Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить копию паспорта у нотариуса и как проверить подлинность заверения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Означенными процедурами и юрлицами возможные варианты не исчерпываются. Фактически потребовать заверенную копию может любая организация или лицо. Однако представить ее заявитель обязан лишь при условии наличия на то соответствующей правовой нормы. В большинстве же возможных ситуаций необходимость заверения законодательством не предусмотрена.
Нотариус вправе удостоверить подлинность копии паспорта и любого другого документа при наличии оригинала, находящегося в хорошем состоянии. Копия снимается со всего документа, после чего ее страницы подшиваются и нумеруются. Услуга нотариального заверения паспорта не оказывается в нескольких случаях:
- Оригинал содержит любые исправления или нечитаемые слова. Если у нотариуса возникают сомнения в точности копии, он откажет в заверении.
- В документе стерты подписи или печати. Подпись владельца паспорта должна быть отчетливо видна и в оригинале, и в копии.
- Не заверяются копированные документы, если они подписаны карандашом. Так как в этом случае информацию легко подправить, нотариус не вправе брать ответственность за подлинность.
- Нотариус не свидетельствует подлинность ксерокопий на иностранном языке. Необходимо сначала перевести документ в установленном порядке. На нем должна стоять подпись дипломированного переводчика. Только после этого возможно провести заверение.
Необходимость представления
Заверение дубликата паспорта требуется для совершения ряда юридически значимых действий, в частности при:
- В качестве индивидуального предпринимателя;
- Имущественного права на объект недвижимости (независимо от целевого назначения);
- Ипотечного и/или денежного займа;
- Документов на право временного и постоянного пребывания в РФ (для иностранцев);
- Прохождении ряда иных значимых с правовой точки зрения процедур.
Т.о., представление рассматриваемого документа чаще всего требуют:
- Территориальные подразделения:
- Имущественные департаменты при местных муниципалитетах;
- Кредитные учреждения;
- Иные организации, чьими административными регламентами закреплена необходимость представления именно заверенных копий.
Сама по себе необходимость наличия в ряде ситуаций заверенной копии паспорта обусловлена требованиями действующих процессуальных норм. Заверенный дубликат (вместе с иными представляемыми документами) приобщается к делу заявителя и фактически является лишь носителем информации, верность которой подтверждена полномочным лицом.
Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципов соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора
Если цель фирмы — идентифицировать личность, то достаточно первой страницы паспорта. Снимать копию всего документа уже неправомерно.
Делаем выводы, что давать копию паспорта можно только оператору персональных данных и только при наличии соглашения.
Но практика показывает, что всё не так просто. Не даёте копию паспорта? Мы вам не проводим возврат товара. Не даёте копию паспорта? Мы с вами не заключаем договор. Не даёте копию паспорта? Мы вас не берём на работу.
Во-первых, в каждом из этих случаев надо разобраться с вопросом законности требований. Во-вторых, надо разработать универсальный способ действий, чтобы и себя не подставить, и в конфликт не вступать.
Кто может заверить копию паспорта кроме нотариуса?
Ответ на вопрос: Копию паспорта может заверить нотариус и организация, которая затребовала предоставление копии паспорта.
Если место требования- это не Ваша организация, то приведенные в вопросе личные документы (паспорт) работника Вы заверять не имеете права. Уполномоченный представитель работодателя вправе заверять копии документов в следующих случаях: 1. Если это исходящие от работодателя документы (копии приказов, должностных инструкций и пр.) 2.
Если документы предоставляются для комплектования личного дела работника или по Вашему требованию, например, для предоставления налоговых вычетов. В этом случае с предоставленного работником оригинала копию снимает представитель работодателя и удостоверяет ее.
3. Если это документ иной организации, но оригинал хранится у Вас, а от организации, от которой исходит документ, его получить затруднительно (например справка о заработке и уплаченных страховых взносов за 2 года, если предыдущий работодатель ликвидирован, а оригинал справки предоставлен Вам при приеме на работу). 4. Если речь идет о заверении копии трудовой книжки, хранящейся у работодателя.
Если же работник просит заверить копии приведенных в вопросе документов для предоставления в иную организацию, то сотрудник отдела кадров (уполномоченный представитель работодателя) не имеет права заверят такие документы. В этом случае работник вправе обратиться к нотариусу для заверения копий его личных документов, либо заверить копии с них по месту требования, предоставив оригиналы.
На начальном этапе необходимо «размножить» все страницы паспорта на копировальном аппарате и, взяв оригинал документа, посетить ближайшую налоговую. Иных бумаг не потребуется. Те, кто не имеет представления о том, как заверить у нотариуса копию паспорта, должны знать, что услуга предоставляется на возмездной основе.
После внесения платы (по тарифу) будет осуществлена процедура удостоверения подлинности документа, смысл которой заключается в установлении аутентичности сведений, указанных в оригинале и на листах-копиях. К нотариусу может обратиться и представитель заинтересованного лица, но в последнем случае обязательно представление доверенности.
Как и следует из определения, нотариально заверенная копия паспорта – дубликат удостоверения личности (гражданина РФ, либо иного государства), чья идентичность оригиналу подтверждена действительным нотариусом (т.е. лицом, имеющим соответствующую лицензию и членство в региональной нотариальной палате).
Фактически подобная копия выглядит как несколько сшитых между собой стандартных листов формата A4, содержащих изображения всех разворотов оригинала.
Все листы копии нумеруются, соответствие же приведенной в них информации исходному документу подтверждается отметкой, содержащей:
- Фактическое нахождение оригинала (например, «у владельца»);
- Подтверждение соответствия сведений (чаще всего – «копия верна»);
- Должность, ФИО и подпись заверившего нотариуса;
- Дату заверения;
- Гербовую печать установленного образца, обязательные реквизиты которой:
- ФИО нотариуса;
- ИНН (самого нотариуса, либо организации, от лица которой он действует);
- Обозначение нотариального округа;
- Реквизиты сертификата изготовителя печати.
В соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате нотариус имеет право удостоверять некоторые виды юридических фактов.
К фактам, которые могут быть удостоверены нотариально, закон относит:
- факт нахождения гражданина в живых;
- факт нахождения гражданина в определённом месте;
- тождественность личности гражданина с лицом, изображённым на фотографии;
- время предъявления документов.
Данный перечень по закону является исчерпывающим и не подлежит произвольному расширению по желанию нотариуса или лица, обратившегося за совершением нотариального действия, то есть нельзя нотариально удостоверить иные, прямо не указанные в законе факты.
Удостоверение факта нахождения гражданина в живых производится на основании ст.82 Основ законодательства РФ о нотариате.
Нотариус по просьбе гражданина удостоверяет факт нахождения гражданина в живых. Для этого необходимо установить личность гражданина по удостоверяющему документу. После установления личности гражданина нотариус выдает заявителю свидетельство, удостоверяющее факт нахождения гражданина в живых.
В свидетельстве, удостоверяющем факт нахождения гражданина в живых, нотариус указывает дату и точное время, в которое обратившийся гражданин лично явился в нотариальную контору.
Если же удостоверение такого факта осуществлялось вне нотариальной конторы, то в свидетельстве нотариус должен указать дату, время и адрес, по которому совершалось такое нотариальное действие (если данный факт удостоверялся в учреждении (организации), то указывается и полное наименование учреждения (организации)).
Удостоверение факта нахождения в живых несовершеннолетнего производится по просьбе его законных представителей (родителей, усыновителей, опекунов, попечителей), а также учреждений и организаций, на попечении которых находится несовершеннолетний.
При удостоверении такого факта нотариусом соблюдаются те же требования, которые применяются при удостоверении факта нахождения в живых совершеннолетнего гражданина. В данном свидетельстве указывается, в сопровождении кого из законных представителей несовершеннолетний гражданин находился или явился в нотариальную контору.
В свидетельстве нотариус должен указать дату, время и адрес, по которому совершалось данное нотариальное действие.
Свидетельство об удостоверении факта нахождения гражданина в живых оформляется в двух экземплярах, один из которых выдается заинтересованному лицу, а второй хранится в делах нотариуса.
Удостоверение факта нахождения гражданина в определенном месте производится на основании ст.83 Основ законодательства РФ о нотариате.
Нотариус по просьбе гражданина удостоверяет факт нахождения его в определенном месте. После установления личности гражданина нотариус выдает ему свидетельство, удостоверяющее факт нахождения гражданина в определенном месте.
В свидетельстве, удостоверяющем данный факт, нотариус указывает дату и точное время, в которое обратившийся гражданин лично явился в нотариальную контору.
Если же удостоверение такого факта осуществлялось вне нотариальной конторы, то в свидетельстве нотариус должен указать также и адрес, по которому совершалось такое нотариальное действие, а если удостоверение факта производилось в учреждении (организации), то указывается и его полное наименование.
Свидетельство об удостоверении факта нахождения гражданина в определенном месте оформляется в двух экземплярах, один из которых выдается заинтересованному лицу, а второй хранится в делах нотариуса.
Удостоверение тождественности личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, производится на основании ст. 84 Основ законодательства РФ о нотариате.
Нотариус по просьбе гражданина удостоверяет тождественность личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии.
Установив личность обратившегося на основании документов, удостоверяющих ее (паспорт), должен убедиться, что именно обратившийся к нему гражданин изображен на представленной фотографической карточке.
В подтверждение тождественности личности гражданина с лицом, изображенным, на представленной этим гражданином фотографии нотариус выдает свидетельство.
Документы:
- Гражданин лично со своим паспортом обращается в нотариальную контору, при себе необходимо иметь две фотографии 3х4, черно-белые или цветные.
- Свидетельство об удостоверении тождественности личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, выдается в двух экземплярах, один из которых остается в делах нотариуса.
Удостоверение времени предъявления документов производится на основании ст.85 Основ законодательства РФ о нотариате.
По просьбе гражданина нотариус удостоверяет время предъявления ему документа. Нотариус должен установить личность обратившегося.
- Документы, время предъявления которых необходимо удостоверить, могут быть самые различные: авторефераты, заявки на изобретения, научные открытия, командировочные удостоверения и другие документы, для которых время их написания, предъявления, регистрации имеет существенное значение, может повлечь за собой определенные юридические последствия.
- Для удостоверения времени предъявления документ должен быть представлен нотариусу в двух экземплярах, один из которых после удостоверения времени предъявления, остается в делах нотариуса.
- Если материал изложен на нескольких страницах, он должен быть прошнурован и пронумерован (самим заинтересованным гражданином либо нотариусом) и скреплен печатью нотариуса.
- Если одним и тем же лицом одновременно предъявлено несколько документов, то удостоверительная надпись совершается на каждом из документов, тариф (пошлина) взимается в соответствии с действующим законодательством за предъявление каждого документа.
Процедура заверения копии паспорта
Для того, чтобы копия паспорта была заверена нотариусом, необходимо лично или через третье лицо предоставить оригинал и копию документа. Сотрудники нотариальной конторы и нотариус сверяют данные, после чего фиксирует подлинность документа и его копии.
| Нотариальное действие | Тариф по НК | Услуги ПТХ | |
|---|---|---|---|
| 62 | Свидетельствование верности копий документов (кроме учредительных), а также выписок из документов |
10 руб. за страницу копии (копии с копии) документов или выписки из них | 50 руб. за страницу |
| 63 | Свидетельствование верности копий учредительных документов (устав, учредительный договор), в т. ч. изменения в учредительные документы | 10 руб. за страницу копии (копии с копии) документов или выписки из них | 50 руб. за страницу |
Виды нотариальных услуг по заверке документов
Документы нужны гражданам и организациям для реализации своих прав и защиты интересов, участия в судебных процессах, подачи заявок на визирование, регистрации и ликвидации компаний. Это лишь примерный перечень ситуаций, когда потребуются нотариальные услуги, связанные с заверкой документов. В законе есть ряд бланков, которые обязательно должны быть заверены нотариусом для придания им юридической силы:
Также через нотариуса можно заверить копию практически любого документа или выписку из него. Это позволяет использовать копию наравне с оригиналом, так как нотариус проверит и заверит их идентичность. Через нотариальную контору можно засвидетельствовать верность перевода с иностранных языков, подтвердить равнозначность электронных и бумажных бланков. Сведения о каждом нотариальном действии будут внесены в федеральный реестр, что гарантирует отсутствие проблем при любой проверке.
Законна ли сделка, удостоверенная по копии паспорта?
При подготовке статьи мне довелось прочитать ряд мнений о том, что договор, подписанный без предъявления оригинального документа, является недействительным. С этим утверждением хотелось бы не согласиться. Действительность договора зависит сугубо от наличия (отсутствия) в нём существенных условий. Если правоспособность сторон не вызывает сомнений, можно вообще заключить соглашение без проверки документов.
Другой вопрос, если в сделке участвовало иное лицо, предъявившее чужой паспорт (или копию), её можно оспорить. Но само по себе использование копии паспорта (например, при продаже квартиры или покупке недвижимости) не является безусловным основанием для признания договора недействительным или незаключенным.
Если отсутствует трудовая книжка
При заполнении информации о работе в анкете у заявителей может появиться проблема. Необходимо внести сведения о стаже на том или ином предприятии, а трудовой нет на руках. Например, книжка хранится в отделе кадров в другом городе или она вовсе не существует (утеряна).
В таком случае заявителю предстоит вносить данные о трудовой деятельности по памяти. Отсутствие трудовой следует объяснить инспектору.
Поставить в известность миграционное ведомство можно письменным пояснением прямо в анкете, в разделе о работе. Заявитель пишет, что «представить книжку не представляется возможным по такой-то причине…» Если заполненные сведения о стаже не вызовут подозрений и будут заполнены весьма правдоподобно, то сотрудник ведомства обязан принять анкету без копии трудовой книжки.
Узнайте на нашем портале, как оформить загранпаспорт без трудовой книжки.
Законодательство Российской Федерации не устанавливает точного срока действия нотариально заверенной ксерокопии. Очевидно, что он ограничивается периодом действия оригинала. При замене, восстановлении паспорта, а также внесении в него новой информации заверенная копия перестает иметь юридическую силу.
Итак, в первую очередь нужно отыскать юридическую организацию, в которой предоставляется подобная услуга. Необходимо захватить с собой оригинал и посетить нотариуса. После оплаты услуг соответственно с установленным тарифом сотрудник нотариальной конторы отксерокопирует страницы документа, осуществит их заверение. Заверение возможно осуществить и через доверенное лицо. Для этого нужно включить в текст доверенности разрешение на выполнение заверения представителем.
Если вы находитесь за рубежом, заверить копию можно в посольстве Российской Федерации. Порядок действий при обращении в посольство аналогичен алгоритму действий при использовании услуг нотариуса.
Возможность самостоятельного заверения
Согласно нормам российского законодательства, не будучи лицензированным нотариусом (либо иным уполномоченным лицом), заверить верность копии собственного (равно как и чужого) паспорта невозможно. Подобный дубликат может использоваться лишь как носитель паспортных данных, поскольку любые заверяющие отметки не имеют юридической силы без соответствующего штампа государственного образца.
Для заверения верности копии паспорта необходимо обратиться в нотариальную организацию, либо к практикующему частному нотариусу. Заверение дубликата иными лицами возможно лишь при условии наличия на то соответствующей законодательной нормы.
— В некоторых банках при оформлении крупного кредита или займа;
— Для оформления ипотеки;
— При регистрации ИП;
— В некоторых налоговых операциях;
— Для оформления прав собственности;
— При оформлении визы;
До 100 руб. за одну страницу.
Да, имеет, но только на некоторых операции.
— В консульстве РФ;
— В консульстве страны, где вы находитесь.
Нужно обратится в нотариальную контору с копией и оригиналом паспорта РФ и оплатить госпошину.
Сложно представить на сегодняшний день осуществление какой-либо операции без предоставления копии паспорта. Отксерокопировать документ можно довольно просто, ведь во многих домах уже есть копировальный аппарат, а если отсутствует, то можно воспользоваться данной услугой платно у тех, кто ее предоставляет.
Есть ли срок давности у нотариально заверенных документов копий
анкету. заполненную на английском либо испанском языке и лично подписанную заявителем; загранпаспорт, срок действия которого составляет не менее 3 месяцев с момента окончания поездки.
В паспорте должны быть минимум две свободные страницы для вклеивания визы; ксерокопии всех страниц действующего загранпаспорта (копию страницы с личными данными необходимо предоставить в двух экземплярах); 2 цветные фотографии 3,5 х 4,5 см на белом фоне, без уголков и овалов. Это объясняется тем, что все важные обстоятельства в нашей жизни оформляются документально.
Свидетельство верности копии документа — одно из самых распространённых нотариальных действий. Копии, заверенные нотариусом необходимы всегда: например, заверенная копия паспорта — в банке при получении кредита, а заверенная копия трудовой книжки — при решении вопроса о выдаче загранпаспорта.
Заверить копию приказа о расторжении трудового договора необходимо при обращении в суд для разрешения трудового спора и для постановки на учёт в службу занятости. В каком порядке производится заверение копий .
Свидетельствование верности копий документов
Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий.
Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке».
Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.
Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате.
При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ.
У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.
Как заверить паспорт на работе
В соответствии с федеральным законом к нему предъявляется ряд требований: лист должен быть целостным, не заламинированным, не должен содержать нечитаемых или зачеркнутых фрагментов текста или печатей, не должно быть карандашных надписей.
В том случае, если документ состоит из двух и более страниц, все они должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью и подписью должностного лица.
Нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа.
Так оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.
Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения: — местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, а в федеральных органах власти – обязательно, — слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись, — наименование должности – кто заверяет копию, — личная подпись и расшифровка подписи, — дата заверения, — поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.