Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «О роли планово-экономической службы в управлении промышленным предприятием». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работники ПЭО занимаются сбором информации об экономическом положении компании, составлением планов и прогнозов. На основании проведенных экономических расчетов аналитики подготавливают отчеты, справки, аналитические записки. Зачастую на специалистов структурного подразделения ложится обязанность по составлению бизнес-планов или инвестиционных проектов.
Организация планово-экономического отдела
Бывает так, что при образовании компании нет планово-экономического отдела, а в связи с расширением организации появляется необходимость в его формировании. В таком случае, подразделение нужно утвердить путем создания внутренней документации, регулирующей его деятельность.
Положение планово-экономического отдела должно включать в себя следующую информацию:
- назначение подразделения, наименование руководителя и перечень документации, на основании которой будет работать отдел;
- подробный список функций и задач отдела;
- схему организационной структуры подразделения предприятия;
- права и обязанности специалистов;
- правила коммуникации с другими отделами компании.
Важно назначить периодичность и срок предоставления отчетности планово-экономическим отделом. В дальнейшем положение структурного подразделения послужит отправной точкой для создания должностных инструкций специалистов отдела.
Сам факт утверждения нового отдела подтверждается приказом главы предприятия. Вся дальнейшая работа планово-экономического подразделения будет проходить под надзором директора предприятия.
Правильная организация работы планово-экономического отдела на предприятии
С другой стороны, какой отчет был бы для руководителя наиболее удобен и информативен. Идеальным вариантом является ситуация, когда если что-то не так на предприятии, то экран монитора генерального директора становится красным, и на нем появляется фотография того, с кого надо спросить. Конечно, данный вариант очень далек от реальности.
Если отбросить иронию, то из этой ситуации становится ясно, что отчетность для высшего руководства действительно должна быть краткой, наглядной и оперативной.
Но в результатах работы планового отдела заинтересован не только генеральный директор, но руководители других уровней на предприятии. И отчетность, представляемая генеральному директору, по своему наполнению не отражает информативные потребности о состоянии дел на предприятии руководителей отделов и подразделений. Фактически, необходимы несколько отчетов для разных руководителей:
- для генерального директора в отчете необходима маржинальная прибыль на один заказ,
- для коммерческого – цены в соотношении с ценами конкурентов,
- для директора по производству – структура себестоимости.
Есть разница и в группировке выручки:
- для генерального – группировка по направлениям бизнеса,
- для коммерческого – по основным клиентам,
- для директора по производству – по видам продукции.
Что вывести в отчет в случае каждого конкретного предприятия, нужно решать исходя их целевых и контрольных показателей, по которым оценивается каждый руководитель, т.е. информации, которую ему нужно знать для решения поставленных перед ним задач. Показанные в отчете таблицы должны предоставлять максимум информации при минимальной загруженности лишними данными. Но для того, чтобы они делались качественно, должна быть проделана большая работа.
Очень важно также выбирать наглядные «измерители» эффективности работы: не просто объем продаж, а маржинальная прибыль (выручка минус прямые расходы), а еще лучше – показатель «маржинальная прибыль на 1 экземпляр товара», который даст ориентиры по поводу того, какая продукция какими объемами наиболее выгодна предприятию.
Чтобы определить роль планово-экономического отдела в деятельности предприятия необходимо отметить основные виды работы, выполняемых данным отделом.
| № | Виды работ |
|---|---|
| 1 | Утверждение прайс-листа и методики калькуляции прямой себестоимости по заказам |
| 2 | Составление финансовой структуры, системы целевых и контрольных показателей |
| 3 | Создание методики планирования на год, квартал, месяц |
| 4 | Составление годового плана по существующей методике, нормативам и целевым показателям |
| 5 | Составление плана на квартал или месяц по существующему годовому плану, нормативам и контрольным показателям, факту прошедшего периода |
| 6 | Сценарный анализ на базе годового плана |
| 7 | Анализ инвестиционного проекта |
| 8 | Проектирование и организация создания нормативной системы |
| 9 | Анализ статистических данных за предыдущие периоды |
| 10 | Проектирование системы управленческого учета |
| 11 | Организация автоматизации планирования и учета, включая постановку задачи, тестирование и внедрение |
| 12 | Составление отчета о выполнении плана за год |
| 13 | Составление отчета о выполнении плана за квартал или месяц |
| 14 | Организация составления бюджетов по центрам ответственности, сбор бюджетов |
| 15 | Проектирование и внедрение системы экономической мотивации на основе целевых и контрольных показателей |
| 16 | Организация и проведение очередного бюджетного комитета |
| 17 | Сбор и анализ информации об основных конкурентах |
На различных предприятиях те или иные задачи могут выполнять другие структурные подразделения, но большая роль планового отдела очевидна.
Взаимодействие, ответственность, оценка
В нормативной документации, регламентирующей работу ПЭО, часто указывают разделы, в которых прописывается взаимодействие ПЭО с другими структурами организации; ответственность за все действия, совершенные сотрудниками отдела; оценка деятельности ПЭО.
В разделе «Работа с другими структурами предприятия» по шаблону составляется только введение: «В процессе деятельности отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями (далее перечисляются эти подразделения)». При перечислении все зависит от того, насколько широкие полномочия планируется дать сотрудникам ПЭО.
В разделе «Ответственность» указывается, что всю полноту ответственности за работу отдела берет на себя руководитель ПЭО; степень ответственности работников устанавливается в соответствии с их должностными инструкциями; все сотрудники и руководитель ПЭО несут персональную ответственность за оформляемые ими документы и проводимые операции в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Связь функции ПЭО и бизнес-процессов в фирме
Основные бизнес-процессы, которые происходят в компании:
- производство;
- продажа;
- поход по магазинам;
- экспериментальные исследования и разработки.
На каждый из этапов работы предприятия у ПЭО своя задача.
Работая с продажами продукции, PEO выполняет планирование продаж, проверки и дальнейший анализ. В производстве продукции задачи ПЭО схожи.
Когда производственный процесс находится в фазе закупки необходимых ресурсов, PEO также занимается планированием закупок, их контролем и анализом стоимости и приобретенных средств. То же самое и с исследованиями и разработками.
Планирование, контроль и анализ — три обязанности экономиста в бизнесе при работе с фундаментальными бизнес-процессами. Зачем это делать? Чтобы оптимизировать эти процессы в будущем.
Бизнес-процессы также являются вспомогательными. Они представляют:
- инженерное дело;
- технология производства;
- качество выпускаемой продукции;
- строительство капитальных сооружений;
- логистика.
Каковы задачи PEO в этом случае? То же: планирование, контроль и анализ. В первом случае ведутся работы по технологии производства опытных разработок, во втором — по сертификации, лицензированию и метрологии, в третьем — по обслуживанию оборудования и энергоснабжению, в четвертом — по строительству здания, в пятом — на транспортные расходы.
Выделяют организации, поддерживающие бизнес-процессы, к которым относятся:
- финансовый менеджмент;
- работа с персоналом;
- маркетинг;
- юридические услуги;
- общее руководство.
При этом задачи экономиста в фирме не меняются.
К основным функциям ИЭО, обычно указываемым в нормативной документации, относятся:
- Экономическое планирование компании, направленное на рационализацию деятельности компании.
- Подготовка проектов планов деятельности других подразделений компании. В подготовку также входит обоснование заключения некоторых договоров, подкрепленное расчетами.
- Составление планов производственной, финансовой и коммерческой деятельности компании на разные периоды (краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные).
- Информировать подразделения компании о текущих планах.
- Провести комплексный анализ деятельности компании по всем направлениям.
- Контроль выполнения текущих планов подразделениями, а также своевременная отчетность.
- Создание рациональной бухгалтерской документации, что несколько увеличивает бюрократическую нагрузку на сотрудников.
Это далеко не полный перечень основных функций, которые должен выполнять планово-экономический отдел.
В каждом учебнике по экономике написано, что ЧПЭ — действительно необходимое структурное подразделение компании. Без него эффективность работы многих предприятий и организаций значительно снижается. Хотя не у всех компаний есть собственный бизнес по ПЭО.
Где-то нечетко определены функции отдела, где-то — обязанности сотрудников. В некоторых компаниях складывается сложная ситуация с подчинением сотрудников ПЭО. Хотя планирование в рыночной экономике — самый важный процесс.
Для решения проблемы руководитель компании должен четко понимать ответы на следующие вопросы:
- Что такое ПЭО?
- Какая у него структура?
- Нужна ли это компании или человек может выполнять свои функции?
Если решение о создании ПОО принято однозначно, стоит сразу переходить к оформлению нормативной документации, где помимо общих положений будет указано следующее:
- права и функции;
- структура отдела;
- ответственность;
- сотрудничать с другими структурами компании.
Если придерживаться этих рекомендаций при построении планово-экономического отдела и его функций, в компании появится эффективное структурное подразделение.
Действительно, если работа этого отдела налажена, его специалисты могут оптимизировать все производственные процессы без ущерба для своей деятельности. В переводе на язык денег это означает, что наличие PEO, который работает эффективно, позволяет вам тратить меньше ресурсов и зарабатывать больше.
Организация планово-экономического отдела
На предприятии также используются компьютерные программы: для оформления результатов — MS WORD; для выполнения расчетов — электронные таблицы MS EXCEL.
Если работник отсутствует на рабочем месте по любой причине, его полномочия, права и ответственность переходит к иному сотруднику фирмы, согласно приказу администрации.
Положение о планово-экономическом отделе разрабатывает начальник; методическое руководство разработкой осуществляет начальник ООТиЗ; положение согласовывается с начальником ООТиЗ, юрисконсультом, начальником службы по охране труда и технике безопасности, заместителем директора по экономическим вопросам и утверждается директором предприятия. Статьи и советы коллег для экономистов, финансистов и бухгалтеров. Шаблоны документов, Примеры расчетов и отчетов, подарки и акции.
Неправильная организация работы планового отдела
Рассмотрим неправильную организацию работы планового отдела на большом производственном предприятии, которая характерна для многих российских предприятий, получивших плановый отдел «в наследство» от социалистического прошлого и не представляющих зачем нежен плановый отдел в современных условиях развития бизнеса.
Работа планового отдела на таком крупном предприятии заключается в наполнении нескольких десятков таблиц, каждая по 20–30 колонок и 50–100 строк, сначала плановыми, а затем фактическими данными, причем иногда при самой минимальной автоматизации, когда фактические данные нужно узнавать по телефону у бухгалтеров. Два раза в месяц (план и факт) пухлая папка с распечатками формата А3 ложится на стол генеральному директору, причем факт за месяц делается лишь к концу следующего месяца. Директор эту папку через некоторое время возвращает с вопросом, наподобие: «А сколько у нас прибыль по холдингу за период?» При этом начальник планового отдела искренне считает, что отчет составляется зря, так как директор его даже не открывает.
На самом деле, чтобы проанализировать наполнение такой папки, уйдет неделя, а то и больше. Причем там действительно нет ни плановой, ни фактической прибыли по холдингу, так как представлена прибыль отдельно по юридическим лицам, которые входят в структуру холдинга. Но чтобы «высмотреть» прибыль в дальних колонках разных «простыней» ни у одного директора никогда не хватит времени. При всем при этом плановый отдел всегда укомплектован согласно штатному расписанию, состоит из шести человек, которые под завязку загружены работой.
В действительность такая работа предприятию не нужна, так как фактически она отвлекает внутренние ресурсы предприятия на процессы, которые не прибавляют эффективности деятельности предприятия в целом.
Среди причин такой ситуации следует выделить две наиболее распространенные:
- Плановый отдел существует только ради «существования».
- В силу отсутствия необходимого образования сотрудники планового отдела не представляют, как организовать работу отдела так, чтобы она имела эффект.
Организация планово-экономического отдела
На предприятии также используются компьютерные программы: для оформления результатов — MS WORD; для выполнения расчетов — электронные таблицы MS EXCEL.
Если работник отсутствует на рабочем месте по любой причине, его полномочия, права и ответственность переходит к иному сотруднику фирмы, согласно приказу администрации.
Положение о планово-экономическом отделе разрабатывает начальник; методическое руководство разработкой осуществляет начальник ООТиЗ; положение согласовывается с начальником ООТиЗ, юрисконсультом, начальником службы по охране труда и технике безопасности, заместителем директора по экономическим вопросам и утверждается директором предприятия. Статьи и советы коллег для экономистов, финансистов и бухгалтеров. Шаблоны документов, Примеры расчетов и отчетов, подарки и акции.
Взаимодействие, ответственность, оценка
В нормативной документации, регламентирующей работу ПЭО, часто указывают разделы, в которых прописывается взаимодействие ПЭО с другими структурами организации; ответственность за все действия, совершенные сотрудниками отдела; оценка деятельности ПЭО.
В разделе «Работа с другими структурами предприятия» по шаблону составляется только введение: «В процессе деятельности отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями (далее перечисляются эти подразделения)». При перечислении все зависит от того, насколько широкие полномочия планируется дать сотрудникам ПЭО.
В разделе «Ответственность» указывается, что всю полноту ответственности за работу отдела берет на себя руководитель ПЭО; степень ответственности работников устанавливается в соответствии с их должностными инструкциями; все сотрудники и руководитель ПЭО несут персональную ответственность за оформляемые ими документы и проводимые операции в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В разделе «Критерии оценки деятельности отдела» прописываются два критерия:
Можно указать и другие критерии оценки.
На этом составление регламентирующего документа заканчивается. Естественно, он должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления подобных бумаг: все данные должны быть скреплены подписью и печатями, а также датированы.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Метод предполагает инструмент, посредством которого происходит планирование деятельности. Могут применяться сразу несколько методов. Рассмотрим их разновидности:
- Балансовый. Менеджер определяет баланс между имеющимися потребностями и ресурсами, которые есть на предприятии. Определяется перечень ресурсов, которых нет. Находятся источники их получения;
- Расчетно-аналитический. Необходим для нахождения показателей, нужных для анализа достижения поставленных целей. Изучается их динамика. Показатели могут быть следующими: прибыльность, производительность, рентабельность, уменьшение себестоимости;
- Графо-аналитический. Ключевой инструмент данного метода – графики. Они помогают определить связь показателей и прочих факторов. К примеру, прибыльность соотносится с текущей ситуацией на рынке;
- Программно-целевой. Актуален при работе над программами. Необходим для стратегического планирования. Основная особенность метода – определение эффективности исходя из конкретных результатов. Менеджер ставит цель. Она разбивается на задачи и подзадачи. Обычно цель решает проблему в одной сфере. К примеру, предприятие желает расшириться. Глобальная цель – освоение новых рынков. Задачами может являться заключение договоров в других регионах, аренда помещения, решение транспортных проблем;
- Экономико-математические методы. Основным инструментом является расчет. Выполняется он при помощи вычислительной техники. Помогает определить количественные показатели. Обеспечивает возможность разработать несколько альтернатив, из которых выбирается наилучшая на данный момент.
Элементы планирования есть в любой организационной структуре. Ярким примером является бизнес-план, составляемый на ранних этапах функционирования компании. По сути, это определение дальнейшей деятельности организации, основанное на объективных предпосылках (к примеру, конкуренция). Бизнес-план решает сразу несколько задач. Он позволяет привлекать инвестиционные средства, обеспечивает видение деятельности компании.
Обычно планированием занимается менеджер. Но, если предприятие очень крупное, данная задача может быть делегирована более узкому специалисту. При осуществлении данной деятельности важно видеть реальную ситуацию, строить план на основании имеющихся внешних и внутренних факторов. Всё это позволит не просто вывести компанию на новый уровень, но и сделать это с максимальной экономией, уменьшением затрат на достижение целей.
Планово-экономический отдел: чем занимается
Планово-экономический отдел представляет собой структурное подразделение предприятия, работники которого занимаются изучением данных об экономическом состоянии фирмы, а также расчетом финансовых показателей и их планированием.
В небольших компаниях работу планово-экономического отдела зачастую выполняет бухгалтер или сам руководитель. В любом случае, деятельность по сбору и анализу информации об экономическом состоянии фирмы, а также планированию ее дальнейшей работы, существует на каждом предприятии, даже на самом маленьком.
Надо отметить тот факт, что, чем крупнее организация, тем больше трудовых ресурсов потребуется для осуществления планово-экономической деятельности. Именно поэтому крупные фирмы формируют специализированные отделы.
Работники ПЭО занимаются сбором информации об экономическом положении компании, составлением планов и прогнозов. На основании проведенных экономических расчетов аналитики подготавливают отчеты, справки, аналитические записки. Зачастую на специалистов структурного подразделения ложится обязанность по составлению бизнес-планов или инвестиционных проектов.
На планово-экономический отдел возложены следующие функции:
- проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности компании;
- формирование плана (прогноза) будущих экономических результатов;
- мониторинг конечных финансовых результатов;
- выявление резервов повышения эффективности деятельности компании;
- регулирование производства;
- контроль над расходованием средств, над целевым использованием денежных ресурсов, над эффективностью их распределения;
- координация политики ценообразования;
- участие в распределении денежных средств.
Зачастую работники планово-экономического отдела, кроме выполнения основных функций, занимаются ведением управленческого учета.
Связь функции ПЭО и бизнес-процессов в фирме
Основными бизнес-процессами, происходящими в компании, являются:
- продажи;
- производство;
- закупки;
- научно-исследовательские и экспериментальные разработки.
Для каждого из этапов работы фирмы у ПЭО предусмотрена своя задача.
При работе с продажами продукции ПЭО осуществляет планирование продаж, производит их контроль и дальнейший анализ. При производстве продукции задачи ПЭО аналогичные.
Когда производственный процесс находится на этапе закупки необходимых ресурсов, ПЭО также занимается планированием закупок, их контролем и анализом приобретенных ценностей и средств. С научно-исследовательскими и экспериментальными разработками ситуация такая же.
Планирование, контроль и анализ – три обязанности экономиста на предприятии при работе с основными бизнес-процессами. Зачем этим заниматься? Чтобы в дальнейшем эти же процессы оптимизировать.
Бизнес-процессы бывают и вспомогательными. Они представляют собой:
- технологии производства;
- качество производимой продукции;
- инженерию;
- капитальное строительство объектов;
- логистику.
Какие задачи у ПЭО в данном случае? Те же: планирование, контроль и анализ. В первом случае работа ведется над технологией производства опытных разработок, во втором – над сертификацией, лицензированием и метрологией, в третьем – над обслуживанием техники и энергообеспечением, в четвертом – над строительством зданий, в пятом – над транспортными расходами.
Выделяют обслуживающие бизнес-процессы организации, в которые входят:
- работа с персоналом;
- маркетинг;
- управление финансами;
- юридическое обслуживание;
- общее администрирование.
В этом случае обязанности экономиста на предприятии не меняются.