Инструкция: составляем заявление на материальную помощь к отпуску

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем заявление на материальную помощь к отпуску». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Пришедшее в семью горе не только эмоционально воздействует на всех родственников, но и, как правило, пробивает значительную брешь в бюджете. Работодатель, заботясь о персонале, может немного помочь пережившему потерю сотруднику в финансовом плане. При этом средства выплачиваются из фонда прибыли организации, эти траты имеют льготы при налогообложении.

Заявление на материальную помощь к отпуску

Материальная помощь, выплачиваемая в связи с отпуском, может по-разному называться в локальных нормативных актах: отпускными, пособием, премией к отпуску, «оздоровительными» и др. Суть ее в налоговом плане зависит от того, как именно оформит эту единовременную выплату работодатель – как социальную или как трудовую.

Чаще всего такую выплату рассматривают просто как материальную помощь, сумма которой фиксирована для всех сотрудников, причем не важно, насколько они квалифицированы и насколько хорошо работали в доотпускной период.

Но можно и «привязать» сумму отпускной помощи и сам ее факт к результатам выполнения трудовой функции. В таком случае, порядок вычисления размера должен быть четко прописан в специальных локальных актах. Как правило, это процент от оклада, который выплачивается при отсутствии дисциплинарных нареканий.

Если выплаты к отпуску в обязательном порядке получают все сотрудники, каждому из них не обязательно писать заявления, но такая практика обычно принята в компаниях для подтверждения в бухгалтерии. Также стоит написать заявление, если речь идет не об очередном отпуске по графику, а об отдыхе в неучтенное время. Эту бумагу нужно подать заблаговременно, потому что выплату нужно осуществить до того, как начнется отпуск.

Форма заявления достаточно свободная, но она должна содержать такие обязательные компоненты:

• ФИО директора;
• персональные данные сотрудника;
• даты начала и конца отпускного периода;
• основание предоставления помощи (колдоговор, трудовой договор, Положение об отпускных и т.д.);
• обычное завершение заявления – дата и подпись.

Заявление на материальную помощь в связи с трудной жизненной ситуацией

Работодатель имеет право оказывать материальную поддержку сотрудникам в любых жизненных перипетиях, хоть и не обязан этого делать. Его добрая воля должна найти отражение в локальной документации организации: закон разрешает определять параметры такой помощи самостоятельно, главное, не противоречить Трудовому и Налоговому Кодексу РФ. О чем следует помнить работодателю и сотруднику в связи с материальной поддержкой:

• выплата помощи не может быть постоянной, эта выплата единовременного и индивидуального характера;
• превышение суммы в 4000 руб. в год ведет к обязательному отчислению с нее процента в социальные фонды;
• сумма к выплате устанавливается исключительно работодателем и не может быть оспорена.

Уведомить работодателя о жизненных трудностях, для преодоления которых нужна финансовая поддержка, следует в письменной форме. Заявление подается на имя руководителя организации. В нем нужно разъяснить причину просьбы о помощи, подкрепив ее документальными свидетельствами. Работодатель может и сам предложить сотруднику помощь, но заявление все же лучше написать.

Сумма рассчитывается в зависимости от понесенных на преодоление трудностей расходов (их, естественно, нужно подтвердить).

Трудной считается жизненная ситуация, в которой в результате малообеспеченности может нарушиться жизнедеятельность сотрудника или его семьи. К таким обстоятельствам закон относит:

• появление на иждивении родственника старше 65 лет или достижение этого возраста самим сотрудником;
• трудности в поиске трудоспособным членом семьи работы (присвоение ему статуса безработного);
• наличие в семье маленьких (несовершеннолетних) детей или одного ребенка;
• инвалидность одного из членов семьи.

Некоторые работодатели разрешают не расписывать трудности в заявлении, ограничивая заявителя обтекаемой формулировкой «в связи с тяжелым материальным положением».

Заявление на матпомощь к отпуску: образец

Если вы – работник коммерческой организации, и работодатель планирует выплатить поощрительную поддержку, то это возможно путем издания приказа. При выплате социальной помощи необходимо писать заявление.

Отметим, что унифицированной формы написания заявления такого типа не предусмотрено. Поэтому работник может составить его в свободной форме, если в локальных нормативных актах не предусмотрен образец написания.

Заявление на предоставление матпомощи к отпуску должно содержать ключевые моменты:

• данные заявителя – Ф.И.О., должность;
• наименование организации;
• основания для выплаты матпомощи (причина выплаты);
• продолжительность отпуска и его сроки;
• дата написания заявления;
• подпись с расшифровкой.

Процедура оформления материальной помощи

Оформление включает следующие этапы:

1. Написание заявление. В нем гражданин оповещает руководство о своем намерении уйти в отпуск в указываемый промежуток времени и просит предоставить ему финансовую поддержку. Заявление можно не писать, если сотрудник уходит в отпуск, который был закреплен за ним графиком отпусков. В этом случае начисление материальной поддержки происходит обязательно, если оно предусмотрено внутренними актами. Если же сотрудник берет отпуск незапланированно, то требуется написать соответствующее заявление. В любом случае, наличие данного документа не будет лишним. Исключение составляют бюджетные организации, где право получения раз в год доплаты к отпуску предусмотрено федеральным законодательством и не требует дополнительного подтверждения в виде заявления.
2. На основании установленных нормативными актами правил предоставления финансовой помощи сотрудникам при уходе в отпуск, на основании заявления работника составляется приказ руководителя организации о назначении сотруднику финансовой помощи. В документе указывается размер положенных выплат, определяемый на основании зарплаты сотрудника, его стажа работы и других показателей.
3. Приказ направляется бухгалтеру для проведения соответствующих начислений.
4. Бухгалтерия за три дня до даты начала отпуска перечисляет на лицевой счет сотрудника все положенные денежные средства (непосредственно отпускные и материальную помощь).

Материальная помощь начисляется бухгалтерией организации вне зависимости от наличия заявления сотрудника на основании приказа. Документ составляется по унифицированному образцу и содержит следующую информацию:

1. Наименование организации.
2. Наименование документа – «Приказ».
3. Дата составления документа, его порядковый номер.
4. Наименование приказа.
5. Основание (пункт коллективного договора, иного нормативного акта, содержащий сведения о назначении сотрудникам материальной помощи).
6. Основной текст (распоряжение руководителя с указанием должностного лица, на которое возлагается обязанность по исполнению распоряжения).
7. Информация о заявлении. Если основанием приказа является не только пункт локального нормативного акта, но и непосредственное заявление сотрудника, в документе указывается факт наличия заявления и дата его составления.
8. Подписи руководителя, ответственного исполнителя, получателя выплат с указанием должностей и расшифровкой подписи.

Доплата в коммерческих организациях

Коммерческие организации вправе распоряжаться полученной прибылью самостоятельно. Они по собственному усмотрению могут установить на предприятии подобную меру поддержки и стимуляции к труду работников.

Руководство самостоятельно определяет размер и период, по истечению которого сотрудник получает право на эту денежную сумму. Так, можно зафиксировать, что она будет выдаваться после того, как человек отработает год. Трудящийся сможет уйти в отпуск и через полгода, но допвыплату получит только в следующем году.

Также у предприятия имеется возможность закрепить разные размеры поддержки для каждой категории сотрудников. Так, лица, занимающие руководящие должности могут получать компенсацию в виде двух окладов, а рядовые сотрудники в размере одного.

При этом порядок оформления данной матподдержки будет для всех одинаков.

Нормативное регулирование

В ТК РФ не приводится определения мат. помощи к отпуску. Однако на практике такой вид поощрения часто используют работодатели. В зависимости от того, по какой причине произведена выплата, будет определяться и порядок ее начисления. Вариантов тут несколько:

1. Если выплата является поощрением работы сотрудника, то начисление производится на основании ч. 1 ст. 129 ТК РФ. Порядок и периодичность ее начисления закрепляются в локальных актах компании. Размер же поддержки может быть фиксированным или зависеть от результатов деятельности гражданина.
2. Если доплата к отпуску является мерой социальной поддержки работника из-за непростого финансового положения или иных обстоятельств, то начисления регулируются уже коллективным трудовым договором. Там прописывается, при каких обстоятельствах и в каком размере сотрудник может получить поддержку.

Основание для начисления выплаты очень важно, т. к. порядок начисления и особенности удержаний в обоих случаях будут разными.

Дополнительные выплаты, которые положены работнику, делятся на две категории:

• Социальные. Целью платежей считается оказание помощи для решения возникших непредвиденных ситуаций — смерть близкого человека, свадьба, попадание в ДТП, необходимость оздоровления и так далее. Размер выплаты определяется директором компании с учетом ее финансового состояния.
• Поощрительные. Такие платежи преследуют иную цель — стимулировать и удержать работников в предприятии. Если выдается материальная помощь в связи с отпуском, заявление писать требуется не всегда (об этом ниже). Особенность платежей в том, что они осуществляются только раз в год.

Такой тип материальной помощи характерен для различных предприятий — государственных и коммерческих.

Особенности выплаты материальной помощи к отпуску

В ст. 135 и 144 ТК РФ указано, что работодатели могут предусматривать системой оплаты труда различные доплаты. Это относится и к государственным, и к коммерческим организациям. Следует отметить, что предоставление персоналу матпомощи не является обязанностью работодателя, в этом случае он действует по своему усмотрению исходя из финансовых возможностей компании. Конкретные суммы и порядок их выдачи обычно регламентируются внутренними нормативными актами юридического лица. В них также должны быть указаны условия для отказа в выдаче работникам дополнительных денежных средств. Отказ по причинам, не указанным во внутренних актах, будет считаться неправомерным.

Размер материальной помощи к отпуску, установленный локальным актом, может быть следующим:

• фиксированная сумма, которая выплачивается всем работникам независимо от занимаемой ими должности;
• сумма, выплачиваемая в зависимости от оклада сотрудника.

Если матпомощь локальными документами не регламентирована, в заявлении сотрудник указывает необходимую сумму, а работодатель принимает решение в соответствии со своими финансовыми возможностями.

Бухгалтерия сможет выдать деньги только после утверждения руководителем организации соответствующего приказа.

Следует учитывать, что матпомощь от работодателя в размере до 4000 руб. в год не облагается НДФЛ и страховыми взносами ( п. 28 ст. 217, пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Работодатель имеет право отказать в получении матпомощи сотрудникам, которые:

• работают в организации менее 6 месяцев;
• уходят в отпуск с последующим увольнением;
• сотрудницам, которые уходят в декретный отпуск.

Материальная помощь сотруднику к отпуску образец заявления и порядок оформления

Все решения по поводу размеров денежной помощи принимаются непосредственно руководство предприятия, организации, фирмы. На решение руководства по поводу, сколько прибавить денег к отпускным выплатам, в первую очередь, всегда будет влиять финансовый климат компании.

Поэтому если работник пишет заявление, полагая, что ему заплатят двойную сумму отпуска, он может сильно ошибиться и получить меньше. Но это касается не всех случаев, обычно классическая надбавка составляет размер оклада – двойной либо одинарный, на усмотрение работодателя.

Двойной оклад может получить один раз в году сотрудник бюджетной организации.

Доплата к отпускным рассчитывается пропорционально:

• окладу;
• тарифной ставке;
• среднемесячного заработка работника.

Налогообложение не влияет на такие размеры сумм, которые выдаются в объеме менее 4000 руб., и, наоборот, если помощь выдавалась в размере, превышающем 4000 руб., тогда она будет облагаться налогом НДФЛ. В целом с суммы, превышающей лимит, будут взиматься следующие обязательные взносы и налоговые платежи:

• НДФЛ – налог с дохода физического лица.
• Страховые взносы в такие учреждения, как – ПФР, ФСС, ФФОМС.

Все случаи с выплатами материальной помощи, добавочной к отпускным, оформляются также еще и специальным приказом.

Сам образец приказа представляет собой бланк, написанный, заполненный по правилам кадрового делопроизводства.

В нем должны быть четко отражены не только размеры сумм, но также еще и дата выдачи с основанием – причиной назначения такой выплаты. В уже составленный и подписанный руководителем приказ ничего добавлять нельзя.

• Получать материальную денежную помощь от работодателя можно, но делается этой всегда через подачу заявления (кроме некоторых исключительных случаев) и изданием соответствующих приказов
• Очень важной деталью является то, что размер и периодичность таких выплат должны быть указаны в коллективном договоре предприятия, либо иных документах, регламентирующих внутренний распорядок и правила. Размер материальной помощи к отпускным выплатам для не бюджетников устанавливается по решению руководства предприятия, а для бюджетников отдельным федеральным законом

Кто получит материальную помощь к отпуску

Статья 136 ТК РФ рассматривает обязательные выплаты сотрудникам, но материальная помощь к отпуску в ней не оговаривается. А вот в статьях 135 и 144 ТК РФ говорится о различного рода надбавках и доплатах. Анализируя упомянутые статьи, приходим к такому выводу: материальная помощь к отпуску доступна для любого сотрудника, в том числе сотрудникам бюджетных организаций.

Размер, условия выплаты, представление нужных подтверждающих документов для запроса матпомощи — всё это оговаривается в локальных документах. Немаловажную роль играет и финансовая состоятельность самой организации.

Согласно ТК РФ сотрудник может уйти в отпуск, проработав 6 месяцев. Только по истечении шести месяцев допустимо писать заявление на отпуск и на матпомощь к отпуску. Такая помощь даётся только раз при уходе в отпуск первый раз за год.

При оформлении приказа на материальную помощь к отпуску целесообразнее использовать понятие «единовременная выплата». Рассмотрим это понятие:

• Есть выплаты поощрительного плана: используются из фонда оплаты труда. Каждому работнику при уходе в обязательный трудовой отпуск положена выплата поощрительного плана (чаще всего, в размере одного-двух окладов).
• Выплаты социального плана в рамках трудовых отношений облагаются налогами.
• Выплаты социального плана не берутся в расчёт при начислении налогов. Они выплачиваются на основании заявления нуждающегося в них сотрудника. Это выплаты при увольнении, в случае смерти родственника, при стихийном бедствии и чрезвычайной положении.

Приказ о единовременной матпомощи – это элемент кадрового документооборота. Бумага упоминается в положении о документообороте, инструкциях по его ведению, принятых в компании, с назначением ответственных за составление и хранение лиц.

Поскольку форма приказа не является обязательной, унифицированные формы на законодательном уровне не утверждались, важно правильно составить этот документ.

Обязательными элементами являются:

• наименование юрлица или ИП;
• место, дата подписания, номер;
• реквизиты приказа;
• указание на локальные и иные НА;
• причина оказания материальной помощи;
• ФИО сотрудника и его должность в организации;
• объем материальной помощи и сроки выплаты;
• приложения: подтверждающие документы-основания, заявление;
• данные, согласно ЛНА по документообороту: ФИО исполнителя, когда вступает в силу и пр.

Различные нюансы предоставления «отпускной» помощи

ВАЖНО! Образец заявления работника о выплате материальной помощи к отпуску от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Когда работодатель принял решение поддерживать сотрудников, уходящих в отпуск, материально, то большинство вопросов, связанных с этой выплатой, он решает на свое усмотрение. Тем не менее некоторые распространенные ситуации на практике разрешаются общепринятым порядком:

1. Если сотрудник разделяет свой отпуск на части, то матпомощь выплачивается на ту из них, которая составляет не менее предусмотренных законом двух недель.
2. Получение отпуска авансом не влияет на факт и размер материальной помощи.
3. Заявление на отпуск и на предоставление матпомощи может быть общим, либо же эти два документа можно подать отдельно.

Отдельной статьи в ТК РФ, регулирующей выплату материальной помощи, нет, однако есть ряд положений, из которых следует допустимость дополнительного финансирования отпускника:

1. Ст. 136 ТК РФ разъясняет вопросы относительно обязательных выплат, положенных работнику.
2. Ст. 135 ТК РФ описывает, каким образом распределяется матпомощь в качестве добровольной меры со стороны руководства с целью дополнительной мотивации человека на качественное исполнение обязанностей.
3. Ст. 144 ТК РФ разрешает устанавливать сумму выплаты выше положенных в регионе тарифов.

Поскольку трудовое законодательство отменяет обязательность матпомощи перед отпуском, персоналу следует исходить из внутренних положений, действующих на предприятии – распоряжений, внутренних приказов, пунктов трудового или коллективного договора. Для бюджетников принцип назначения определяется по специальным законодательным актам.

Есть общие правила, в каких случаях допускается назначение матпомощи:

• может быть выплачена независимо от трудовых достижений отпускника, либо наоборот, зависеть от того, насколько хорошо работник справлялся с работой (выступает в качестве мотивационного инструмента);
• предполагает право на финансовую поддержку при наличии определенных социальных потребностей;
• служит дополнительной добровольной мерой в коммерческих организациях, и обязательной – для госучреждений;
• устанавливается независимо от финансовых результатов компании, достижений сотрудника (если он относится к бюджетной отрасли);
• выдается нерегулярно, не чаще 1 раза в год;
• размер помощи назначается по усмотрению предприятия.

Есть специальные виды матпомощи перед свадьбой или при рождении ребенка, однако чаще всего деньги выделяются перед началом отпускного периода.

Что такое материальная помощь

Материальная помощь – это выплата нуждающемуся сотруднику определенной денежной суммы или предоставление необходимых предметов в вещественном виде. Материальная помощь сотруднику нигде не регламентируется в российском законодательстве, поэтому то, как её будет оформлять работодатель, уже зависит от него. Размер помощи часто зависит от доходов предприятия. Если финансовые возможности позволяют, такая помощь может быть даже системной или выборочной.

Кроме денег, материальная помощь может осуществляться продукцией. Все зависит от того, какое решение примет руководство. Выплачивать материальную помощь для своих работников имеют право все организации всех форм собственности.

Похожие записи:

• Налоговый вычет на ребёнка в 2018 году
• Раздел 4 ПДД РФ. Обязанности пешеходов
• Закон о тишине — 2023: до какого времени можно шуметь