Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «премия бухгалтерии за какие показатели». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь, на размер вознаграждения влияет количество и серьезность имеющихся к бухгалтеру замечаний. Ведь нередко именно от работы расчетной службы компании зависит эффективность протекающих в ней процессов. Серьезные огрехи могут привести к решению о невыдаче вознаграждения.
Как оформить премию бухгалтеру
Порядок премирования нужно закрепить в локальных документах компании: положении об оплате труда, положении о премировании, коллективном договоре, трудовых договорах.
1С-WiseAdvice возьмет на себя разработку локальных документов, пропишет в них KPI бухгалтера и других сотрудников, подготовит кадровые документы, оформит приказы на премии и рассчитает заработную плату.
KPI может стать хорошим стимулом для сотрудников бухгалтерии, если ввести справедливую оценку деятельности. Систему показателей нужно разработать, исходя из реальных функций бухгалтеров, и требовать от них достижимых результатов.
В отличие от штатной бухгалтерии, бухгалтеров аутсорсинговой компании стимулировать и подстегивать не нужно – это задача их работодателя.
За что бухгалтер может получить премию
Как известно, бухгалтерия не создает материальных благ и не привлекает клиентов. И в этом смысле бухгалтерская служба является центром затрат. Хотя не стоит забывать, что четкая и слаженная работа бухгалтерии способствует эффективности всех бизнес-процессов компании .
Сотрудники других служб и персонал всегда обращает внимание на огрехи в работе бухгалтерии:
- оплата счетов поставщиков просрочена, поэтому поставщик сдвинул срок поставки товара,
- зарплата персоналу выдана с опозданием, сотрудники недовольны,
- необходимые первичные документы не составлены в срок, сорваны сроки отгрузки, из-за чего клиент перешел к другому поставщику.
Если же бухгалтерская служба работает таким образом, что подобные замечания отсутствуют, это говорит о хорошей организации труда и соответствующей квалификации бухгалтерского персонала. Речь совсем не идет о том, что бухгалтерия не ошибается. От ошибок никто не застрахован. Главное — вовремя обнаружить и исправить ошибку. Если ошибка, допущенная бухгалтером, не отразилась на деятельности других структурных подразделений или не повлекла за собою штрафных санкций со стороны проверяющих органов, можно сказать, что в бухгалтерии порядок.
И тут встает вопрос:
- cколько платить бухгалтеру, чтобы в бухгалтерии был порядок?
- какую систему оплаты труда бухгалтера лучше применять?
- за какие показатели может быть начислена премия?
- как рассчитать размер премии?
Размер заработная плата бухгалтера должна быть на уровне средней нормы по отрасли или среднегородской зарплаты на аналогичном предприятии.
Если бухгалтер будет получать только оклад, он в какой-то момент начнет думать, что ему недоплачивают. Поэтому, окладно-премиальная система труда предпочтительней.
В каких случаях бухгалтеру может быть начислена премия?
Для чего, согласно ТК РФ, выплачивается премия работнику?
Нормой закона, определяющей, что такое премия, является часть 1 статьи 129 ТК РФ. Согласно ее положениям, премия — это выплата поощрительного либо стимулирующего характера. Название такой выплаты может изменяться, но ее целевое назначение сохраняется.
При этом важно помнить, что ТК РФ не обязывает администрацию организации выплачивать премии своим сотрудникам. Основания для премирования работников. порядок и сроки его проведения статья 135 ТК РФ относит к компетенции конкретной организации, которая вправе определять все это своими внутренними документами. Несмотря на подобный «пробел» в трудовом законодательстве, система премирования действует практически повсеместно, так как заинтересованность каждого работника в результатах труда — это лучшая гарантия общей успешности организации.
Коэффициент трудового участия
Когда на предприятии работает всего один бухгалтер, ему достается вся сумма причитающейся премии. Если таких работников несколько, то ее распределяют между ними. Исходя из того, кто и сколько сделал, применяют коэффициент трудового участия.
Однако вознаграждение может понадобиться неожиданно. Так, премирование бухгалтера, образец расчета которого лучше составить заранее, должно быть и в случае выполнения им обязанностей другого работника, который по каким-то причинам отсутствовал или выполнял не все свои функции. Если вообще не давать вознаграждение за это, сотрудник может отказаться от лишней работы, не входящей в его обязанности.
Подробнее см. «Замещение на время отпуска: правильный подход» и «Как оформляют замещение на время больничного».
Основания для премирования бухгалтера
Каковы основания для выплаты премии отделу бухгалтерии, который способствует слаженности работы всех процессов предприятия:
- Бухгалтера, например, можно мотивировать и поощрить за интенсивность труда в определенном отчетном периоде, по результатам которого следует сделать выплату. Нагрузка в работе может возрастать во время подготовки и сдачи отчетности, сроки которой нельзя срывать. Помимо основной работы, бухгалтер готовит, например, для сдачи годовые отчеты, этот факт может учесть работодатель.
- Осуществить оплату можно за подмену другого бухгалтера и выполнение его обязанностей полностью или частично. Обычно сотрудники подменяют друг друга в период отпусков или во время болезни, т. к. рабочий процесс не может быть остановлен.
- Начислить премию бухгалтеру можно за труд, который несвойственен для его профессиональных обязанностей. Например, работник занимается какое-то время исправлением или оформлением первичных документов, что должны делать менеджеры или операторы, возможно, он обучает рабочему процессу вновь принятого сотрудника. На практике происходит чаще всего так, что бухгалтерам приходится выявлять ошибки менеджеров, хотя это должен делать их непосредственный руководитель. Вместо того чтобы, заниматься анализом данных для учета, составлять отчетность, обрабатывать «первичку», бухгалтеры тратят время на недочеты других работников.
Документальное оформление
Любая хозяйственная деятельность, включая выплаты зарплаты и премиальных, должна оформляться документально.
Для осуществления выплаты на предприятии необходимо соблюдать следующий алгоритм действий:
- Руководитель отдела или подразделения составляет в произвольной форме документ, в котором указывает данные о сотруднике, его стаж работы на предприятии, выполняемые функции, дает оценку профессиональной деятельности. Документ можно оформить в виде служебной записки или докладной. В него обязательно включается ссылка на нормативные документы предприятия и законодателя о премировании работников при добросовестном исполнении профессиональных обязанностей. Прошение подается на имя генерального директора или руководителя предприятия.
- Оформляется приказ о премировании сотрудника, где отображается информация о лице, которое представило работника для выплаты материального поощрения. Бухгалтер, которого премируют, знакомится с приказом и ставит свою отметку.
- На основании приказа в личной карточке работника делается соответствующая запись.
- Согласно правилам оформления трудовых книжек можно сделать запись о награждении работника ценным подарком, вынесении благодарности, выплате особой денежной компенсации, другом. Запись производится в гр. 3., а в гр. 4 проставляется дата и номер приказа, на основании которого работника поощряют. Пример тому — запись в книжке в отношении приема на работу или увольнения.
Записи в трудовых по поводу поощрений производятся в особых случаях, если:
- работник был награжден государственной наградой (премией);
- ему вручена почетная грамота;
- присвоено почетное звание.
Делать записи о премиях, которые сотрудники получают регулярно, в трудовой не нужно.
- Любые «косяки» главного бухгалтера влияют на его доход в конце месяца.
- Система заставляет ГБ быть более аккуратным и ответственным, своевременно исполнять все свои обязанности.
- ГБ понимает, что может заработать больше при должных усилиях и желании.
- Система критериев для оценки в каждой компании может быть своя в зависимости от отраслевых особенностей и специфики.
- ГБ становится полноправным членом коллектива, результат работы которого влияет на конечный результат.
- Система мотивации через премирование дает возможность руководителю быть маневренным в сложные экономические периоды. Например, при удаленной работе размер премии часто снижается за счет снижения эффективности. Это хоть и незначительное, но все-таки снижение финансовой нагрузки на компанию.
Проверка и оценка бухгалтера с помощью сторонних специалистов
Директор может пригласить профессионала, который устроит контрольную проверку в бухгалтерии и проведет аудит. Важное условие: у руководителя не должно быть сомнений в экспертности приглашенного ревизора. В таком случае аудитор проверит, насколько правильно и аккуратно ведется отчетность и заполняются документы.
Некоторые директора идут дальше и используют искусственный метод проверки: присылают «подставных» инспекторов, которые имитируют налоговую проверку. Это помогает не только выявить возможные ошибки в учете, но и понять, как ведет себя бухгалтер в такой неожиданной ситуации.
И еще один более открытый и щадящий метод проверки — отправлять бухгалтера на различные курсы повышения квалификации и тестирования.
Премирование работников: правила оформления
Ст. 191 Трудового кодекса предусматривает, что за добросовестное исполнение трудовых обязанностей работодатель может поощрять своих работников. Как в этом случае все правильно оформить?
О том, какие премии выплачиваются в компании, работник должен узнать при приеме на работу. Причем это касается не только производственных премий, которые могут быть положены за выполнение каких-то обязательств, но и разовых премий — к свадьбе, рождению ребенка, окончанию вуза и другим событиям.
В ст. 68 ТК РФ говорится, что до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором, в котором, помимо всего прочего, может содержаться информация и о премировании.
Если компания заключает с работником договор ГПХ, то есть нанимает его как исполнителя, который выполняет обязанности по договору возмездного оказания услуг, то ни о какой премии речи быть не может. Поэтому, если при заключении договора ГПХ работодатель использует слово «премия», он сильно рискует — такой договор может быть переквалифицирован в трудовой. Поощрить человека, с которым заключен договор ГПХ, работодатель может, написав об изменении цены по договору.
Работник должен знать, как считается премия и что ему необходимо сделать, чтобы ее получить. Это важно, поскольку в ст. 252 НК РФ сказано, что все начисления принимаются в качестве расходов в том случае, если они отражены в трудовых и (или) коллективных договорах.
Работодатель должен отразить премирование одним из способов:
- непосредственно в трудовом договоре;
- сделать в трудовом договоре отсылку на коллективный договор, где говорится о премировании;
- сделать в трудовом договоре отсылку к Положению о премировании;
- написать в трудовом договоре, что нужно смотреть коллективный договор, а в коллективном договоре сделать отсылку к Положению о премировании.
В любом случае действует один принцип: взяв в руки коллективный договор, мы должны через Положение о премировании или через коллективный договор выйти на порядок начисления премий.
Иногда организация прописывает в трудовом договоре, что премия начисляется по решению руководителя. Однако этот вариант — рискованный, и он не является гарантией того, что налоговый эксперт лояльно отнесется к такой формулировке.
О том, какие премии выплачиваются в компании, работник должен узнать при приеме на работу. Причем это касается не только производственных премий, которые могут быть положены за выполнение каких-то обязательств, но и разовых премий — к свадьбе, рождению ребенка, окончанию вуза и другим событиям.
Что брать за показатели эффективности
За основу нужно взять основные процессы, в которых участвует бухгалтер.
Наградить бухгалтера можно за:
Как видите, список выглядит немного странным, потому что вовремя сдавать отчетность и правильно считать налоги и заработную плату – это обычные стандарты работы бухгалтера, за которые он получает зарплату. Получается, что собственнику бизнеса приходится платить премии за то, чтобы бухгалтеры не ошибались и не пришлось платить штрафы. Но это специфика работы бухгалтеров – их работа не видна, пока нет ошибок. Поэтому система показателей для бухгалтера в основном строится на отсутствии ошибок, штрафов, нарушений и претензий.
Если вы передаете бухгалтерию на аутсорсинг, то все, за что премируют штатную бухгалтерию – соблюдение сроков отчетности, отсутствие ошибок и претензий от контролеров и т.д., – является стандартом обслуживания в рамках абонентской платы. Не нужно доплачивать за то, что не было ошибок и штрафов, за то, что подготовили годовой отчет и т.д. Наоборот, аутсорсинговая компания сама теряет деньги, если ошибается, потому что несет ответственность и платит штрафы из своего кармана.
Чтобы не переплачивать за то, что и так должно быть сделано, некоторые компании применяют такую схему: назначают небольшую фиксированную зарплату бухгалтеру и переменную часть, которая зависит от выполнения показателей. Таким образом, если бухгалтер работает хорошо, он получает обычную зарплату, а если плохо – маленькую. Например, оклад 20 тысяч и премия – от 0 до 35 тысяч.
Другой вариант – премия выплачивается только в отчетные периоды, когда нагрузка на бухгалтера возрастает, а все остальное время он получает только оклад.
Главное, чтобы в списке показателей не было тех процессов, на которые бухгалтер повлиять не может. А еще показатели должны быть измеримыми, а не размытыми. Иначе это будут показатели ради показателей, мотивировать бухгалтера они не будут.
Пример из практики
У одного нашего нынешнего клиента показатель премирования штатного бухгалтера был прописан так: «Высокая результативность выполнения наиболее сложных (внеочередных) работ и достижение высоких показателей». Что значит высокая результативность? Какие высокие показатели? Что конкретно должен делать бухгалтер, чтобы получить премию по этому пункту?
Вот яркий пример формального подхода к разработке KPI, когда ничего непонятно и есть место субъективной оценке. А вот формулировка «Своевременная выдача расчетных листов и отсутствие ошибок в расчете заработной платы» звучит уже конкретнее. Бухгалтер знает, что получит часть премии за то, что вовремя выдал «расчетки» и правильно посчитал зарплату.
Не стоит придумывать десятки показателей, для рядового бухгалтера достаточно пяти.
Вот как может выглядеть чек-лист для расчета премии обычного бухгалтера
Показатель
Процент выполнения
Итого с учетом веса
В этом примере бухгалтер должен получить 97% от максимальной суммы премии.
Если премия выписывается на целый отдел, то дополнительно определяется коэффициент трудового участия каждого сотрудника и высчитывается его доля в общей сумме.
Это упрощенный пример с общими показателями только для того, чтобы показать принцип. Каждая фирма сама определяет показатели и их значимость, все зависит от функций бухгалтера и специфики деятельности компании.
Оплата за дополнительные функции
Иногда сотрудникам бухгалтерии приходится выполнять дополнительные задачи. И лишние трудозатраты тоже должны быть оплачены.
Например, очень часто таким работникам приходится по несколько раз исправлять документацию, которую приносят другие сотрудники. А помощь в устранении ошибок не входит в прямые обязанности бухгалтера.
Многие менеджеры часто идут с первичными документами сразу к бухгалтеру. И ему приходится вносить правки, разъяснять, что именно было сделано неверно. В то же время, эти функции должны выполнять руководители менеджеров. Именно к ним следует обращаться для проверки бумаг. И только после получения одобрения документацию нужно отправлять в бухгалтерию.
Практика показывает, что часто указанную работу выполняет бухгалтер. Это отнимает у него время, которое могло бы быть потрачено на обработку первичной документации, изучение законов, анализ или составление отчетов. Если такая ситуация имеет место быть, премия бухгалтера может быть увеличена за счет снижения вознаграждения менеджеров. Поэтому показатели премирования для бухгалтера не имеют четких рамок.
Можно выделить два вида премий:
1. Премии, которые предусмотрены системой оплаты труда на основании конкретных показателей и условий премирования, разработанных в компании.
Такие премии — часть материальной мотивации работников, они обладают стимулирующим характером. Выплачиваются с периодичностью (ежемесячная, годовая, квартальная и др.) и обычно устанавливаются в определенном размере.
2. Разовые премии, которые не входят в систему оплаты труда.
Выплачиваются сотруднику за определенные достижения, многолетнюю добросовестную работу, выполнение срочного и важного задания или к знаменательным событиям (например, к юбилеям и профессиональным праздникам).
Выплата разовой премии осуществляется по одностороннему усмотрению работодателя. Основанием является Приказ руководителя.
Удобное и безошибочное ведение кадрового учета в веб-сервисе
Прозрачность и доступность системы мотивации
Каждый сотрудник должен знать, за что и на сколько он может быть поощрен, за что и на сколько наказан. Совет: система мотивации должна разрабатываться и утверждаться на собрании всего коллектива.
К сведению. Вознаграждение за труд бухгалтера не должно полностью зависеть от показателей, на которые он может оказывать влияние, к примеру манипулированием записями и учетной политикой. Но в то же время оно не должно быть привязано к не зависящим от бухгалтера факторам, например к выполнению плана отделом по работе с клиентами, иначе он будет воспринимать премию не как то, что нужно заработать, а как дополнительный случайный доход.
Сотрудники должны понимать, что у них есть выбор: надлежащим образом выполнить свои обязанности, не выполнить свои обязанности, не выполнить свои обязанности, но своевременно проинформировать о невозможности выполнения. Во втором случае штраф должен быть максимальным, по третьему возможна частичная потеря надбавки. Важно, чтобы сотрудники могли просчитать ответственность за результаты своей работы.
Мотивация и трудовое законодательство
Трудовое законодательство устанавливает следующие виды мотивации (поощрения): объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию «Лучший по профессии». Данный перечень является открытым, то есть работодатель может добавить другие виды поощрений. Вид поощрения, не указанный в ТК РФ, может быть определен коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, уставом или положением о дисциплине. Если в локальном нормативном акте указан порядок премирования и определены условия его предоставления, то работодатель обязан поощрить работника при достижении оговоренных показателей.
Премии, являясь составной частью заработной платы, относятся к стимулирующим выплатам (ст. 129 ТК РФ). Они могут быть единовременными, приуроченными к определенному событию (например, к профессиональному празднику), и регулярными, выплачивающимися сотруднику в определенный период за достижение соответствующих показателей.
Следует помнить, что поощрительные выплаты следует прописать в трудовом договоре и предусмотреть положение о премировании во избежание проблем с налоговой инспекцией.
Универсальные способы нематериальной мотивации для всех сотрудников
Похвала. Это один из самых легких и самых эффективных способов поощрения ваших сотрудников без денежных затрат. Главное соблюдать золотое правило руководителя: ругать наедине, а хвалить – при всех. Вы можете похвалить отличившегося сотрудника на общих собраниях, послать ему по электронной почте благодарность за отличную работу (с копиями для всех остальных работников бухгалтерии).
Осторожно!Хвалить работника нужно при всех, а критиковать — наедине. «Я придумала такой способ хвалить своих сотрудников: вывешивать благодарности на доску почета, которая висит на самом видном месте в бухгалтерии, – рассказывает Татьяна Тарцевская, главбух ООО «Сибирь-Логистик», г
Новосибирск. – Кроме того, после сдачи годовой отчетности мы в неформальной обстановке подводим итоги года и присваиваем каждому работнику номинацию. Например, «Гроза налоговиков», «Лучший специалист по декретным выплатам» и т. д.»
«Я придумала такой способ хвалить своих сотрудников: вывешивать благодарности на доску почета, которая висит на самом видном месте в бухгалтерии, – рассказывает Татьяна Тарцевская, главбух ООО «Сибирь-Логистик», г. Новосибирск. – Кроме того, после сдачи годовой отчетности мы в неформальной обстановке подводим итоги года и присваиваем каждому работнику номинацию. Например, «Гроза налоговиков», «Лучший специалист по декретным выплатам» и т. д.».
Свободное время. Еще один экономный способ нематериальной мотивации сотрудников – предоставить им свободного времени. Если вы иногда будете разрешать работникам пораньше уходить домой или дадите им дополнительный выходной после сдачи отчетности, они будут рады возможности заняться своими личными делами или просто отдохнуть.
«К мотивации можно отнести возможность всем сотрудникам бухгалтерии получить отпуск в летний период, – считает Майя Зиновьева, финансовый директор ООО «Би-Консалтинг», г. Тула. – Сразу после сдачи отчетности за I квартал составляем график, а работу отпускников перераспределяем на остальных. Такая взаимопомощь позволяет прийти из отпуска к столу, не заваленному бумагами. Помощь в работе мы оказываем и во время отсутствия по любой другой причине (болезни самих сотрудников и их детей и т. п.). Также мы организуем процесс так, чтобы работать без авралов и сверхурочных. Никогда не работаем в выходные и праздники, 20-го и 28-го числа заканчиваем работу в нормальном режиме. Конечно, стараюсь индивидуально подходить к каждому сотруднику. Для кого-то возможно изменение графика работы, для кого-то – дополнительный выходной».
Обратная связь. Ваши подчиненные должны знать, что они могут обратиться к вам со своими проблемами, предложениями, вопросами. Если же они инициативу не проявляют, поинтересуйтесь сами, как идут дела, не нужна ли кому-то помощь.
Также нужно стараться вовлечь коллег в процесс принятия решений, особенно тех, которые их касаются. Это один из способов нематериальной мотивации сотрудников. Например, можно обсудить с ними способы снижения налога на прибыль или придумать вместе, как обеспечить идеальный документооборот в бухгалтерии. Так вы покажете своим работникам, что уважаете их точку зрения, а сами получите много новой информации от исполнителей.
«Практикую совместное обсуждение поставленных задач, – делится своими методами мотивации Юлия Лавринович, главбух ООО «ТСМ», г. Санкт-Петербург. – Главное, чтобы при обсуждении подчиненные не боялись высказывать свое мнение, даже если оно окажется ошибочным. Также я иногда передаю часть своих полномочий сотрудникам. В этом случае у них повышается самооценка, появляется желание совершенствовать свои знания. На мой взгляд, это дает наилучший результат».
Праздники – еще один вариант нематериальной мотивации сотрудников. Отличным поводом для празднования может стать не только день рождения или Новый год, но и сдача отчетности, пройденная налоговая проверка. Однако мероприятия сплачивают и повышают лояльность сотрудников, только если у людей есть возможность проявить себя и свои творческие способности. Можно придумать необычный способ поздравления именинника, провести конкурсы, посостязаться в кулинарном поединке. Хорошо помогают наладить отношения в коллективе совместные выходы в свет: небольшие экскурсии, походы в театр, спортивные развлечения.
«У нас молодой коллектив, поэтому на каждый праздник мы стараемся придумать необычные подарки, – рассказывает Дмитрий Ленсков, главбух ЗАО «Энтегро», г. Москва. – На 8 Марта я подарил своим сотрудницам сеанс игры в керлинг. А на Новый год мы совместно с юристами отправились в Подмосковье кататься на лошадях. Любим в выходные выезжать на экскурсии или просто вместе поиграть в боулинг после работы».
Разработка системы мотивации персонала по шагам
Шаг №1. Подготовка. Генеральному Директору нужно сообщить работникам о планах компании, рассмотреть конкретные мероприятия (в частности, во время общего собрания). Подобное совещание для всех сотрудников крупного предприятия оказывается довольно затруднительным, поэтому можно поручить директору по персоналу или PR-персоналу составить письмо от имени гендиректора – чтобы изложить положения предстоящих мероприятий в подробной и доступной форме.
Шаг №2. Изучение своего персонала. Отделу персонала необходимо провести отчет по категориям сотрудников. Данный документ позволит понимать общий портрет своего коллектива – понимая возрастные группы, образование, опыт, специализацию и др. В отчете нужно указать, какие отделы компании работают на поддержку ежедневной деятельности, какие – на результат.
Шаг №3. Анализ систем мотивации сотрудников из других компаний. Отдел кадров или маркетологи должны определить зарплаты и компенсационные пакеты в конкурирующих компаниях для своего персонала аналогичной группы. По данным анализа могут быть установлены стимулы, которые подойдут в работе вашей компании.
Шаг №4. Опрос сотрудников. На данном этапе предстоит проведение опроса сотрудников (можно основываться на анонимном анкетировании). Можно предложить расстановку приоритетов по разным видам стимулов. Для удобства возможна раздача разных анкет, в зависимости от отделов своей фирмы. Благодаря такой аналитике генеральный директор вместе с руководителем отдела кадров сможет определить подходящие стимулы для персонала.
Шаг №5. Информирование персонала. После опроса и перед внедрением своей системы мотивации нужно обязательно проинформировать сотрудников – рассказать о сроках введения новшеств, планируемых мерах. Поскольку у сотрудников в противном случае может возникать ощущение обмана.