Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения отчётности в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Здесь есть два варианта. Первый – оплата услуг после того, как составлен и подписан акт выполненных работ. То есть средства перечисляются уже после того, как результат принят заказчиком. Если заказчик не удовлетворен качеством работ, он может отказаться от подписания акта до того момента, пока исполнитель не устранит недоработки. В этом случае важно, чтобы все мелочи, форс-мажоры, сроки и детали работы были заранее прописаны в договоре.
А что должно быть в акте выполненных работ?
Определенной универсальной формы для актов нет. Это значит, что любая организация может самостоятельно разработать для себя шаблон. Но важно, чтобы в нем имелись основные данные для сверки.
В произвольной форме акта должна быть указана следующая информация:
- Наименование документа. Например, «Акт сдачи-приема работ».
- Номер акта и дата. Если договор между ИП и заказчиком заключен на длительный период времи (полгода-год и более), то акты обычно выставляются за каждый прошедший месяц. Этим и объясняется необходимость указания порядкового номера и даты.
- Ссылка на договор. Любые услуги, которые ИП оказывает другому предпринимателю или организации, предоставляются по договору. Нужно указать номер и дату заключения договора, на основании которого составлен акт, предмет договора, а также информацию об исполнителе и заказчике.
- Наименование оказанных услуг и их описание. В этом пункте ИП излагает, что именно он сделал для заказчика.
- Период оказания услуг. Сроки для каждой услуги прописываются отдельно.
- Стоимость услуг. Обычно предприниматели работают без НДС, но, если НДС все же уплачивается, нужно отдельно указать «голую» цену и отдельно – размер НДС.
- Подписи сторон и печать.
Акт выполненных работ обычно выглядит как таблица с шапкой из основной информации о договоре. Образец можно скачать, например, тут.
Где хранить документы организации и ИП?
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.
Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.
Учредительные документы.
Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости (например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу. Очень удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в офисе, вполне будет достаточно – даже для проверяющих органов, нотариально заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее, обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать в одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в хронологическом порядке, например — учредительный договор, далее устав, свидетельство о регистрации и так далее.
Документы по учету труда и заработной платы.
К документам по личному составу (личные дела, приказы, трудовые договора, личные карточки) нужно отнестись с особым трепетом и вниманием. Если в компании есть отдельный человек, на которого возложены обязанности ведения кадрового делопроизводства, то он и должен организовать правильное оформление и обеспечить сохранность документов. Очень удобны в использовании запирающиеся металлические шкафы. Если же документооборот совсем невелик, можно обойтись использованием того же сейфа, или в крайнем случае – обычным запирающимся шкафом. Почему запирающимся? Во-первых, данные о сотрудниках относятся к персональным данным, и работодатель несет ответственность за разглашение личной информации в соответствии с ФЗ «О защите персональных данных». С другой – Вашим сотрудникам не обязательно знать заработную плату и прочую информацию о других. В-третьих – хоть как-то можно обеспечить сохранность. Уж очень проблематично их восстановление, особенно это касается трудовых книжек. Их хранению следует уделить особое внимание. В настоящее время существует законодательно установленные «Правила по учету и хранению трудовых книжек» (постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225), в соответствии с которыми на предприятии учет ТК осуществляется в:
- Приходно-расходной книге по учету бланков ТК и вкладыша в нее
- Книге учета движения ТК и вкладышей в них
Правила составления акта приемки-сдачи выполненных работ
Данный документ не имеет стандартного, утвержденного на законодательном уровне, единого образца, поэтому оформляться он может в свободном виде или по разработанному на предприятии шаблону. Печатается акт на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. После того, как все работы будут закончены и сотрудничество по объекту завершено, акт передается в бухгалтерию предприятия-заказчика для составления на его основе финансовой отчетности, в том числе по учету понесенных расходов и уменьшению налога на прибыль.
При оформлении акта следует придерживаться правил и норм делопроизводства разработанных для подобного рода документов. В частности, типовой акт в обязательном порядке должен содержать в себе
- сведения об обеих сторонах договора,
- краткую информацию о самом договоре, по которому производились работы,
- наименование работ,
- дату проведения работ,
- качество и стоимость выполненных работ.
Если документы отсутствуют
Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.
Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.
В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.
Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.
Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его увольнение. Однако организация также должна заплатить штраф.
Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.
Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.
Сделка считается оформленной и полноценной по всем пунктам, только когда при ней присутствуют закрывающие документы. Хотя иногда может возникнуть случай, что документы были утеряны или же некорректно составлены из-за халатности работников бухгалтерии. Это может очень дурно сказаться не только на репутации фирмы, но и здорово ударить по кошельку владельца, если во время проверки налоговой фирмы и других контролирующих органов расходы были включены в декларацию, но не были подтверждены документально.
Такая оплошность может повлечь за собой массу негативных последствий. Одна из них: доначисление налогов. В результате всего этого снижается налог на прибыль и его приходится доплачивать, включая все пени и проценты.
Помимо всего прочего, вас могут также наказать и за отсутствие самих документов.
Перечень закрывающих документов для бухгалтерии
При совершении любой сделки очень важную роль, помимо второстепенных документов (квитанций, чеков, выписок), играют так называемые закрывающие документы, наличие и правильность их оформления.
Контрагенты компаний при совершении любой сделки должны представлять такие бумаги с обеих сторон. В этой статье мы подробно рассмотрим специфику закрывающих документов, то, что в них входит и прочие рабочие нюансы.
В закрывающие документы для бухгалтерии входит:
- Договоры.
- Счета.
- Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
- Платежные поручения.
- Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
- Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
- Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки).
- Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
- Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле.
- Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. и
- Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
- Счет-фактура.
Что говорит закон о форме акта приемки
Законодательно установленной формы акта выполненных работ нет, кроме утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100 форм КС-2 и КС-3. Эти формы разработаны для организаций, работающих в ремонтно-строительной сфере.
Но Постановление не было должным образом опубликовано, следовательно, эти документы не обязательны в использовании. Организации имеют право как пользоваться утвержденными формами, так и самостоятельно разрабатывать свои акты.
Это касается строительства. И если здесь приемочные документы более-менее регламентированы, то в остальных сферах подрядных отношений — полная анархия. Для выстраивания отношений заказчика и исполнителя можно пользоваться статьей ГК РФ 720.
В ней четко разъяснены права и обязанности обеих сторон при приемке. Здесь же указаны некоторые моменты, которые должны содержаться в акте либо ином документе, удостоверяющем прием выполненной работы или услуги.
Акты выполненных работ формы С-2 и С-2в
Акт формы С-2 применяется для сдачи-приемки работ, стоимость которых определена в базисном уровне цен, с пересчетом, в установленном законодательством порядке, в текущий уровень цен с применением базисных индексов изменения стоимости по элементам затрат и индексов изменения стоимости строительно-монтажных работ на отчетный год с помесячной разбивкой. В связи с отсутствием норм по необходимости и порядку оформления приложений к актам формы С-2, данные требования должны определяться в договоре.
Акт формы С-2в применяется для сдачи-приемки работ по возведению объектов строительства, по договорам строительного подряда, заключенным до 1 января 2015 г., предусматривающим формирование договорной (контрактной) цены с применением статистических индексов изменения стоимости строительно-монтажных работ. Стоимость услуг генерального подрядчика в актах формы С-2в не отражается, данные услуги необходимо оформлять отдельным актом.
Договор — это первый документ, который подписывают стороны сделки. Договор в классическом виде составляется на бумаге в 2-х экземплярах и подписывается обеими сторонами с указанием их реквизитов. В договоре стороны прописывают важные моменты своего сотрудничества:
Договор вовсе не обязательно должен быть составлен в письменной форме. Например, если ИП занимается розничной продажей товаров, то он, по сути, заключает устный договор с каждым своим покупателем. Объектом этого договора является предложенный товар, ценой — его стоимость на ценнике. Если покупатель этот товар оплачивает, значит, он принимает предложенные условия. Факт заключения такого договора подтверждается выдачей покупателю кассового чека или заменяющего его документа.
Одной из форм договора является оферта — это предложение о заключении сделки, направленное неограниченному кругу лиц. Оферта чаще всего размещаться публично, например, на сайте. Факт оплаты считается принятием условий договора — акцептом оферты.
Универсальный передаточный документ
УПД (универсальный передаточный документ) — сравнительно новый в первичке документ, соединяющий функционал счёта-фактуры и накладной/акта. Он поможет значительно уменьшить документооборот. Применять УПД вправе индивидуальные предприниматели и юридические лица на всех налоговых режимах.
На основе УПД Вы сможете вести бухучёт, списывать расходы по налогу на прибыль и заявлять налоговый вычет по НДС. Логика совмещения функций в том, что корректно заполненные первичные учётные документы требуются, кроме бухгалтерского, ещё и для налогового учёта.
Использовать новый документ можно для оформления различных операций:
Универсальный передаточный документ допустимо применять и в качестве первичного учётного документа, и в качестве совмещённого (первичный документ и счёт-фактура).
УПД разрабатывался, чтобы упростить оформление операций по продаже товаров, услуг и работ: вместо двух бумаг остаётся одна. УПД признан основанием для налоговых начислений и вычетов, а также подтверждением доходов продавца и затрат покупателя. Налоговики проверяют документ по тем же параметрам, что и традиционные формы бухгалтерских документов. Не беспокойтесь о налоговых рисках: они не появятся, если Вы заполните УПД корректно.
Главный документ при работе с самозанятыми — это чек, который они формируют в программе «Мой налог».
В чеке обязательно должны быть наименование оказанных услуг и ИНН юридического лица или ИП — заказчика услуг.
А как же акт? Акт тоже можно составить. Он станет дополнительным документом, который отразит период или дату оказания услуги для целей налогового учёта расходов заказчика.
Но имейте в виду, что учесть расходы на основании только акта по итогам месяца нельзя. Обязательно нужен чек.
Для организаций и ИП наличие чека от самозанятого — обязательно для учета расходов!
Это подчеркивает ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@.
Кому было лень читать все
Если наняли ИП или обычного «физика», акт нужен. Форму можете разработать сами. С самозанятыми акт — на ваше усмотрение. Хотите облегчить себе работу по закрывающим документам, спросите у Solar Staff, как.
Акт как бухгалтерский документ
| Налог | Обязателен ли акт? |
|---|---|
| Все налоговые режимы | Акт в любом случае лучше подписать исполнителю, чтобы потом не было претензий. |
| УСН Доходы | Неподписанный акт никак на налог не повлияет. |
| УСН Доходы-Расходы | Акт нужен, чтобы подтвердить расходы. |
| НДФЛ | Акт нужен, чтобы подтвердить расходы. |
| Налог на прибыль | Акт нужен, чтобы подтвердить расходы. |
| ЕСХН | Акт нужен, чтобы подтвердить расходы. |
| НДС | Без акта выполненных работ рискованно принимать НДС к вычету. |
| ЕНВД | Неподписанный акт никак на налог не повлияет. |
| ПСН | Неподписанный акт никак на налог не повлияет. |
Акт выполненных работ форма (бланк, образец — 2020)
Акт выполненных работ (оказанных услуг) является единственным документом, который подтверждает факт, что работы выполнены, исполнены в срок и в полном объеме, при неимении претензий заказчика.
Важно составить и заверить его правильно. В противном случае сумма работ будет облагаться налогами. А если они не были уплачены, то при проверке можно получить штраф.
Юридическое значение акта выполненных работ
Акт о выполнении компанией работ в пользу заказчика служит доказательством того, что работы выполнены. Это означает, что при последующих судебных разбирательствах, он будет служить фактом существования результатов работы.
Второе значение акта – денежная. В нем указана цена. Именно эту сумму можно требовать в суде. Их этой суммы будет рассчитываться величина государственной пошлины.
Этот документ является неотъемлемой частью договора. При расторжении контрактов и соглашений будут формироваться документы сверки. Необходимо выяснить кто кому сколько должен. И здесь этот документ послужит доказательством финансовой операции.
Форма актов и их составление
Если речь идет об актах на строительно-монтажные работы, то есть утвержденные Министерством Строительства Российской Федерации формы. Эти формы можно бесплатно получить у нас (ссылки внизу). В этом случае не нужно ничего разрабатывать.
Совсем другое дело, если речь идет о другой сфере деятельности подрядчика (исполнителя). Законодательство Российской Федерации предоставляет составлять акты выполненных работ в произвольной форме. Но эта возможность не облегчает задачу, а наоборот.
Акт должен содержать следующую информацию
- название (сверху посредине);
- город, в котором составлен (слева сверху);
- дату составления (вверху справа);
- текст (разбитый на абзацы, написанный по требованиям делового языка в официальной документации);
- реквизиты исполнителя (внизу справа);
- реквизиты заказчика (внизу слева);
- подпись представителя заказчика (под реквизитами заказчика);
- подпись представителя компании-исполнителя (под ее реквизитами);
- печать организации-заказчика (на подписи ее уполномоченного сотрудника);
- печать предприятия-исполнителя (на подписи ее уполномоченного работника).
Главные риски отсутствия акта об оказании услуг от самозанятого:
-
Переквалификация гражданско-правовых отношений в трудовые. Как правило, трудовые обязанности — это участие работника в каком-то бизнес-процессе компании или ИП. Они регулярные, в чём-то повторяющиеся, у них редко можно выделить конечный результат. Отсутствие акта, который как раз и подтверждает наличие результата выполненных работ или оказанных услуг, поможет избежать переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые. В противном случае заказчику или покупателю придётся самостоятельно платить страховые взносы за контрагента.
-
ФНС не учтёт расходы по налогу на прибыль. Особенно актуально это для бизнеса, применяющего упрощённую систему налогообложения (УСН) по схеме «Доходы минус расходы».
Любая деятельность управляющей компании по обслуживанию многоквартирного дома должна регистрироваться актами в соответствии с пунктом 4 части 8 статьи 161.1 ЖК РФ.
Сроки и периодичность предоставления актов может быть закреплена в договоре между собственниками МКД и управляющей организацией. Иными документами, в том числе и законодательными эта обязательство никак не регулируется.
Однако любая компания обязана отчитываться перед председателем МКД за проделанную работу предыдущего года в течение первого квартала года, следующего за отчетным.
Таким образом, организация обязана предоставлять отчет минимум один раз в год, если иное не оговорено в договоре. При аварийных ситуациях УК обязана составить документ не позднее, чем через 12 часов после обращения пострадавшего.
Как можно заметить, нет ничего сложного в оформлении перечисленных в данной статье документов. Важно помнить, что любое положение в акте должно быть понятно каждой из сторон, участвовавших в его подписании.