субъекте Российской Федерации и наличие потенциала стать востребованным на территории всей страны);
- высокий маржинальный уровень (указывается выгодность покупки продукта для последующей перепродажи);
- сроки, в пределах которых осуществляется поставка;
- гарантийные условия;
- особенности системы поставки;
- условия обмена или возврата товара.
- Составление коммерческого предложения о сотрудничестве.
Подготовить данный тип КП не так просто. Здесь необходимо затронуть преимущества совместной работы с вашей фирмой, изложить, каким образом будет строиться сотрудничество. При этом не следует концентрироваться исключительно на достигнутых вами успехах.
Обязательно пробегитесь глазами по написанному тексту через некоторое время после составления документа. Во-первых, вы можете выявить допущенные орфографические и пунктуационные ошибки, а также:
- получите представление о том, какие структурные элементы текста, прежде всего, бросаются в глаза: заголовки, оффер, контактные данные и др.;
- поймете, хочется ли дочитать документ до конца (если у вас возникло желание прочесть его как можно быстрее и убрать с глаз долой, будьте уверены, что клиент именно так и сделает).
Теперь вы знаете, как правильно составить коммерческое предложение. Дело за малым – нужно его отправить получателю. В современном мире документ обычно отсылают по электронной почте. На самом деле есть три способа:
- Текст отправляется в теле самого письма. Делают это при помощи программы для имейл-маркетинга.
- В теле письма размещают только краткие сведения об услуге или товаре и обязательно оффер, а основной документ оформляется, как вложение в формате PDF.
- Предложение отправляется в бумажном варианте по почте. Сейчас этим можно даже удивить заказчика, а значит, он дочитает письмо до конца. Если адресат – небольшая фирма, но вы осведомлены о том, что на их электронный адрес приходит огромное количество писем каждый день, можете попробовать данный вариант рассылки.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику Сидорову П. П. От руководителя Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2021 года.
- 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2021 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
Назначение сопроводительного письма к коммерческому предложению
Под сопроводительным письмом понимается краткое приложение к основному документу. В данной бумаге сжато описывается предложение о сотрудничестве. Письмо следует составлять в тех обстоятельствах, когда само коммерческое предложение содержит много информации.
К основным целям рассматриваемого документа можно отнести следующее:
- очищение основного текста коммерческого предложения (далее – КП) от ненужной информации – от приветствий и общих сведений о компании;
- краткое описание информации, отраженной в основном предложении. Предполагается, что это должно стимулировать заинтересованность оппонента в предлагаемом сотрудничестве;
Также бизнесмены нередко прикладывают к сопроводительным письмам следующие документы:
- каталоги имеющихся товаров;
- прайс с расценками на предоставляемые услуги или продукцию;
- периодичность мероприятий, проводимых компанией, которые предположительно могут быть интересны или выгодны для адресата КП.
Особую важность письмо представляет для тех организаций, которые действуют по принципу «холодных продаж».
Практика демонстрирует, что крайне малое количество адресатов читают КП. Зачастую подобные документы просто теряются в рассылках общего информационного характера. Сопроводительное письмо, в свою очередь, вызывает у адресата интерес, поскольку в отечественной практике не так распространено, как в Европе.
Также неуместно отказываться от направления оппоненту рассматриваемого письма, если договоренность между сторонами относительно КП была достигнута в ходе устных обсуждений (телефонных или при личной встрече). Необходимо понимать, что информация, предоставленная устно, может легко забыться заказчиком из-за обилия сведений. Письмо является же является документальным подтверждением договоренности.
Виды запросов коммерческого предложения
Запросы коммерческого предложения бывают двух видов: государственный и частный.
Государственный запрос КП регламентируется законом 44-ФЗ. Такой запрос отправляют бюджетные организации. Его цель — определить начальную (максимальную) цену контракта. Для этого нужно выяснить расценки потенциальных поставщиков и привлечь их к участию в госзакупках.
Государственный запрос КП подают открытым доступом, то есть, информация о нём заносится в единую информационную систему в сфере закупок — ЕИС. Даже если заказчик уже определился с поставщиками, он всё равно обязан отправить запрос КП как минимум в две компании.
Окончательное решение принимает экспертная комиссия. Заключение контракта возможно только при условии, что заказчик и исполнитель (поставщик) не должны приходиться друг другу родственниками.
Частный запрос КП составляется для закупок по 223-ФЗ. У него нет чётко регламентированной структуры, поэтому каждая организация определяет форму самостоятельно. Единственное требование — соблюдать деловой стиль письма и придерживаться норм коммерческого этикета.
Цель частного запроса — получить информацию от большего количества подрядчиков, чтобы определить оптимальное предложение и заключить выгодную сделку. В письме содержится просьба выслать КП на запрашиваемый товар. Разослать документ можно любым удобным способом — почтой, электронным письмом, курьером.
Сервис «Астрал.Поставщик» поможет поставщикам находить государственные и коммерческие закупки. Сохраните шаблоны поиска и участвуйте в закупках, которые подходят вам лучше всего.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Не начинайте работу с потенциальными клиентами с коммерческого предложения
Дмитрий Гришин, Совладелец и коммерческий директор , Москва
Менеджеры по продажам довольно часто слишком большую ставку делают на коммерческое предложение, отправляя электронное письмо либо факс в ожидании скорого ответа клиента. Но по опыту можно утверждать – не приходится рассчитывать на новые контакты клиентов. Всегда делюсь в общении с менеджерами историей одной крупной компании, в которой ранее пришлось работать. В приемной компании напротив друг друга находились два офиса – между ними была расположена крупная мусорная корзина с горами «мусора из факса», который туда направлялся автоматически. Получать информацию адресат был готов только в том случае, если был личный звонок секретарю с просьбой принять факс от какого-то человека или компании. Отводится важное значение и личному общению менеджера с потенциальными заказчиками, должно быть по возможности больше. Соберите данные о компании, с которой будете работать. Следует наладить прямой контакт с человеком, который и будет принимать решение – вам нужно понимать потребности и степень заинтересованности своего собеседника в предложенной услуге либо товара. Менеджер должен соблюдать данные требования еще перед отправкой своего коммерческого предложения. Коммерческое предложение стоит отправлять только при получении согласия своего собеседника по основным вопросам. Формат документа обычно задает заказчик, исполнитель должен просто заполнить поля с указанием условий, оговоренных во время разговора. Если же Вы уверены, что лучше отправлять коммерческое предложение еще перед личным разговором с оппонентом, важно помнить – по статистике человек выделяет не более 20 секунд для знакомства с нежданным документом. Поэтому здесь нужно составлять документ так, чтобы он способен был сразу заинтересовать получателя даже при беглом ознакомлении. Лучше всего на первой странице четко формулировать основные конкурентные предложения своей компании, на следующих – лучше указывать пояснения. Необходимо также учитывать статистику – безадресное коммерческое предложение читают в 10 раз реже. Предупредите также получателя, что ему позвоните для обсуждения будущей встречи и согласования условий сделки. Чтобы менеджеры не тратили на составление документа по полчаса, актуальным решением становится автоматическая генерация коммерческих приложений – благодаря приложению CRM-системы либо воспользовавшись инструментами из пакета MicrosoftOffice.
Требования к сопроводительному письму
Они уже знают вас, оценили сервис и более лояльно подойдут к рассмотрению очередного КП. Также можно вспомнить тактику, когда вы ведёте информационную рассылку, которую периодически «вооружаете» коммерческими предложениями.
Мы хорошо понимаем, что сейчас во всех отраслях экономики существуют определенные сложности, поэтому мы предоставляем нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа. Она позволяет Вам начать размещать рекламу уже сегодня, а оплачивать размещение в течение 20 дней. Вы можете воспользоваться этой услугой.
Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
- Побуждение к действию.
Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества.
Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.
Существует ошибочное мнение, что длинные коммерческие предложения (КП) не читают, их сразу выбрасывают. Такой вывод сделан на основании того, что рассылка писем по «холодным» контактам практически не приводит клиентов. Но только почему в этом случае виноват именно материал, который изложен в самом предложении?
Когда и каким образом отправляется?
Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.
Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:
- Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
- Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
- Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
- Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
- Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.
Дизайн коммерческого предложения
Недостаточно написать текст в формате листа А4 и отправить клиенту. Это прошлый век — теперь КП оформляют красиво, часто — в виде презентации или отдельной страницы на конструкторе сайтов. По большому счету, КП — это и есть презентация вашей компании, товаров и услуг.
Расскажем об основных правилах дизайна хорошего КП:
- Сделайте КП читаемым. Ничего нового изобретать не нужно: светлый фон, темный цвет текста. В качестве фона допустимы картинки в тему — если они не слишком яркие и не “съедают” написанное.
- Помните про картинки. Это могут быть не просто фото товаров — всевозможные графики, инфографики, диаграммы — люди воспринимают их легче и рассматривают охотнее, чем простыни текста.
- Оставьте воздушное пространство. Это одно из базовых правил дизайна. Зайдите на любой современный сайт — кроме текста и картинок, на странице много “воздуха”. Это облегчает восприятие написанного — клиенту будет намного проще вчитаться в текст и понять его.
- Используйте фирменный стиль. Если он у вас уже разработан — обязательно делайте КП в том же стиле, что и другие рекламные материалы. Логотип, товарный знак, слоган, корпоративный шрифт и цвет — все это элементы фирменного стиля.
- Не забудьте о типографике. Подберите читаемые шрифты — лучше стандартные, без всяких завитушек. Текст КП должен быть строго отформатирован: разделите его на абзацы, используйте списки, заголовки и подзаголовки разных уровней, наиболее важные текстовые блоки или отдельные слова выделите жирным, курсивом или другим цветом.