Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обзор программ складского учета: ТОП-8 систем товароучета для интернет-магазина». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Случается, что товары от поставщика приходят без сопроводительных документов. Как в таком случае вести учет расчетов с поставщиками? В подобной ситуации рекомендуется при приемке составлять акт по форме ТОРГ-4. При этом стоимость продукции можно указывать, основываясь на предыдущих поставках или на договорных ценах. НДС при этом не учитывается.
Открывая магазин, важно на старте определиться с тем, кто будет отвечать за сохранность продукции и как вести складской учет. Если решите ограничиться табличкой в Excel, учтите, что в ней невозможно оперативно отслеживать остатки товаров, контролировать сроки годности и перемещения товаров, что чревато воровством и регулярным списанием просрочки.
Также ручной учет не позволяет увязать оффлайн-точку и интернет-магазин со складом, вести корректный учет при наличии нескольких магазинов, контролировать движение товаров со склада в магазин и обратно и так далее.
Более эффективный способ — использовать специальные сервисы для складского учета. С их помощью вы сможете анализировать товарооборот, планировать продажи, оформлять документы, а также работать с персональными скидками для клиентов.
Организация расчетов с поставщиками в магазине
Поставщиками магазина могут быть только ИП и юридические лица, ведь на всю продукцию необходимо иметь сертификаты качества и прочие документы, которые не выдаются простым физическим лицам.
Довольно часто при поставках предприниматели сталкиваются с проблемами, связанными с просрочкой, недопоставкой товаров и другими вариантами ненадлежащего исполнения договора. В результате выставляются штрафы, «замораживаются» выплаты, инициируются судебные разбирательства. Чтобы исключить подобные ситуации, необходимо четко контролировать следующие сферы работы магазина:
- динамика дебиторской и кредиторской задолженностей;
- правильность оформление приходных документов;
- соблюдение сроков поставки товаров;
- качество и количество доставленной продукции или оказанных услуг;
- состояние складских остатков;
- обязательные выплаты: налоги, зарплата, коммунальные услуги и т.д.
Неотфактурованные поставки
Впоследствии, при расхождении фактической стоимости товара и стоимости в акте приемки, делаются корректировочные проводки.
В налоговом учете на ОСНО неотфактурованные поставки нельзя относить на валовые расходы. На практике, они признаются таковыми только после фактического получения накладной и счета-фактуры. Аналогичная ситуация с учетом налогового кредита по НДС.
На УСН неотфактурованные поставки учитываются в расходах только после получения сопроводительных документов и оплаты за товар.
МойСклад — облачное ПО с широким набором функций. Войти в личный кабинет можно с любого устройства, в том числе с мобильного телефона. Данные пользователей хранятся на надежном хостинге, защищенном от хакерских атак.
Программа подходит для оптовых и розничных магазинов, для небольших предприятий. Малому бизнесу подходит бесплатный тариф, неограниченный по времени. Тариф рассчитан на торговые точки с одним сотрудником. Платные версии рассчитаны на любое количество точек и персонала.
МойСклад интегрируется с:
- системами банковского обслуживания;
- CMS (системами управления содержимым сайта);
- системами аналитики (также есть встроенная аналитика);
- CRM-системами;
- сервисами доставки.
Пользователям доступна круглосуточная поддержка. Компания помогает клиентам установить и внедрить оборудование.
Автоматизация процесса закупок: другие возможности
Закупка товаров подлежащих обязательной маркировке — не проблема!
Бизнес.Ру Онлайн так же позволяет:
- Сформировать заказ поставщику на основании заказа покупателя, либо учитывать его, при формировании потребности
- Быстро сформировать прайс-лист на основе закупочных цен
- Быстрое добавление товаров в документ
- сканирование товаров по штрих-коду,
- загрузка из excel,
- массовый ввод серийных номеров
- Возможность классификации поставщиков, для удобства работы
- Закуп и работа с товарами подлежащим обязательной маркировке.
Программа учета продаж и товаров: преимущества
Оцените преимущества системы учета от сервиса МойСклад:
- Бесплатный тариф, на котором можно полноценно работать.
- Доступность. Подключиться к сервису можно с любого компьютера, планшета или смартфона с доступом в интернет. Настройте сервис под себя: добавляйте поля в справочники, загружайте свои шаблоны документов, создавайте каталоги. Ваш бизнес всегда под контролем: ведите учет так, как вам удобно!
- Понятный интерфейс. Вести учет может любой пользователь: не нужно ни обучения, ни специальных навыков. Весь бизнес в одном окне. Программа подходит, чтобы управлять разными каналами продаж: от офлайн-точки до соцсетей, вести клиентскую базу и печатать документы. И все это работает со смартфона: есть мобильные приложения для Android и iOS.
- Безопасность и надежность. Данные по учету хранятся на облачном сервере, поэтому ничего не потеряется, если у вас зависнет компьютер. Есть офлайн-режим: если отключится интернет, это не помешает вам работать с программой.
- Информация об учете и других бизнес-процессах отображается в режиме реального времени. Вы всегда в курсе того, как работает ваш бизнес. В сервисе по учету есть инструменты анализа и статистики — вы сможете строить стратегии, чтобы увеличить прибыль.
- Вы сэкономите часы на рутинной работе: в сервисе можно настроить автоматические сценарии для однотипных повторяющихся действий. Приложение МойСклад возьмет на себя решение множества задач: от контроля остатков на складе до продажи розничных товаров. Начните вести учет прямо сейчас — это бесплатно!
Германия. Вальдорф.
Решение для управления взаимоотношениями с поставщиками SAP SRM предоставляет стратегическую ценность, выраженную в виде существенной экономии затрат, исполнении контрактов и ускоренной окупаемости. Компания получает в свое распоряжение инструменты для достижения высоких результатов за счет комплексных бизнес-процессов. Такие операции, как анализ затрат, выбор поставщиков, управление контрактами и заявками, выставление счетов, а также управление поставщиками уже включены в интегрированное предложение.
Являясь частью семейства бизнес-приложений SAP Business Suite, решение SAP SRM представляет интегрированное предложение для автоматизации процессов «от закупки до оплаты» товаров и услуг, увеличивая ценность, создаваемую SAP Business Suite.
Кому нужна учет заказов программа LiveSklad?
- Ремонтные мастерские для быстрого учета клиентов и организации работы с поставщиками;
- Сервисные центры для повышения уровня обслуживания и контроля проведения рекламы;
- Мастерские по ремонту бытовой техники, сотовых телефонов – легкое отслеживание и закупка запчастей от поставщиков, производителей;
- Сервисы по заправке картриджей и продажи расходных материалов – отслеживание остатков на складе, проверка выполненной работы мастерами;
- Ателье, пошив одежды на заказ – простая закупка ткани, отслеживание клиентской базы;
- Автосервисы, небольшие автомобильные магазины – проверка остатков автозапчастей, ведение бухгалтерии (вместо 1С), оперативное выполнение заказов;
- Кондитерские, домашние пекарни – для расширения производства и отслеживания клиентского спроса.
Облачную систему LiveSklad можно использовать в любом малом и среднем бизнесе, где есть работа с клиентами, поставщиками, проводятся рекламные кампании и ведется бухгалтерия.
С нашим сервисом выполнять бизнес-операции можно из любой точки мира. Контролируйте выполнение задач сотрудниками, отслеживайте результаты рекламы, ведите бухгалтерию и даже формируйте отчетность онлайн, не выходя из дома.
Зачем нужны программы для учета
Складской учет— это контроль за перемещением товара. Также процесс позволяет увидеть объем продаж, товарооборот по конкретным группам, сроки хранения товаров и расчетов за них. С помощью систем учета на складе проходит инвентаризация, контроль за остатками и сервисом. Задача системы — оптимизировать бизнес-процесс и работу сотрудников. Если расписать подробней:
- заказ товара у поставщиков;
- приемка и распределение поставок;
- контроль учетного и фактического количества товара;
- аналитика продаж и планирование будущих закупок;
- быстрый поиск, упорядочение и пересчет товара;
- уменьшение случаев ошибок и краж среди персонала
Выбор системы зависит от специфики бизнеса: небольшому хватит бесплатной программы, сетевому нужна более надежная и функциональная. Отталкивайтесь от того:
- Сколько у вас торговых точек, поставщиков и складов.
- Какой товарооборот в неделю, месяц и год.
- Сколько сотрудников должны пользоваться программой одновременно.
- Какие функции нужны.
- Какую сумму готовы потратить на программу.
Функционал часто схож, отличаются лишь интерфейс, дополнительные опции, качество работы техподдержки и цена. Определиться можно по отзывам, рекомендациям коллег или путем пробы демо-версии.
Программы складского учета, интегрированные с бухгалтерией и платежными системами, фиксируют все факту движения денежного потока, как и товаров. Указывают — когда, по какой стоимости и в каком количестве был продан товар. Для оплаты достаточно выбрать кнопку, которая подтвердит поступление денежных средств. Оплату можно вводить частями, а получить подтверждение возможно, только если сумма поступивших денег сравняется или превысит ту, что указана в документе.
Также учетные сервисы фиксируют все долги (ваши и ваших клиентов). Для этого большая часть программ имеет отдельную вкладку, кнопку или форму. В ней будет указано название компании, документ, оплаченная и неоплаченная сумма. Также можно по названию фирмы узнать ее реквизиты.
Складские учетные системы сохраняют и ведут архив с документами списаний, перемещений, возвратов и т. д. Это необходимо, если потребуется провести аналитику, зафиксировать ситуацию в конкретный месяц или разобраться, если какие-то расчеты не сходятся.
В программе отражена история движения каждого товара (искать по наименованию). Также указано, по каким документам шло его движение, сколько было продано за месяц и каким клиентам. Как правило «Отчеты» выносят в отдельное поле или форму, с помощью которой можно распечатать их.
Интересно! Некоторые программы имеют функцию импортировать заказ от покупателя.
В чем преимущества ведения учета через специальные программы
Предприятия, которые для ведения финансовой деятельности частных или бюджетных учреждений используют профессиональные и проверенные утилиты, помогающие в бухгалтерском учете, открывают перед собой следующие возможности:
- Выбранная бухгалтерская программа помогает ускорить составление финансовых отчетностей;
- Если установлена специальная программа, зарплата будет начислена правильно и своевременно попадет на счета банка, открытые для распределения поступлений;
- Если верно сделать выбор бухгалтерской программы, то в ней можно будет полностью осуществлять сопровождение финансовых операций частных и бюджетных учреждений;
- Специализированные утилиты помогают проводить обслуживание счетов банка, через который проходят все платежные поручения и отчисление налогов.
Поставщики и подрядчики в системе учета расчетных операций
К поставщикам и подрядчикам относятся организации, осуществляющие поставки сырья и иные товарно-материальные ценности, и например различные работы и услуги.
Главной целью бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками считается обеспечение учетной информации собственных и посторонних пользователей, раскрывающей все нюансы расчетов с поставщиками и подрядчиками предприятия. Предоставленная информация даст вероятность пользователям отчетности сделать выводы об экономическом состоянии организации.
Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» проводится по каждому субсчету, а расчеты в порядке плановых платежей по каждому поставщику и подрядчику. Данный счет по отношению к бухгалтерскому балансу пассивный; содержит кредитовое сальдо, собственно что говорит о задолженности фирмы перед поставщиком и подрядчиком по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам, оборот по дебету — о суммах произведенных оплат, списание и зачетов за отчетный месяц; оборот по кредиту — о суммах принятых к акцептованным платежным документам и неотфактурованным поставкам за месяц.
На счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» задолженность отображают в пределах суммы акцепта. Акцептованные счета фактуры отражаются без НДС по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебету различных счетов, в зависимости от вида обретенных товаров.
По дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отображают операции по оплате счетов наличными денежными способами из кассы, с расчетного счета, с валютного счета, аккредитивами или же чеками лимитированных чековых книг, выданными банком для данных целей краткосрочными или же долгосрочными кредитами или сумм выданных под отчет.
Предприятия ведут расчеты с поставщиками и подрядчиками. С подрядчиками за выполненные работы, этапы работ; с поставщиками за сырье, приобретенные у них основные средства, материалы и другие товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Задолженность по этим расчетам должна находится в рамках допустимых значений в процессе финансово- хозяйственной деятельности. Просроченная кредиторская задолженность и сомнительная дебиторская задолженность свидетельствуют о нарушениях клиентами финансовой, платежной дисциплины и поставщиками, что требует принятия соответствующих мер для устранения негативных последствий незамедлительно. Своевременное принятие этих мер, возможно, только при осуществлении со стороны предприятия систематического контроля.
Пример аудиторского заключения с поставщиками и подрядчиками
Аудитор
Наименование: ООО «РосАудит»
Место нахождения: 6500025, Россия
Государственная регистрация: № 459-05 выдано 18.09.2018 г.
Является членом Аудиторской Палаты России в соответствие с решением Правления от 18.09.2010 г. (№ реестра 16998).
Аудируемое лицо
Наименование: ООО «ХХХ»
Место нахождения: Российская Федерация, 650066
Государственная регистрация: № 38954712004 – 03.03.2007г.
Мы провели аудит прилагаемой финансовой (бухгалтерской) отчетности в части расчетов с поставщиками и подрядчиками, дебиторами и кредиторами в ООО «ХХХ».
за период с 1 января по 31 декабря 2018 г. включительно. Финансовая (бухгалтерская) отчетность ООО «ХХХ» состоит из:
- бухгалтерского баланса;
- отчета о финансовых результатах.
Донастройки или смена настроек
В реальной жизни практически не бывает такого, чтобы в процессе эксплуатации 1С:ERP не возникало потребности донастраивать правила формирования проводок, менять группы настроек финансового учета номенклатуры или расчетов в справочниках или документах.
Есть такая особенность: если счета в ГФУ номенклатуры или расчетов были изначально настроены неверно — то документы достаточно переотразить в учете, нет необходимости перепроводить документы. А если значения ГФУ номенклатуры или расчетов указаны или изменены в объектах системы после того, как были введены документы, то ждать корректных проводок даже после перепроведения документов чаще всего не стоит. Самый простой способ исправления ошибок в проводках после перенастройки счетов учета — старые введенные документы с неверными проводками удалить и создать новые. Однако, таких документов может быть очень много и такой способ будет трудоемким и потребует значительного времени. Что делать, если в проводках неверные счета учета?
В первую очередь, необходимо проверить Настройку отражения документов в регламентированном учете на предмет настроенных исключений. Пользователи забывают, что когда-то настраивали исключения, а иногда и случайно выполняют такие настройки. Если в каком-то из разделов в рабочем месте по настройке счетов указан неверный счет, его можно изменить по кнопке Ещё — Разрешить редактирование указанных счетов.
Если эти настройки выполнены корректно, то каждую ситуацию нужно рассматривать более подробно.
Счет учета номенклатуры в проводках зависит от Вида запасов, который зафиксирован в документе.
Сначала разберемся, в каких документах исправляем ошибки: в приходных или расходных?
Если необходимо исправить счет учета номенклатуры в документах по приходу МПЗ (поступление товаров и услуг, передача продукции из производства и т.д.) — достаточно распровести, а затем снова провести документ.
А вот с документами по расходу МПЗ (реализация товаров и услуг, внутреннее потребление товаров, передача материалов в кладовую/производство и т.д.) таких действий не всегда достаточно. Для поиска ошибки необходимо настроить типовой отчет Ведомость по товарам организаций, чтобы он показывал движения номенклатуры в разрезе видов запасов с регистраторами (рисунок 9).