С 1 июля оформлять копии документов нужно по-новому

Опубликовано

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 1 июля оформлять копии документов нужно по-новому». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание
1. Что такое копия документа?
2. Свидетельствование верности копий документов
3. Как оформлять копии трудовых книжек
4. Порядок заверения трудовой книжки с 2021 года: образец заверенной копии
5. Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»
6. Приказ о праве подписипри заверении копии документов образец
7. Как технически изготовить сшив
8. Когда документооборот масштабный
9. Заверение документов для налоговой 2021
10. Порядок заверения копий документов
11. Заверение книжки для банковского учреждения
12. Порядок заверения копий документов
13. Процедура заверения в организации

Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.

Что такое копия документа?

Под копией документа понимается документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (подп. 3.1.29 п. 3 СТБ 2059-20131). Копия документа может создаваться посредством как оперативной полиграфии (ксерокопии документа и т.п.), так и воспроизведения реквизитов документа на отдельных листах. С понятием копии документа связано понятие подлинника официального документа, под которым понимается первый или единственный экземпляр официального документа (подп. 3.1.26 п. 3 СТБ 2059-2013), на основе которого и создаются копии.

Как правило, копия документа должна воспроизводить все реквизиты копируемого документа, в том числе реквизиты бланка. Исключение составляют копии исходящих документов, остающихся в деле организации, на которых реквизиты бланка не воспроизводятся, однако проставляются дата подписания документа и его регистрационный индекс (ч. 8 п. 64 Инструкции по делопроизводству, ч. 4 подп. 7.28 п. 7 СТБ 6.38-20162).

1 Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18 (в ред. от 20.03.2017).

2 Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (в ред. от 26.08.2019).

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 7 (234), июль 2020 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Свидетельствование верности копий документов

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

  1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
  2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

  1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
  2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
  3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
  4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
  5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
  6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
  7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
  8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
  • ФИО;
  • Контактный телефон;
  • Должность;
  • Электронная почта;
  1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
  2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
  3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
  • Согласовано, отказано, не возражаю;
  • ФИО;
  • Подпись;
  • Дата;
  1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.
Читайте также:  Взыскание задолженности за коммунальные услуги

Как оформлять копии трудовых книжек

«С 1 июля 2018 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В результате с указанной даты работодателям нужно по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам», – отмечает И.В. Тарасова, ведущий эксперт Аскон по трудовому праву.

Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Порядок заверения трудовой книжки с 2021 года: образец заверенной копии

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.

Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.

Это интересно: Получение пмж в германии

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

Приказ о праве подписипри заверении копии документов образец

Ищете ответ? Спросить юриста проще! Кто и кому выдает доверенность на право подписи акта В качестве доверителя может выступать организация и индивидуальный предприниматель.

В статусе представителя может быть любое физическое лицо или организация.

В Налоговом кодексе РФ не содержится ограничений по назначению должностных лиц, имеющих право подписи счетов-фактур за руководителя и главного бухгалтера организации.

N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации”, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес органа исполнительной власти области дополнительно может указываться адрес места нахождения, если он не совпадает с почтовым адресом , номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля года N далее – Правила оказания услуг почтовой связи.

Как технически изготовить сшив

Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:

  • берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
  • концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
  • на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
  • а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).

Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.

Читайте также:  Все существующие способы заплатить налоги

Когда документооборот масштабный

Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).

Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.

Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.

Заверение документов для налоговой 2021

В ходе контрольных мероприятий налоговая инспекция вправе истребовать у налогоплательщика оригиналы (подлинники) первичных документов. А подлинником документа является первый или единичный его экземпляр. Об этом сказано в пункте 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2021, утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст).

Кроме того, теперь законодательно прописано, что в случае, когда налоговая инспекция требует представить отксерокопированную документацию, документы должны быть переданы в виде пронумерованного сшива. Требования к прошивке документов будут отдельно разработаны ФНС. Напомним, что в настоящий момент оформлять направляемые в инспекцию копии документов следует согласно рекомендациям Минфина.

Порядок заверения копий документов

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

То есть:

  • ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  • далее указывается должность лица, заверившего копию;
  • проставляется его личная подпись;
  • делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • указывается дата заверения;
  • проставляется печать.

Например:

Верно

Печать

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С. Левченко

Заверение книжки для банковского учреждения

В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

  • Рекомендуется ставить о, а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
  • Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
  • Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
  • Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
  • Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.

У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.

В соответствии с п. 4 раздела «Предисловие» данного Стандарта в настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Читайте также:  ​Пособие по инвалидности в 2023 году

Согласно п. 5 раздела «Предисловие» Стандарта правила применения настоящего Стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».

Порядок заверения копий документов

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

Прежде чем рассматривать образец заверения трудовой книжки, выясним, зачем это может потребоваться. ТК — это документ, который хранится в организации, где ее владелец работает. На руки работнику ее отдают после увольнения (или по письменному заявлению работника, в соответствии со ст. 62 ТК РФ ).

Но бывают ситуации, когда нужно этот документ предъявить. Взять его на время и вынести за пределы работы нельзя. Тут и возникает вопрос, как заверить копию трудовой книжки в 2021 году. Потребуется это в следующих ситуациях:

  1. В банк — для подтверждения занятости. Иногда кредитным организациям недостаточно справки по форме банка или 2-НДФЛ для того, чтобы удостовериться в стабильности заемщика.
  2. В консульство — для получения визы. Особенно это касается бизнес-поездок.
  3. В Управление по вопросам миграции — для получения загранпаспорта. В соответствии с Приказом ФМС РФ № 320 от 15.10.2012, такого требования уже нет. Но иногда сотрудники МВД действуют по старинке и все же требуют документ о занятости.

Новоиспеченным пенсионерам думать о том, как заверить трудовую книжку по новым правилам 2021, необязательно. ПФР все данные о занятости застрахованных лиц собирает в электронном виде и лучше любой ТК расскажет, кто где работал и как долго.

А вот внешним совместителям ксерокопии документов о занятости не нужны. По месту второй работы ее предоставлять не следует. Наоборот, там должны выдать справку и приказ о приеме для предъявления на основной работе. И уже там на основании этих двух бумаг внесут дополнительную запись.

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных документов необходимо соблюдать установленный законодательством порядок заверения копий документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Включает необходимые шаги:

  1. Изготовление дубликата документа (обычно копировальной техникой).
  2. После текста и слова «Подпись», напечатанной или написанной от руки, ставится знак «Верно» (на практике также часто используется формулировка «Копия верна»).
  3. Затем укажите данные должностного лица, заверившего фотокопию: ФИО, должность, личная подпись, его стенограмма.
  4. Дата указана.
  5. Ксерокопия заверяется печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя. Если организация работает с официальной печатью, копии, кроме нотариальных, официальными печатями не заверяются. Для этого необходимо подготовить другие виды пломб, например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерии, секретариата) или пломбы по предварительной записи.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил детали – мы должны указать местонахождение оригинала. Если фотокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного отдела в другой, требование не меняется. Если он выдается сторонней организации, под словом «Верно» необходимо указать «Оригинал находится в . организации в случае нет . в течение . одного года». Вы имеете право написать эти реквизиты от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, есть два способа:

  1. Вы должны поставить отметку «Верно» и остальные детали на каждой из них.
  2. Сшиваем листы, номер, в конце указываем их количество и заверяем.

ВАЖНО Обычно заверенный документ действителен в течение 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, государственные органы и банковские учреждения не принимают заранее подготовленные акты. В банках этот период часто даже короче, от нескольких дней до двух недель.


Похожие записи:

Добавить комментарий