Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить конверт». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы написать и отправить письмо, используются конверты различной формы. Допускается самостоятельно изготовить его при соблюдении установленных форматов. При необходимости осуществить массовую рассылку простых писем можно использовать конверты с наклеенными данными отправителя и получателя. Также не запрещено использовать печатную технику для отображения необходимых данных.
Как правильно заполнить конверт для письма?
При заполнении конверта, в какую бы страну вы не посылали письмо, старайтесь придерживаться следующих правил:
- Язык. Во время оправки документов, письма по территории России пользуйтесь только русским языком. Если вы будете посылать письмо в иное государство, тогда можете пользоваться английским языком. Вы должны обращать внимание на образец, при помощи которого возможна отправка за границу. Если нужно продублируйте информацию на языке государства-получателя. Но вы не должны забывать о том, что данные на английском языке считаются обязательными.
Зачем вписывать почтовый индекс?
Отдельно рассказываем об индексе на конверте. Это очень важная часть стандарта, благодаря которой письмо или бандероль попадают на автоматическую обработку, а значит, быстро проходят все пункты маршрута. Цифры почтового индекса в большом поле с контурами нужно написать строго по образцу. Тогда автомат считает их и запустит ваше отправление по стандартному маршруту. Индекс международный — это тоже почтовый стандарт, в котором учтена страна, регион, населенный пункт и конкретное отделение связи.
Пример: индекс 246042 означает, что письмо пойдет в Беларусь, в Гомельскую область, город Гомель, отделение связи № 42. И только там почтальон посмотрит на адрес, чтобы отнести и бросить в почтовый ящик. А если письмо заказное или с уведомлением о вручении — чтобы отдать его только тому человеку, который указан в поле «Кому».
Язык заполнения почтового конверта
Все данные на конверте заполняются на русском языке. Для республик в составе России, имеющих разрешенный иной государственный язык, разрешается заполнить почтовый конверт на нем, но при одновременном заполнении на русском языке.
Как правильно заполнить конверт в другую страну?
Для отправки писем в другую страну данные отправителя пишутся на русском языке, с повторением названия страны на латинском. Например: от Волкова Дмитрия Ивановича ул. Ленина д.14 кв. 220 г. Москва, Россия, Moscow Russia.
Данные получателя пишутся на латинском языке, с повторением названия страны на русском, например: Jones Mary, 49 Marchmont Road Wallington, Surrey SM8 8NT United Kingdom, Великобритания. Индекс пишется арабскими цифрами: 123456
Для ускорения доставки вашей корреспонденции все данные лучше писать полностью, не допуская ошибок и помарок, печатными буквами, это облегчит распознавание вашего почерка сотрудниками почтовой службы и не позволит письму затеряться.
Как правильно заполнить конверт для письма по России
Для того чтобы избежать совершения ошибок, рекомендуется заполнять конверт поэтапно.
- Вначале рекомендуется заполнять адрес отправителя, который указывается в верхнем левом углу.
- Заполняя данные отправителя, нужно указать полную фамилию, имя и отчество человека, отправляющего письмо, полный адрес его проживания, город проживания, почтовый индекс.
- При необходимости указывается регион проживания.
- Данные получателя письма указываются в правом нижнем углу, тут важно указать полные фамилию, имя и отчество получателя, правильный полный адрес проживания, город и регион проживания, а также почтовый индекс.
Очень важно, чтобы все данные указанные на конверте были полными и достоверными, соответственно, перед тем, как заполнить письмо для отправки по России, необходимо сначала уточнить все необходимые данные.
Как правильно подписать конверт по России
Определенной последовательности заполнения конверта нет, главное – внести всю информацию прописными, разборчиво написанными буквами, соблюдая правила правописания.
Образцы правильного заполнения можно найти на электронных сайтах и в любом отделении.
Условно весь конверт делится на две части:
В обоих углах необходимо указать:
Возьмите на заметку: ФИО отправителя при пересылке указывается в родительном падеже (письмо от кого), ФИО получателя – в дательном (письмо кому).
Под адресами справа подписывают индексы обоих пунктов. Если необходимо отправить письмо адресно «до востребования», вместо домашнего адреса получателя пишется адрес почтового отделения и ставится пометка. Например, можно написать «Главпочтамт» и абонентский ящик, если он есть.
Письмо, отправленное первым классом, будет стоить дороже всех других письменных отправлений, но при этом и дойдет быстрее.
Место нахождения получателя корреспонденции
Далее должны присутствовать реквизиты, которые в совокупности определяют место нахождения адресата. При их оформлении используют сокращения почтовых сведений (их еще называют «родовые понятия»). В их числе такие, например, как область, район, город, поселок, улица и т.п.
Обязательным условием является использование общепринятых сокращений. Произвольные сокращения могут привести к тому, что местонахождение адресата будет определено неверно. Например, из сокращения «пр.» невозможно понять, что имеется в виду: проезд или проспект. Стандартизированные виды сокращений и правила сокращения слов наиболее полно зафиксированы в Словаре сокращений русского языка.
Общепринятыми сокращениями слов, которые включаются в адрес, являются, например, следующие:
- обл. – область (например: Вологодская обл.);
- р-он – район (например: Чеховский р-он);
- г. – город (например: г. Саратов);
- пос. – поселок (например: пос. Матвеевский);
- ул. – улица (например: ул. Рябиновая);
- пр-т – проспект (например: пр-т Маршала Жукова);
- пр-д – проезд (например: Коломенский пр-д);
- пер. – переулок (например: Кривоколенный пер.);
- наб. – набережная (например: наб. Тараса Шевченко);
- пл. – площадь (например: пл. Гагарина);
- б-р – бульвар (например: б-р Дмитрия Донского);
- ш. – шоссе (например: Варшавское ш.);
- д. – дом (например: д. 143);
- корп. – корпус (например: корп. 2);
- стр. – строение (например: стр. 1);
- кв. – квартира (например: кв. 154).
Остановимся на некоторых особенностях, которые следует учитывать при оформлении адреса.
В названиях улиц, проспектов, переулков все слова, кроме сокращенных родовых понятий, пишутся с прописной буквы. Включенные в названия улиц звания, профессии и т.п. также пишутся с прописной буквы.
Марками можно оплачивать открытки, письма и бандероли по России и за границу. Общий номинал марок, наклеенных на отправление, должен покрывать его стоимость.
Стоимость простого письма по России весом до 20 г — 23 руб.
Стоимость простого письма за границу весом до 20 г — наземным транспортом — 45 руб., воздушным транспортом – 50 руб.
Стоимость простой открытки по России — 18 руб.
Стоимость простой открытки за границу — наземным транспортом — 45 руб., воздушным транспортом – 50 руб.
Стоимость других отправлений можно рассчитать с помощью калькулятора стоимости отправки писем, посылок.
Марки нужно наклеивать в правый верхний угол адресной стороны конверта, открытки, упаковки. Если этот угол занят, наклейте марки чуть ниже.
Иногда марка может быть напечатана прямо на конверте или открытке.
Как правильно подписать конверт по России
Определенной последовательности заполнения конверта нет, главное – внести всю информацию прописными, разборчиво написанными буквами, соблюдая правила правописания.
Образцы правильного заполнения можно найти на электронных сайтах и в любом отделении.
Условно весь конверт делится на две части:
В обоих углах необходимо указать:
Возьмите на заметку: ФИО отправителя при пересылке указывается в родительном падеже (письмо от кого), ФИО получателя – в дательном (письмо кому).
Под адресами справа подписывают индексы обоих пунктов. Если необходимо отправить письмо адресно «до востребования», вместо домашнего адреса получателя пишется адрес почтового отделения и ставится пометка. Например, можно написать «Главпочтамт» и абонентский ящик, если он есть.
Письмо, отправленное первым классом, будет стоить дороже всех других письменных отправлений, но при этом и дойдет быстрее.
Как оформить конверт для отправки письма образец
Уведомление о вручении заказного письма – специальный документ, который информирует отправителя о том, что его почтовое отправление доставлено и получено конечным адресатом. Уведомление о вручении представляет собой специальный почтовый бланк формы 119 (ф 119). Данный бланк заполняется отправителем заказного письма и пересылается вместе с ним.
Помимо заказного письма с уведомлением ф 119 можно также отправить: ценное письмо, в том числе ценное и заказное письмо 1 класса, заказную и ценную бандероль, а также посылки. В каждом случае бланк следует вместе с почтовым отправлением в место вручения.
Заказное письмо, как и любой другой вид почтового отправления с уведомлением о вручении, передается адресату (получателю) лично в руки под роспись. В момент вручения сотрудником почты заполняется оборотная сторона бланка, где указывается когда и кем получено данное почтовое отправление. В строке «Получил» получатель ставит свою подпись. Далее бланк уведомления пересылается обратно отправителю письма.
Получить письмо, бандероль или посылку, отправленные с бланком ф 119, может как сам адресат, так и его законный представитель на основе доверенности. И первому, и второму при получении необходимо предъявить паспорт. Законный представитель помимо документа, удостоверяющего личность, должен будет показать также доверенность. Если письмо получает иной человек по доверенности, то этот момент в бланке уведомления также указывается.
Уведомление о вручении может быть простое и заказное. В данном случае простое уведомление представляет собой тоже самое, что и простое письмо – то есть почтальон его просто опустит в почтовый ящик отправителя; заказное – будет вручено лично в руки.
Уведомление о вручении заказного письма является дополнительной услугой Почты России, которую оплачивает отправитель. С 1 января 2019 года тариф следующий:
- стоимость простого уведомления – 27,50 рублей;
- стоимость заказного уведомления – 68 рублей.
По сравнению с предыдущим годом цена выросла на 2-7 рублей соответственно виду уведомления. Оплачивать уведомление о вручении марками с 2019 года нельзя. Поэтому сэкономить 20% за НДС не получится.
Как написать письмо за границу?
Еще больше примеров тут.
Мы можем отправить Ваше письмо в любую страну мира. Будь это Казахстан или Украина, Германия или Франция, США или Япония, а может даже Палау или Ниуэ, везде где работает почтовая служба, Ваше письмо дойдет без проблем.
Но как подписывать конверт? На русском? На английском? Или может на китайском? Поймут ли почтальоны что и куда?
Все очень просто! Давайте разбираться.
Вот что пишут на официальном сайте почты России:
Для отправлений за границу: данные получателя нужно писать латинскими буквами и арабскими цифрами. Можно написать адрес получателя на языке страны назначения. Наименование страны назначения в любом случае нужно указать и на русском языке тоже.
Давайте конкретные примеры:
Пример письма в США.
2749 — номер дома, Allen ave — название улицы, авеню сокращают до ave, В5 — номер квартиры, St Louis — город Сент-Луиз, MO — сокращение штата Миссури, 63104 — почтовый индекс (ZIP codes).
Отправка заказного письма с описью вложения
Опись вложения – это специальный документ, в котором указывается перечень вложений в почтовое отправление и их ценность. Письмо или посылка с таким сопроводительным документом по желанию адресата в момент получения может быть вскрыто в присутствии сотрудника почты с целью сверки содержимого с описью. В случае утери или повреждения одного из предметов или почтового отправления в целом – Почта России выплачивает компенсацию, которая напрямую зависит от объявленной ценности.
Отправить заказное письмо с описью вложения – нельзя! Данная услуга доступна только для ценной письменной корреспонденции.
Ценное письмо представляет собой абсолютно тоже самое, что и заказное, с единственным отличием – для ценной письменной корреспонденции указывается объявленная ценность, а стоимость его отправки становится выше.
Для отправки ценной письменной корреспонденции с описью вложения необходимо заполнить два бланка ф. 107. Один пересылается вместе с почтовым отправлением, второй остается у отправителя. Бланки выдаются бесплатно в отделениях связи, также их можно заполнить онлайн на официальном сайте Почты России и после этого распечатать.
Марками можно оплачивать открытки, письма и бандероли по России и за границу. Общий номинал марок, наклеенных на отправление, должен покрывать его стоимость.
Стоимость простого письма по России весом до 20 г — 23 руб.
Стоимость простого письма за границу весом до 20 г — наземным транспортом — 45 руб., воздушным транспортом – 50 руб.
Стоимость простой открытки по России — 18 руб.
Стоимость простой открытки за границу — наземным транспортом — 45 руб., воздушным транспортом – 50 руб.
Стоимость других отправлений можно рассчитать с помощью калькулятора стоимости отправки писем, посылок.
Марки нужно наклеивать в правый верхний угол адресной стороны конверта, открытки, упаковки. Если этот угол занят, наклейте марки чуть ниже.
Иногда марка может быть напечатана прямо на конверте или открытке.
|
Нанесенная на конверт литера A позволяет отправить простое письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок. |
Нанесенная на конверт литера D позволяет отправить заказное письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок. |
Нанесенная на открытку литера B позволяет отправить эту открытку по России без наклеивания дополнительных марок. |
Доклеив марки на нужную сумму, можно отправить открытки и конверты с литерами A, В и D и за границу.
Предельные размеры письма, отправляемого в пределах России: минимально 110 x 220 мм или 114 x 162 мм и максимально С4 формат (в него можно положить документы А4 формата, не складывая их).
Предельный вес: 100 г. Если отправляемые вами бумаги весят больше, то их уже оформят как бандероль, тарифы за пересылку которой несколько выше, чем у письма. У бандероли тоже есть ограничение максимального веса — 2 кг. Более весомые отправления будут расцениваться почтовиками уже как посылки.
Стандартный лист офисной бумаги формата А4 (например, Ballet Classic, 80 г/м кв.) весит около 5 — 6 грамм. Стандартный конверт в половину листа А4 (это формат С5, он немного больше А5 формата) весит примерно 6 — 8 грамм. Сложив эти данные, прибавьте пару-тройку граммов на вес марок, пяток граммов на вес ярлыка с координатами получателя письма (если вы его наклеиваете на конверт, а не пишите от руки). Получается, что в пределах 100 граммов будут весить письма, содержащие где-то до 15 листов А4 формата. Отправку большего количества бумаг придется оформлять бандеролью.
Содержимое бандероли, так же как и письма, может быть запаковано в обычный конверт С5 или С4 формата. Крупные вложения удобнее упаковывать в пластиковые пакеты формата С4 или С3, которые можно приобрести в отделениях Почты России.
Письмо может быть простым, заказным или с объявленной ценностью. Простые письма принимаются от отправителя без выдачи квитанции, доставляются до почтового ящика. В них пересылаются письменные сообщения, открытки. Это самый дешевый способ отправки.
Заказные письма относятся к регистрируемым почтовым отправлениям, принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаются адресату (его законному представителю) с его распиской в получении. В заказных письмах обычно пересылаются письменные сообщения делового характера.
Так же как и в случае с заказными почтовыми карточками, отправитель может отследить местонахождение письма по идентификационному номеру, присваиваемому в процессе регистрации , и воспользоваться услугой «уведомление о вручении».
Идентификационный номер проставляется на конверте или приклеивается в виде наклейки со штрихкодом.
Но бывают ситуации, когда дату получения документов письмом важно подтвердить не только отправителю, но и получателю, в т.ч. когда конверт пришел без уведомления о вручении. На конверте есть штемпель с датой его получения почтовым отделением, но часто до момента вручения конверта адресату проходит еще неделя-другая. Выход из этой ситуации есть: вы можете попросить отксерокопировать извещение о вручении (на одной стороне которого есть номер регистрируемого почтового отправления, имя и адрес получателя, а на другой стороне — дата вручения с паспортными данными получателя). Правда, упросить заверить эту копию по всем правилам (с надписью «копия верна», должностью, датой и подписью должностного лица почты) вам вряд ли удастся. Почему-то подобные просьбы вызывают у почтовиков панику. Зато «греть» вас должна мысль о том, что оригинал извещения будет храниться почтой еще в течение года и по запросу судебных органов почта подтвердит сведения, фигурирующие в извещении.
На каждое отправляемое заказное письмо сотрудник почты должен выписать квитанцию. Но часто организации копят свои отправления и приносят их на почту «кучками», чего почтовики не любят. Поэтому для экономии их времени (и заботы о ваших нервных клетках) вместе с комплектом заказных отправлений лучше сразу принести заполненный реестр заказных отправлений, куда сотрудник почты впишет недостающие сведения о каждом отправлении (вес, стоимость, а также почтовый идентификационный номер), поставит свой штемпель с датой и выбьет квитанцию об оплате (Пример 5). Таким образом, у вас на руках появляются первые документы, фиксирующие дату отправки корреспонденции, и до возвращения уведомлений о вручении (если вы их оформляли) они будут вашим единственным доказательством.
Пример 5.
Разрешенные форматы конвертов
Требования к упаковке отправлений регулируются ГОСТ Р51506-99, в котором учтены международные стандарты.
Готовые упаковки разрешенных размеров можно приобрести на почте или в канцелярском магазине, но допускается и самостоятельное изготовление с соблюдением установленных параметров.
Таблица 1. Разрешенные форматы для почтовых конвертов
| Формат | Размер, мм | Вместительность | Предназначение |
| С6 | 114×162 (советский конверт) | Лист А4, сложенный вчетверо; |
Они бывают маркированные и без маркировки. Для того чтобы отправить письмо по России либо за границу, отправителю необходимо либо приобрести маркированный либо немаркированный и марку отдельно. В первом случае марка напечатана в правом верхнем углу, во втором ее надо будет наклеить самостоятельно.
Следует знать, что бывают конверты без напечатанных полей для адреса. В этом случае применяются те же самые правила, поясняющие, куда вписывать сведения. Еще бывают армейские конверты, которыми пользуются военнослужащие. И это замечательно, что в нашей армии сохранилась традиция отправления писем.
Эти конверты особенные на вид, на них есть отличительная красная рамка. При их заполнении необходимо также указывать роту, подразделение и номер военной части. Эти конверты выдаются солдатам совершенно бесплатно как раз для общения с родными. В таких конвертах можно отправлять письма, открытки и фотографии. Деньги отправлять нельзя, так как Почта России это делать категорически запрещает.