Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить гарантийное письмо по оплате задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Жестких требований по составлению ГП не существует. Образцы составляют юристы с учетом своего личного опыта и возможного последующего использования этих документов в судебных спорах. Составить гарантийное письмо юрлицу можно на бланке с фирменным оформлением или на обычном листе. Листы с форматом А4.
Гарантийное письмо об оплате задолженности – образец
Задача должника при составлении ГП – удержать взыскателя долга от обращения в суд за взысканием долга. Оно может быть ответом на претензию от поставщика. Но не защищает от дальнейших претензионных действий, взыскания долга и неустойки. Принимает или не принимает поставщик условия ГП – это его право, а не обязанность.
В гарантийном письме об оплате отправитель берет на себя обязательство перечислить исполнителю услуг, работ или продавцу товара определенную сумму позже ранее оговоренного срока. Это может позволить перенести время оплаты без выплаты штрафов и пеней, но не защищает отправителя от выполнения этих обязательств по суду.
ГП одновременно является одним из доказательств задолженности. Хотя для ГП об оплате счета и нет законодательно утвержденного образца, но это часть документооборота. Поэтому при составлении нужно соблюдать требования, которые предъявляются к официальным бумагам. В ГП должны быть:
- дата, номер исходящей регистрации;
- сведения о получателе средств по счету – адрес, название юрлица и ФИО его представителя, к которому обращено письмо, ФИО физлица;
- такая же информация об отправителе;
- указание конкретных сумм и сроков в основном тексте и обещание гарантировать соблюдение этих условий;
- данные о накладной, акте приемке или другом документе, что подтверждает сумму оплаты за товар, работы, услуги.
Для юрлица нужны подписи главбуха и директора, печать. Из необязательных элементов может быть название документа и объяснение причин несвоевременной оплаты счета. А также график выплат при переводе денег частями. Чтобы убедить получателя в намерении все выплатить в срок, иногда еще прописывают и пеню за каждые сутки просрочки.
Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:
- Сохранить существующие договорные отношения. Прерывать взаимовыгодное сотрудничество с партнером, у которого возникли временные трудности по оплате, – нерациональное действие. Деловая переписка уточнит нюансы, может привести к полному взаимопониманию.
- Избежать обращения в суд, которое сулит дополнительные расходы, по крайней мере, при возникновении конструктивного диалога между сторонами.
- Поставить в известность должника об объеме задолженности и конкретных сроках. Организация, которая посылает подобное обращение, обычно ставит четкие рамки перед должником. До этого момента он может питать надежду, что его долг забыт, затерялся в бухгалтерских документах, растворился в воздухе. Особенно если сумма задолженности небольшая.
- Оптимизировать свое делопроизводство таким образом, чтобы дело приносило прибыль. Несколько недобросовестных контрагентов, которым делаются поблажки, способны привести практически любую компанию к банкротству.
- Скоординировать рабочие моменты для того, чтобы избежать значительных материальных затруднений. Несколько писем-требований к «забывающим» контрагентам подчас позволяют самой организации оставаться «на плаву».
На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности. Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом.
Понятие гарантийного письма законодательно не закреплено. Но такое письмо имеет юридическую силу.
Во-первых, в случае просьбы об отсрочке оплаты гарантийное письмо является признанием факта задолженности.
Во-вторых, оно может выступать в роли оферты, если содержит существенные условия договора. Например, если клиент направил вам гарантийное письмо об оплате работ, а вы эти работы выполнили, вы таким образом акцептовали оферту. Если же, наоборот, клиент прислал гарантийное письмо об оплате в ответ на ваше предложение выполнить для него работы, то он таким образом акцептовал вашу оферту.
Когда компании требуется предоставление гарантий?
Итак, рассмотрим ряд наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость составления гарантийного письма:
- Для подтверждения того, что оплата, за отгруженные товары или оказанные услуги, будет произведена точно в срок, обозначенный в договоре.
В данном случае гарантийное письмо обязательно должно содержать номер и дату заключенного договора, а также расчетный счет, на который должны поступить деньги. - Предоставление банковскому учреждению гарантии того, что кредит, оформленный компанией, будет своевременно погашен.
- Предоставление физическому лицу гарантии того, что компания, как работодатель примет его на работу.
СОВЕТ. Сохраните документ, ведь как правило, такой вид гарантийного письма требуется для мигрантов при подаче документов в ФМС. - Гарантия отсрочки платежа за отгруженную продукцию, оказанные услуги или выполненные работы.
- Для подтверждения желания компании сотрудничать с тем или иным деловым партнером и т.д.
Форма гарантийного письма.
В нормативно-правовых документах невозможно найти унифицированную форму гарантийного письма.
Поскольку единый образец документа отсутствует, заинтересованное лицо на практике может использовать любой другой бланк, например, разработанный непосредственно в его организации.
В нем обычно содержатся все реквизиты предприятия, а именно, наименование, ИНН, ОГРН, адрес, контактные данные.
Важно, лишь то, чтобы фирменный бланк компании был составлен согласно правилам оформления деловых документов.
Гарантийное письмо об оплате задолженности, образец которого можно посмотреть на нашем сайте, и адаптировать для собственной ситуации, должно быть обязательно заверено подписью руководителя компании и соответствующей печатью.
Фактически письмо должно выглядеть в виде краткого документа, касающегося конкретной сделки.
Гарантийные письма используются в гражданских сделках для подтверждения, что должник сможет исполнить обязательство в определенный срок. Если предметом гарантии является оплата задолженности, отправитель должен указать точный срок выплат, согласие с суммой. Все обстоятельства, указанные в обращении к кредитору, нужно подтвердить документами.
Чтобы соблюсти нормы закона и обычаи делового оборота при составлении гарантии, обратитесь на консультацию к нашим юристам. Специалисты расскажут, какие нюансы нужно учесть при подготовке документа, на что можно сослаться, чтобы получить согласие кредитора на отсрочку. Звоните или оставьте вопросы в форме обратной связи – в большинстве случаев консультация будет бесплатна!
Сразу отметим, что гарантийное письмо об оплате задолженности составляют в свободной произвольной форме. Какого-либо рекомендованного его бланка тоже нет, поскольку невозможно предусмотреть все нюансы вашей долговой ситуации.
Обычно в гарантийном письме об оплате указывают, помимо общих реквизитов и данных о юридическом лице (ИП):
- размер долга;
- основание его возникновения (договор ГПХ и т. п.) и его реквизиты;
- причину и/или обстоятельства невозможности провести оплату полностью и в изначальный срок;
- обещание погасить задолженность;
- новый срок погашения долга – точная дата или график.
Процедура составления
Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности? Правый угол вверху занимает:
- название адресата в общепринятом сокращении (ООО, например);
- полностью должность руководителя;
- его фамилия и инициалы;
- адрес получателя.
Внеся данные, следует переходить к заполнению левого угла. В нем прописываются реквизиты автора, указанные полностью, и номер документа по журналу исходящей регистрации. Затем стоит разместить сведения посередине. Здесь прописывается наименование и основной текст, содержащий указание на действия по оплате.
Документ в обязательном порядке должен быть подписан. Манипуляция должна быть выполнена первым и вторым лицом фирмы с обязательной расшифровкой подписей. На бланке ставится печать организации, оттиск должен быть четким и разборчивым.
Пример гарантийного письма должен содержать в тексте фразы в обязательном порядке:
- гарантируем оплату;
- оплату к данному сроку подтверждаем;
- настоящим подтверждаем гарантированную проплату;
- оплату в сроки, (документ) гарантируем.
Документ составляется обычно в двух экземплярах, адресату передается:
- почтой с описью и уведомлением;
- специальной курьерской почтой с пометкой о вручении;
- электронной почтой, имеющей статус официальной для фирмы с приложением сканированного изображения документа с мокрой печатью.
В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.
В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.
В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:
«Барталус и Ко. В Пизе
Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из
Лухи и Ко. Авиньон.
Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и
Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от
Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму
на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»
В каком стиле составляется гарантийное письмо
Как сказано выше, гарантийное письмо представляет собой вид официальной документа, поэтому должно составляться, исходя из правил деловой переписки. Другими словами, это значит, что:
- стиль письма – исключительно официально-деловой;
- структура текста – простая и последовательная;
- предложения, требования и обязанности – прописываются конкретно, без использования деепричастных и причастных оборотов;
- изложение информации – только по делу, никаких переносных значений, метафор и жаргонизмов;
- грамматические и пунктуационные ошибки – недопустимы.
Это основные требования к стилю написания письма. Теперь разберем примеры составления гарантийного письма.
Зачем нужно письмо-гарантия
Гарантийные письма не входят в перечень обязательных документов для урегулирования споров. Однако стороны по сделке или договору могут сразу предусмотреть выдачу такого бланка, либо позднее оформить его по собственной инициативе. Гарантия может оформляться при следующих обстоятельствах:
- чтобы гарантировать оплату за поставленный товар, если расчет в намеченный срок может оказаться невозможным;
- если возникла просрочка по обязательствам имущественного или денежного характера;
- чтобы отозвать исковое заявление из суда, решить вопрос мирным путем;
- чтобы указать источники, за счет которых организация гарантирует возврат долга;
- в иных целях, в зависимости от условий обязательства.
Гарантийное письмо об оплате задолженности: основные требрвания
В наше время в современном деловом мире между партнерами (организациями, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами) выстраиваются деловые отношения, основанные на товарно-денежном обмене. Для упорядочения данных взаимоотношений существует деловая переписка, формой одной из таких являются гарантийные письма.
По своей сути гарантийное письмо представляет собой документ, подтверждающим выполнение в будущем взятых на себя обязательств, таких как: оплата долга, выполнение работ, оказание услуг, поставка товаров и т. д. Должник может написать гарантийное письмо, в котором уверить в скорой оплате имеющейся задолженности в определенные сроки.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.
В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.
В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:
«Барталус и Ко. В Пизе
Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из
Лухи и Ко. Авиньон.
Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и
Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от
Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму
на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»