СЗВ-М: сведения о застрахованных лицах

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «СЗВ-М: сведения о застрахованных лицах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Направлять отчёт в ПФР нужно ежемесячно. Крайний срок – 15 число следующего месяца. То есть форму за август нужно подать до 15 сентября, за сентябрь – до 15 октября, за октябрь – до 15 ноября и так далее. Если 15 число приходится на выходной или праздник, срок переносится на следующий рабочий день.

Распространённые ошибки при заполнении СЗВ-М

Большинство ошибок в СЗВ-М связано с неверным отражением застрахованных лиц. В частности, нередко в отчёт забывают включать:

• работников, которым не производились выплаты (например, человек нанят по ГПХ, но в отчётном месяце не работал);
• единственного учредителя-руководителя без трудового договора;
• отдельных работников по другим причинам.

Для добавления данных о забытых застрахованных лицах подаётся форма СЗВ-М с типом «Дополняющая». В неё вносят только тех, кого забыли указать в первичном отчёте.

Однако если речь об учредителе-директоре неработающей фирмы (других сотрудников нет, СЗВ-М не подавалась), то нужно заполнить форму типа «Исходная» на собственника бизнеса.

Иногда происходит ровно наоборот – в отчёт включаются лишние лица. Например, нанятые по ГПХ самозанятые плательщики НПД или уже уволенные сотрудники. В такой ситуации поможет подача формы с типом «Отменяющая», включить в которую нужно тех, кто был внесён в исходный отчёт по ошибке.

Хуже, если ошибка допущена в данных работника. В таком случае придётся подавать две формы СЗВ-М:

• отменяющую – она аннулирует ошибочные сведения;
• дополняющую, в которую будут включены верные данные.

Если ошибка найдена страхователем самостоятельно и исправлена подачей СЗВ-М соответствующего типа до того, как её обнаружил ПФР, штрафа быть не должно. Более того, даже если ошибку обнаружат в отделении ПФР, работодатель будет освобождён от ответственности, если её своевременно исправит. Сделать это нужно в течение пяти рабочих дней с даты получения уведомления об ошибке.

Кто не включается в СЗВ-М

Страхователи, которые обязаны подавать форму, включают в неё всех застрахованных лиц.

Но, существуют категории работников, за которых работодатели не платят страховых взносов, поскольку обязательное пенсионное страхование на них не распространяется. Такие лица не считаются застрахованными и в СЗВ-М не включаются. В частности, это:

• военнослужащие, сотрудники органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаёмных)
• иностранные лица и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ, а также работающие удалённо

Также от отчётности СЗВ-М освобождены:

• крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников
• индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя

Заполнение бланка СЗВ-М в 2021 году

Бланк СЗВ-М заполняется следующим образом:

1. указываются реквизиты работодателя, в том числе регистрационный номер в Пенсионном фонде, краткое наименование хозяйствующего субъекта, ИНН и КПП;
2. отчетный месяц календарного года, поскольку данный вид отчетности является отчетностью за прошедший календарный месяц;
3. тип формы (один из трех):
   • «исхд» — используется при подаче формы СЗВ-М в первый раз за месяц;
   • «доп» — формируется, когда необходимо дополнить какими-либо сведениями уже отправленную форму «исхд»;
   • «отмн» — создается с целью отмены ранее поданных сведений по сотрудникам;
4. вносятся сведения о сотрудниках, которые имели трудовые или гражданско-правовые отношения с работодателем за указанный отчетный месяц. При этом указываются полные ФИО в именительном падеже, СНИЛС (обязательно к заполнению) и ИНН (при наличии у работодателя точных сведений об этом номере налогоплательщика).

Кто не сдает отчет СЗВ-М

Отчет СЗВ-М подается субъектами предпринимательства при наличии наемных работников или действующих соглашений гражданско-правового характера. От предоставления формы СЗВ-М освобождаются:

1. Юридические лица при одновременном выполнении трех условий (письмо ПФР от 27.07.2016 года № ЛЧ-08-19/10581):

• пребывание в «спящем режиме» в части осуществления хозяйственной деятельности;
• отсутствие наемного персонала и начисления заработной платы и приравненных к ней выплат;
• не заключение трудового договора на исполнение обязанностей руководителя ни с одним из учредителей.

1. Физические лица, осуществляющие:

• предпринимательскую, нотариальную и адвокатскую деятельность без привлечения наемных работников;
• самозанятую деятельность с уплатой налога на профессиональный доход вследствие прямого запрета на наемный труд.

Головное предприятие не предоставляет сведения о застрахованных лицах СЗВ-М по обособленным структурным подразделениям при условии, что филиалы или представительства имеют расчетный счет, начисляют вознаграждение по договорам и отчитываются перед территориальным отделением ПФР самостоятельно.

Инструкция по заполнению отчетности

Скачать бланк СЗВ-М в 2021 году можно на нашем сайте. Его формат не меняется уже с 2016 года. Бланк СЗВ-М содержит четыре обязательных для заполнения раздела:

1. Общие сведения с указанием реквизитов:

• регистрационного номера предприятия или предпринимателя в ПФР;
• сокращенного названия компании или ФИО физического лица;
• ИНН (для всех страхователей) и КПП (для юридических лиц).

1. Отчетный период с указанием месяца цифрой, например, в СЗВ-М за август следует проставить «08».
2. Тип формы СЗВ-М, подразделяющейся на три вида:

• исходная «исхд» – при первичном предоставлении;
• дополнительная «доп» — при подаче корректировок вследствие неполноты сведений или ошибочной информации в ранее предоставленной отчетности;
• отменяющая «отмн» — при необходимости отмены сведений из-за выявленной ошибки, например, при подаче информации об уволенном работнике.

1. Построчное внесение информации о каждом застрахованном лице с указанием:

• ФИО в именительном падеже;
• СНИЛС (в обязательном порядке);
• ИНН (при наличии).

Справка СЗВ-М подписывается руководителем предприятия или индивидуальным предпринимателем и скрепляется печатью при ее наличии у субъекта хозяйствования. Если количество застрахованных лиц свыше 25-ти, то отчет СЗВ-М направляется исключительно в электронном виде. Остальные страхователи имеют право выбрать формат. В частности, можно скачать форму СЗВ-М на сайте пенсионного фонда и заполнить рукописно.

Кого включать в отчет СЗВ-М

Несмотря на то, что отчет СЗВ-М нужен только для расчета пенсии, включаются в него все сотрудники организации или предпринимателя, независимо от возраста и права на пенсию.

Сведения о работнике нужно включить, если он:

1. Числится в штате и с ним заключен трудовой договор.
2. Работает по совместительству по трудовому договору.
3. Оказывает услуги или выполняет работы по гражданско-правовому договору. Сюда же относятся договоры авторского заказа; издательские лицензионные договоры; о праве использования произведений искусства, литературы, науки). По таким договорам наниматель тоже считается страхователем по отношению к исполнителю, и с вознаграждения отчисляет страховые взносы на пенсионное страхование.

Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

Форма, сроки и порядок предоставления отчета СЗВ-М утверждены постановлением правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 01.02.2016.

Отчетность СЗВ-М нужно предоставлять ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Если последний срок сдачи формы выпадает на праздничный или выходной, сдавать ее надо в ближайший рабочий день. Действующими нормами не запрещено сдавать ее и ранее, в текущем месяце. Но работодатель должен быть уверен, что до конца месяца не примет на работу нового сотрудника. Иначе — штраф за предоставление неполных сведений. Сроки сдачи СЗВ-М в 2020 году для ИП с работниками не отличаются от общеутвержденных.

Предоставим сроки сдачи СЗВ-М в 2021 году в виде таблицы:

Отчетный период (2020 год)	Срок сдачи
Январь	17.02.2020 (дата перенесена с выходного дня)
Февраль	16.03.2020 (дата перенесена с выходного дня)
Март	15.04.2020
Апрель	15.05.2020
Май	15.06.2020
Июнь	15.07.2020
Июль	17.08.2020 (дата перенесена с выходного дня)
Август	15.09.2020
Сентябрь	15.10.2020
Октябрь	16.11.2020 (дата перенесена с выходного дня)
Ноябрь	15.12.2020 (дата перенесена с выходного дня)
Декабрь	15.01.2021

Ежемесячную отчетность СЗВ-М в 2021 году должны предоставлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении застрахованных лиц, которые работают по трудовым договорам и с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по ним уплачиваются страховые взносы. Бланк сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирована отчитывающаяся организация.

Если в представленной электронной СЗВ-М есть ошибки, то программа проверки ПФР обязательно их выявит. Все возможные недочеты, которые может допустить страхователь при формировании пенсионного отчета, перечислены в таблице 7 Приложения к Распоряжению Правления ПФ РФ от 31. 08.2016 г. 432р (далее – Распоряжение № 432р). ji

При этом степень их критичности определяется кодом: 10, 20, 30, 40 или 50. От кода ошибки зависит статус протокола, который получит страхователь по результатам проверки.

Статус протокола	Коды ошибок в СЗВ-М	Вид протокола	Последствия для страхователя
Документ принят	10, 20	Положительный	Ошибки отсутствуют или они незначительны. Повторно представлять отчетность не требуется
Документ принят частично	30, 40	Положительный	Необходимо устранить ошибки, допущенные в данных по застрахованным лицам, и представить на них отчетность повторно
Документ не принят	50	Отрицательный	Необходимо устранить ошибки и повторно представить отчетность

Новая форма отчета СЗВ-М в ПФР

С апреля 2016 года каждая организация, предприятие или бизнесмены обязаны сдавать отчетность в территориальное отделение фонда. Подается она на каждое застрахованное лицо, с которым заключен трудовой договор.

Сдавать форму СЗВ-М необходимо даже на сотрудников, которые находятся в декрете или в отпуске, самое главное, что у них есть договор.

С 2017 года поменялись положения законодательства в области страховых взносов. Теперь взносы администрирует ФНС, но персональным учетом занимается Пенсионный фонд, следовательно, и форму принимает он.

При наличии у организации обособленных подразделений со своим отдельным балансом, счетом, выплатой заработной платы сотрудникам – тогда отчетность подается ими, а не головным отделом.

Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М

Сроки сдачи СЗВ-М лучше не нарушать. При большой численности работников это чревато огромными штрафами.

Уникальность этой формы в том, что штраф будет зависеть от количества застрахованных лиц. Причем штрафные санкции одинаковы и за нарушение сроков, и за неполные и недостоверные данные в отчете.

Предположим, в ООО «Смена» трудятся 376 человек. Бухгалтер компании забыл сдать отчет вовремя. ПФР вправе оштрафовать ООО «Смена» на 188 000 рублей (500 руб. х 376 чел.). Как видно из примера, штраф за каждого работника составляет 500 рублей (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Если страхователь подаст дополняющую форму СЗВ-М по работникам, которые изначально не были включены в форму, позже срока (в том числе до того, как Пенсионный фонд обнаружит ошибку), то штрафа избежать уже не получится. Можно лишь снизить его размер.

Штраф за неверный формат СЗВ-М — 1 000 рублей. Столько заплатят страхователи, которые сдали отчет на бумаге, если у них 25 или больше застрахованных лиц.

Аббревиатура или условное обозначение: в чём разница?

Аббревиатура (ит. аbbreviatura от лат. вrevis — краткий) образуется в результате сокращения словосочетания и читается по алфавитным названиям начальных букв или по начальным звукам слов, входящих в него.
Условное обозначение — буквенно-цифровой или цифровой код, определяющий в заданной последовательности особенности того объекта, которые он определяет; условное обозначение может быть унифицированное, буквенное, цифровое или смешанное, установленное стандартом или другим документом.

Таким образом, эти определения не являются тождественными. Если первое строго привязано к полному наименованию объекта и по смыслу может быть угадано, то второе — совсем не связано с названием объекта, к которому относится, и расшифровке без специального документа-ключа может не поддаваться.

Кто освобожден от сдачи отчетности

Для отдельных категорий хозяйствующих субъектов и работников предусмотрены исключения. Отчет СЗВ-М не предоставляют:

• крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников;
• индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя;
• работодатели в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, которые временно пребывают в России или работают дистанционно, на которых не распространяется обязательное пенсионное страхование;
• работодатели в отношении военнослужащих, сотрудников органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных), так как к ним обязательное пенсионное страхование не применяется, и для них государством предусмотрены иные гарантии.

ЗУП 3.1 и Бухгалтерия предприятия 3.0

Для составления сведений в рабочем месте 1С-Отчетность (раздел Отчетность, справки):

>>> введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать

>>> выберите в форме Виды отчетов отчет с названием Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М и нажмите на кнопку Выбрать.

В результате на экран выводится форма нового экземпляра отчета, которую необходимо заполнить.

1. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию, по сотрудникам которой подаются сведения.

2. В поле Дата укажите дату заполнения формы (по умолчанию указывается текущая рабочая дата).

3. В поле Отчетный период укажите отчетный период (месяц).

4. В поле Тип формы по умолчанию указывается Исходная, т.е. сведения подаются впервые страхователем за данный отчетный период.

5. Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить. Форма заполняется по имеющимся в программе данным по застрахованным лицам. Также табличную часть можно заполнить по кнопке Подбор (в этом случае застрахованное лицо выбирается из справочника Сотрудники) и по кнопке Добавить (в табличной части нажмите на правую кнопку мыши) (в этом случае застрахованное лицо выбирается из справочника Физические лица).

6. Поля Руководитель и Должность заполняются автоматически данными введенные в справочник Организации (закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица). Данные о руководителе организации (Ф.И.О. и должность) указываются в печатной форме СЗВ-М.

7. Далее нажмите на кнопку Провести .

8. Перед передачей сведений в ПФР рекомендуется проверить правильность заполнения отчета. Для этого следует нажать на кнопку Проверить, расположенную в верхней части формы отчета. В этом случае сведения проверяются по встроенному в программу 1С алгоритму проверки. Кроме того, проверку сведений можно произвести с помощью и сторонних программ, которые должны быть предварительно установлены на компьютер (нажав на кнопку Да в сообщении, которое выводится на экран после встроенной проверки сведений).

9. В программах 1С, содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который позволяет непосредственно из программы (без промежуточной выгрузки в файл электронного представления и использования сторонних программ) отправить сведения в ПФР в электронном виде с ЭЦП (если подключен сервис «1С-Отчетность»). Перед отправкой сведений рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений. Для этого нажмите на кнопку Отправить и выберите пункт Проверить в Интернете. Для отправки сведений непосредственно из программы нажмите на кнопку Отправить и выберите пункт Отправить в ПФР.

10. Если сведения передаются в ПФР без использования телекоммуникационных каналов связи, то из отчета можно получить печатную форму СЗВ-М и файл для передачи сведений в ПФР. По кнопке СЗВ-М формируется печатная форма сведений. Для того чтобы получить файл со сведениями о застрахованных лицах в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях, необходимо нажать на кнопку Выгрузить и в появившемся диалоговом окне выбрать каталог, в котором следует сохранить файл. Просмотреть содержимое файла можно по кнопке Открыть файл.

11. После того как сведения будут переданы в ПФР, отчет рекомендуется защитить от изменения. Для этого установите флаг Пачка принята в ПФР (не редактируется) и проведите отчет. Отредактировать сведения после этого невозможно.

Порядок и сроки представления СЗВ-М по новой форме

Страхователь ежемесячно обязан представлять в органы ПФР сведения о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, которые заключили договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о страховых взносах начисляются страховые взносы):

• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

• фамилию, имя и отчество (при наличии);

• идентификационный номер налогоплательщика (если работодатель располагает сведениями об ИНН физического лица).

Данные сведения представляются по форме СЗВ-М, которая утверждена постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п (вступило в силу с 30.05.2021).

По указанной форме сведения представляются:

• за май 2021 года — не позднее 15.06.2021;

• за июнь 2021 года — не позднее 15.07.2021;

• за июль 2021 года — не позднее 16.08.2021 (15.08.2021 — выходной день);

• за август 2021 года — не позднее 15.09.2021;

• за сентябрь 2021 года — не позднее 15.10.2021;

• за октябрь 2021 года — не позднее 15.11.2021;

• за ноябрь 2021 года — не позднее 15.12.2021;

• за декабрь 2021 года — не позднее 17.01.2022 (15.01.2022 — выходной день).

Порядок заполнения формы СЗВ-М приведен в Приложении 2 к Постановлению Правления ПФР от 15.04.2021 N 103п.

В отчете необходимо заполнить четыре раздела.

В разд. 1 «Реквизиты страхователя» укажите:

• регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Его можно узнать также в местном отделении ПФР, налоговой инспекции;
• наименование (полное или сокращенное);
• ИНН из свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• КПП. Организации указывают код из свидетельства о постановке на учет организации, обособленные подразделения — код по своему месту нахождения. ИП данное поле не заполняют.

В разд. 2 «Отчетный период календарного года» отразите:

• месяц, за который подаете отчет. Например, в отчете за июнь укажите «06», за июль — «07». Если вы неверно отразите месяц, проверяющие могут посчитать, что отчет сдан за указанный месяц. В результате вам могут начислить штраф. Однако Верховный Суд РФ указал: нельзя наложить штраф, если в своевременно представленном отчете лицо самостоятельно выявило такую ошибку и исправило ее;
• год, за который подаете СЗВ-М. Например, если вы отчитываетесь за один из периодов 2021 г., в этом поле укажите «2021».

В разд. 3 «Тип формы (код)» укажите один из трех вариантов:

• «Исходная» — если сведения представляете впервые;
• «Дополняющая» — если дополняете ранее поданные сведения (например, не включили в отчет сотрудника, которого приняли на работу в последний день месяца);
• «Отменяющая» — если отменяете неверные сведения, представленные ранее.

В разд. 4 «Сведения о застрахованных лицах» укажите информацию о каждом застрахованном лице :

• фамилию, имя, отчество (при наличии) в именительном падеже;
• СНИЛС;
• ИНН (если у вас есть такие данные).

В графах, где отражаются Ф.И.О. и СНИЛС, информацию укажите в соответствии с документом, подтверждающим регистрацию застрахованного лица в системе персонифицированного учета.

Отчет СЗВ-М, составленный на бумаге, должен быть подписан руководителем организации (доверенным лицом) или ИП и заверен печатью (при наличии) (п. 3 Порядка заполнения формы СЗВ-М). В нем должна быть указана также дата заполнения. Электронный отчет нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если вы представите неполные и (или) недостоверные сведения о застрахованных лицах, вам грозит штраф.

Ответственность за не сдачу и нарушение сроков подачи СЗВ-М

Нарушение установленных сроков и порядка сдачи СЗВ-М, сдача неполной отчетности либо указание в ней ложных сведений признается правонарушением. Страхователя как нарушителя в подобных случаях привлекают к ответственности на основании ФЗ № 27, ст. 17.

В качестве наказания к виновному применяют штрафные санкции. (нажмите для раскрытия)

Правонарушение	Размер применяемых финансовых санкций
Неподача СЗВ-М в требуемый срок; сдача ложных либо неполных сведений	500 руб. за каждого работающего, по которому не поданы сведения
Несоблюдение порядка подачи электронной версии СЗВ-М (например, страхователь сдал отчет на бумаге вместо электронного варианта)	1000 руб.

При получении требования об уплате штрафа страхователь обязан в течение 10 последующих дней заплатить сумму по санкции. Если он этого не сделает либо заплатит частично, ПФР вправе осуществить взыскание через суд.

Перечисленные финансовые санкции могут списываться ввиду их безнадежности. ПФР идет на это тогда, когда взыскать деньги невозможно по причинам юридической, экономической, социальной направленности.

Страхователя не наказывают за правонарушение, если на момент принятия решения о привлечении к ответственности прошло 3 года (из-за срока давности). К этому времени юридические последствия прекращаются.

Форма СЗВ-М представляется ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. В ней указываются данные о работодателе: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП, а также корректные сведения о Ф.И.О., СНИЛС и ИНН застрахованных лиц, с которыми в отчетном месяце были заключены, продолжали действовать или прекращены трудовые договоры или договоры ГПХ.

Заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно в 2021 году можно на коммерческих интернет-сайтах. Но безопаснее использовать специальную программу на сайте ПФР или применяемые большинством работодателей учетные программы, предоставляющие возможность последующей проверки на корректность введенных данных и формирования файла для отправки отчета в электронной форме.

Источники:

• федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 01.04.2019) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
• постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п «Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах»

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Похожие записи:

• Штраф за разведение костра в 2022 году
• Как узнать точно, когда пристав закроет исполнительное производство
• С какого момента брак считается расторгнутым?