Инструкция: как оформить отпуск за свой счет

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как оформить отпуск за свой счет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Причин для того, чтобы отдохнуть вне графика, бывает много. И вообще, часто речь идет о необходимости решить какие-то проблемы, например, оформить продажу или покупку жилья, отвезти детей к родственникам в другой город. По закону, при таких обстоятельствах работодатель вовсе не обязан отпускать сотрудника. И последние задаются вопросом, а можно ли взять отгулы без сохранения зарплаты?

Обязательные случаи предоставления отпуска за свой счет

Трудовое законодательство предусматривает ряд ситуаций, когда работодатель обязан дать сотруднику дни без сохранения заработной платы. Количество дней отпуска за свой счет зависит от ситуации.

Так, например, можно взять не оплачиваемый отпуск до пяти календарных дней, если: родился ребенок; предстоит регистрация брака; умер близкий родственник.

Инвалиды вправе рассчитывать на дополнительные 60 дней отпуска за свой счет в год. А работающие пенсионеры — до 14 дней.

Аналогичный период предусмотрен для жен и родителей военных, которые погибли при несении службы или вследствие заболевания, сопряженного с такой службой. Есть и другие случаи, когда работодатель не может отказать в предоставлении отпуска за свой счет.

Для наглядности приведем основные случаи, когда предоставляется отпуск за свой счет в Таблице:

Кому предоставляется	Продолжительность в календарных днях
Работающие пенсионеры	До 14 дней в год
Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников	До 5 дней по каждому
Работающие инвалиды	До 60 дней в год
Работники — участники ВОВ	До 35 дней в год
Работники, являющиеся женами (мужьями), родителями военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении военных обязанностей, либо вследствие заболевания, связанного с военной службой	До 14 дней в год
Трудящиеся на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях	Время, требующееся, чтобы добраться до места отдыха и обратно
Работники, допущенные к вступительным испытаниям в высшие учебные заведения	15 дней
Родители-одиночки	14 дней
Воспитывающие ребенка-инвалида	14 дней
Имеющие двух и более детей до 14	14 дней

Как написать заявление на отпуск с последующим увольнением?

Законодательство не запрещает сотруднику взять отгулы на период двухнедельной отработки, которая необходима по ТК РФ перед увольнением. Удовлетворение такой просьбы гражданина – добрая воля нанимателя за исключением категорий работников льготников, упомянутых в ст. 128 ТК РФ.

Если фирма не против отправить гражданина в отгулы перед увольнением, он вправе поступить одним из двух способов:

• написать два заявления (одно – на отпуск, второе – об уходе из организации);
• подготовить одно заявление, в котором будут сформулированы оба намерения.

В заявлении Вам нужно указать:

• дату ухода в отгул;
• информацию, что отпуск предоставляется без сохранения;
• его продолжительность (обозначается в календарных днях);
• дату прекращения трудового контракта;
• собственноручную подпись.

Определение продолжительности отпуска

Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты по общему правилу определяется по соглашению между работником и работодателем. При этом учитываются обстоятельства (причины), по которым у работника возникла потребность в таком отпуске.

Максимальная продолжительность (период) отпуска без сохранения зарплаты, предоставляемого по просьбе работника, трудовым законодательством не ограничена.

Для отдельных категорий работников действующим законодательством установлена гарантированная продолжительность отпуска без сохранения зарплаты, который работодатель им обязан предоставить на основании письменного заявления. Например, следующим категориям работников:

• участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году;
• работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, или вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, – до 14 календарных дней в году;
• работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;
• работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней (письмо Роструда № 1646-6-1 от 14 июня 2011 г.).

Кроме того, работодатель обязан предоставлять отпуска без сохранения зарплаты и в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами или коллективным договором. Например, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника должен предоставить ему отпуск без сохранения зарплаты соответствующей продолжительности (ч. 2 ст. 286 Трудового кодекса РФ).

Подтверждение: ст. 128 Трудового кодекса РФ.

Коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения зарплаты продолжительностью до 14 календарных дней для следующих категорий работников:

• работников, имеющих двух или более детей в возрасте до 14 лет;
• работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
• одиноких матерей, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет;
• отцов, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет без матери.

Такие отпуска предоставляются работникам в удобное для них время.

Подтверждение: ст. 263 Трудового кодекса РФ.

Герои Советского Союза, Герои России, полные кавалеры Ордена Славы, а также Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы имеют право на отпуск без сохранения зарплаты в удобное для них время продолжительностью до трех недель в году (п. 3 ст. 8 Закона РФ № 4301-1 от 15 января 1993 г., п. 2 ст. 6 Федерального закона № 5-ФЗ от 9 января 1997 г.).

Временное исполнение обязанностей

Когда работник отдыхает, его функциональные (порой и должностные) обязанности распределяются между другими работающими коллегами. При этом, в соответствии с нормами трудового законодательства, с письменного согласия сотрудника наряду с его основной работой (определенной трудовым договором) работодатель вправе поручить ему выполнение дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату.

Важным и обязательным в этом вопросе является условие соблюдения формальной стороны процедуры временного совмещения. Работодателю необходимо проконтролировать:

• собственноручное написание работником заявления на временное исполнение обязанностей;
• ознакомление работника с должностной инструкцией сотрудника, чьи обязанности он временно исполняет (обязательно под подпись);
• ознакомление работника с распоряжением о временном возложении на него соответствующих обязанностей.

Работодателю желательно подготовить и подписать с сотрудником дополнительное соглашение о временном исполнении обязанностей за временно отсутствующего коллегу.

Как быть в случае отказа работодателя

Если руководитель не хочет отпускать сотрудника в отпуск, а у него, в свою очередь, нет законных оснований требовать подписи на заявлении, следует постараться убедить работодателя в необходимости такого решения.

В случае если аргументы не помогают, а возможности выйти на работу действительно не будет, решение и ответственность за отпуск ложится на плечи самого сотрудника. Можно предупредить работодателя о неявке на работу, но это может стать причиной увольнения за прогул. Если других вариантов нет — можно написать заявление на увольнение и заявление на отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам, а затем прийти к работодателю с двумя документами на его усмотрение. Возможно, так он выберет вариант неоплачиваемого отпуска и пойдет на уступки.

Если же руководитель не подписал заявление на дни за свой счет, хотя на этот отпуск у сотрудника есть официальное право, можно оспорить его решение в судебном порядке.

Можно ли отозвать сотрудника из отпуска?

Согласно статье 125 ТК РФ, работодатель может отозвать сотрудника только из ежегодно оплачиваемого отпуска. Отзыв из неоплачиваемого отпуска не допускается. Под данный запрет попадают и другие виды отпусков, в том числе учебный.

Несмотря на действующий запрет, сотрудник по своему желанию может прервать свой отпуск. Добровольный выход на работу не противоречит Трудовому кодексу. При этом инициатором прекращения отпуска может выступать любая из двух сторон. Необходимо только согласовать все условия досрочного выхода.

Существует два варианта отзыва сотрудника из отпуска:

1. Сам сотрудник изъявил желание прервать свой отпуск. В таком случае ему следует в свободной форме написать заявление на имя руководителя о досрочном выходе на работу.
2. Когда работодатель является инициатором отзыва, сотруднику необходимо направить уведомление о досрочном прекращении отпуска. Сотрудник должен дать свое согласие или отказаться. В случае положительного ответа согласие на отзыв из отпуска должно быть зафиксировано документально. На основании письменного согласия работника в свободной форме оформляют приказ об отзыве из отпуска и выходе на работу. Все изменения заносятся в личную карточку сотрудника.

Уведомление о необходимости прервать отпуск можно отправить работнику, который в этом же документе выразит согласие с решением.

Используя право на дополнительные дни, работник теряет заработок за период своего отсутствия, т.е. он сохраняет свое место, однако заработная плата за указанный срок не начисляется.

В результате, могут измениться показатели по сумме заработка и отработанном стаже, часто используемые бухгалтерией при расчете оплаты по больничному листу.

Намереваясь использовать право на неоплачиваемый отпуск, необходимо учитывать, что при отсутствии на работе более 2 недель работник теряет часть трудового стажа, когда впоследствии будет рассчитываться следующий очередной отпуск.

Например, если человек отсутствовал 21 день, то из стажа вычтут только 7 дней (14 дней не учитываются).

Законодательно регулируется, сколько можно брать дней за свой счет. Длительность и периодичность зависит от того, входит ли сотрудник в какую-либо льготную категорию или выступает как среднестатистический. В Трудовом кодексе Российской Федерации представлена такая периодичность:

• ветераны войны и другие граждане, которые имеют заслуги перед Родиной, пенсионеры по возрасту или ветераны труда могут отдыхать без оплаты до четырнадцати календарных дней;
• граждане, которые имеют особые заслуги перед Родиной, получают 21 календарный день на протяжении одного года;
• инвалиды, которые имеют третью группу, получают до тридцати календарных дней за год;
• инвалиды, имеющие вторую или первую группы, получают до шестидесяти календарных дней на протяжении года.

Вариации отпуска без сохранения заработной платы

Основания получения отпуска по правовому принципу разделяются на два варианта:

1. Отпуска по согласованию сторон (абзац 1 ст.128 ТК РФ).
2. Отпуска, которые работодатель обязан давать определённым категориям трудящихся независимо от своего желания (абзац 2–8 ст. 128 ТК РФ).

В первом случае отпуск даётся в результате рассмотрения целесообразности, сроков проведения и продолжительности обоими участниками трудовых отношений. С правовой точки зрения считается, что решение о возможности отпуска на определённых условиях принимается по обоюдному согласию.

В деловой жизни таким отпуском пользуются как инструментом для экономии на отпускных и сохранения возможности всегда иметь нужного специалиста «под рукой».

Причинами отпуска служат семейные обстоятельства, проблемы со здоровьем, учёба и множество иных личных коллизий. Обосновывая необходимость отпуска, работник должен как-то детализировать его причины, а уже наниматель решает, отнести ли эти сугубо личные основания к разряду уважительных.

Список возникающих коллизий, считающихся уважительными, в Трудовом кодексе отсутствует. Поэтому работодатель определяет степень их обоснованности «на глазок», исходя из существующей практики. Так, если в абзаце 7 ст. 128 ТК РФ в число уважительных причин входит регистрация брака, то по аналогии к таковым причисляются сопровождающие её события: подготовка к торжеству, сама свадьба и «медовый месяц».

Определяющим основанием для отрицательного решения вопроса об отпуске нередко является производственная необходимость, исключающая замену специалиста в комфортное для него время и на желаемый срок.

Во втором случае, в соответствии с положениями ТК РФ, касающимися определённых категорий работников, отпуск для них должен быть предоставлен в обязательном порядке.

Законодательно закреплено нескольких категорий работников, которым запрещено отказывать в предоставлении неоплачиваемого отпуска. К таким группам принадлежат:

• участники Великой Отечественной войны;
• пенсионеры по возрасту;
• родители или другие ближайшие родственники (жёны, мужья) военнослужащих, погибших при исполнении ими своих служебных обязанностей;
• инвалиды;
• женщины, ухаживающие за детьми, не достигшими трёхлетнего возраста.

Кроме этого, закон наделяет безоговорочным разрешением на отпуск:

• работников в связи с рождением детей или смертью близких родственников;
• сотрудников, совмещающих работу с учёбой;
• совместителей, если работая по совместительству, они имеют продолжительность отпуска меньше, чем на основной работе.

Уважительные причины отпуска за свой счет

По общему правилу отпуск работнику за его счет предоставляется с согласия работодателя по каким-то семейным обстоятельствам работника или иным уважительным причинам.

Какие иные уважительные причины могут возникнуть у работника, трудовой кодекс нам ничего по поводу этого не говорит.

Можно выделить следующие уважительные причины:

1. в связи с тяжелым состоянием здоровья супруга, близкого родственника, опекуна
2. проводы в армию сыну
3. пожар или другое бедствие, которое случилось у работника или его близких родственников
4. карантин в учреждении ребенка или закрытие, например, детского садика
5. иные причины

Насколько причина является уважительной, в каждой конкретной ситуации будет решать работодатель.

При этом имеются случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск работнику за его счет, а именно:

• участникам ВОВ — до 35 дней в году
• пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 дней в году
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, работников ОВД, пожарной службы, таможни, учреждений и органов УИС, органов принудительного исполнения, погибших или умерших из-за ранения, контузии или увечья, когда они исполняли обязанности на службе, или по причине заболевания, которое связано с прохождением службы — до 14 дней в году
• инвалидам — до 60 дней
• если у работника родился ребенок, ему необходимо зарегистрировать брак, у него умер близкий родственник — до 5-ти дней
• в иных случаях, которые предусмотрены законами или коллективным договором

Как написать заявление на отгул

Отпуск за свой счет на 1 день — это неоплачиваемые свободные сутки, предоставляемые сотруднику на основании его обращения с согласия администрации.

Заявление пишется в свободной форме (см. примеры выше), обязательно надо указать наименование предприятия, суть обращения (можно упомянуть и причину), просьбу о предоставлении выходного дня. Правовое обоснование желательно, но не обязательно. Предъявляется бланк в приемную, секретарю или иному лицу, осуществляющему прием и регистрацию входящей документации, либо в отдел кадров. На таком заявлении директор ставит визу, затем оформляется приказ по утвержденной форме, с которым сотрудника знакомят под подпись. Только после этого можно быть уверенным в правильном оформлении всех форм. Не обязательно печатать обращение, можно написать его от руки, главное — зарегистрировать в приемной и получить визу руководителя на такой бумаге.

Данный период отдыха также должен быть грамотно и правильно отражен во всей кадровой документации. При этом только приказ является распорядительным документом, полагаться на устные заявления не стоит.

Когда работодатель вправе отказать

Законно отказывать в отпуске за свой счет, если категория сотрудника или причина выходных дней не указана в трудовом кодексе или федеральных законах. Несколько примеров.

Можно отказать в отпуске без сохранения заработной платы	Нельзя отказать
Для поездки на свадьбу тети	Для поездки на собственную свадьбу
Студенту для похода на праздник в честь получения диплома	Студенту для сдачи выпускного экзамена
Сотруднику, который работает на Крайнем Севере, для поездки к родителям в Москву	Сотруднику, который работает на Крайнем Севере, для сопровождения ребенка для поступления в московский вуз

Дополнительные отпуска за свой счет лицам, осуществляющим уход за детьми

Предоставление таких отпусков — дополнительная гарантия работникам, имеющим детей. Категории лиц, кому может быть предоставлен такой отпуск, перечислены в статье 263 ТК РФ. Условие о предоставлении указанных отпусков должно быть предусмотрено в коллективном договоре или отраслевом соглашении.

Дополнительный отпуск предоставляется по письменному заявлению работника в удобное для него время. Этот отпуск можно присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовать отдельно полностью или по частям. Перенести его на следующий рабочий год Трудовой кодекс не позволяет.

Право на дополнительный отпуск без сохранения зарплаты предоставляется работникам-родителям с года рождения ребенка по год исполнения ему 14 или 18 лет включительно (ст. 263 ТК РФ).

Примечание. Отпуск предоставляется обоим родителям — сотрудникам одной организации независимо от того, использован он вторым родителем или нет (ст. 263 ТК РФ).

Вопрос N 1. Возможно ли предоставление вынужденного отпуска?

Может ли работодатель по своей инициативе отправить работника в отпуск без сохранения заработной платы?

Трудовое законодательство не предусматривает вынужденные отпуска за свой счет по инициативе работодателя.

Если работник не по своей вине не может выполнять обязанности, предусмотренные трудовым договором, работодатель обязан оплатить ему это время как время простоя (постановление Минтруда России от 27.06.96 N 40 «Об утверждении разъяснения «Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя»).

Примечание. Подмену простоя не по вине работника вынужденным отпуском по требованию работодателя следует считать незаконной.

Согласно части 1 статьи 157 ТК РФ время простоя оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы работника.

Работодатель, отправивший работника по своей инициативе в отпуск без сохранения заработной платы, нарушает законодательство о труде и об охране труда и может быть привлечен к административной ответственности. За указанное нарушение должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 1000 до 5000 руб., а организацию — от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Вместо штрафа на организацию может быть наложено административное взыскание в виде приостановления деятельности на срок до 90 суток.

Примечание. Повторное нарушение должностным лицом законодательства о труде влечет его дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Вопрос N 3. Можно ли отказать в предоставлении отпуска за свой счет?

Вправе ли работодатель отказать работнику в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы?

Если сотрудник относится к льготной категории работников, которым в соответствии с положениями статей 128, 173, 174 ТК РФ и федеральных законов работодатель обязан предоставлять отпуск без сохранения заработной платы, отказать ему в таком отпуске работодатель не вправе.

Но он вправе отказать работнику в предоставлении отпуска за свой счет по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам, если это может негативно сказаться на деятельности организации.

Причем самовольный уход сотрудника в отпуск без сохранения заработной платы работодатель может расценить как прогул. В связи с чем трудовой договор может быть расторгнут на основании подпункта «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ (Апелляционное определение Московского городского суда от 30.01.2013 по делу N 11-2971).

Похожие записи:

• Нормы потребления воды на человека в месяц без счетчиков
• Журнал для тех, кто ищет работу или сотрудников
• Как получить пособие по безработице