Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача работнику справки 2-НДФЛ при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фискальными службами не указывается и период, за который возможно представление 2-НДФЛ увольняющимся (и не только увольняющимся) сотрудникам, следовательно, запросить сведения можно за любой интересующий период. Обычно уволенным работникам справка о доходах предоставляется за период с начала текущего года по день увольнения, так как для последующего трудоустройства требуется документ именно за этот период.
Справка 2-НДФЛ при увольнении: за какой период выдается
Если необходимо получить сведения по доходам за предыдущие периоды, то, как правило, проблем с заполнением справки в бухгалтерии также не возникает. Например, увольняющийся с 1-го июля 2018 работник вправе получить справки 2-НДФЛ за первое полугодие 2018, 2017, 2016, 2015 годы (при подаче запроса). Современные автоматизированные системы расчета зарплаты сегодня позволяют формировать справку 2-НДФЛ за любой указанный период, конечно, с учетом разумных сроков. Скорей всего получить справку шестилетней давности у работодателя не удастся, поскольку хранить подобные документы налоговые агенты обязаны на протяжении 4-х лет.
Работодатели, представляют в ИФНС сведения о доходах физлиц за истекший год, поэтому в крайнем случае, в случае невозможности получить сведения от работодателя, можно запросить их у налоговой и ПФР, обратившись в ИФНС и отделение фонда по месту жительства.
Итак, выдать 2-НДФЛ при увольнении по заявке работника могут за прошлые годы (например, для оформления имущественного вычета в ИФНС) или за несколько месяцев текущего года (к примеру, для расчета ипотечного кредита), т. е. за тот период, которой будет указан в запросе. Сделать это работодатель должен в день увольнения.
Справка 2-НДФЛ в 2022 году: образец заполнения
Новый бланк формы 2-НДФЛ в году еще не утвердили, поэтому заполняем справку на бланке, который действовал в прошлом году. Рассмотрим порядок заполнения справки по форме 2-НДФЛ в виде таблицы:
| Наименование раздела | Заполняемая информация |
| Заголовок | заполняется реквизит «Признак»:
признак 1 — отчетность о доходах и налогах; признак 2 — отчетность о доходах, с которых налог не удерживался. |
| Шапка | В шапке справки укажите отчетный год и код ИФНС. Также нужно проставить номер корректировки:
00 – первичная правка; 01,02,03….. При отправке корректирующих сведений указывайте номер корректировки по порядку |
| Раздел 1 | указываются реквизиты организации или предпринимателя, выплатившего доход физическому лицу. Если доходы выплачивало обособленное подразделение, укажите КПП и ОКТМО этого подразделения. |
| Раздел 2 | указываются сведения о физическом лице, получившем доход: фамилия, имя и отчество, паспортные данные и домашний адрес, ИНН при его наличии. |
| Раздел 3 | указываются сгруппированные данные о доходах, выплаченных физическому лицу. Основанием группировки является ставка налога, которым облагается доход. Указываются в справке все налогооблагаемые доходы, выплаченные работнику не только по трудовому, но и по гражданско-правовому договору. Если доход облагается только 13% тогда этот раздел заполняется только один раз. Если работник получал другие виды доходов, облагаемые по ставке 9% или 30%, то заполните раздел 3 по каждой налоговой ставке отдельно. |
| Раздел 4 | укажите предоставленные работнику стандартные, социальные, имущественные или инвестиционные налоговые вычеты. Указывайте общую сумму предоставленных вычетов отдельно по каждому коду. |
| Раздел 5 | Указывается общая сумма дохода, налоговая база, исчисленный, удержанный, перечисленный, излишне удержанный и не удержанный налог |
Если при увольнении выплачивается выходное пособие, его показывать в разделе доходов не нужно, так как оно в пределах трех месячных заработков не облагается налоговой нагрузкой.
Если на предприятии предусмотрен повышенный размер выходного пособия, то в части превышения над установленной законом величиной следует удержать НДФЛ и показать сумму превышения в 3-м разделе справки.
Справку подписывает руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Главный бухгалтер может подписать справку, если он имеет доверенность на право подписи, выданную руководителем организации.
Назначение справки 2-НДФЛ
Выдача справки 2-НДФЛ при увольнении
- Трудовую книжку с записью о работе в данной организации.
- Медицинскую книжку, если таковая имелась.
- Документы об образовании, при условии, что их оригиналы хранились у нанимателя. Речь идет не о дипломах, а о сертификатах повышения квалификации, удостоверениях о полученных в процессе работы навыках и иное.
- Справку, которая позволит на будущей работе производить начисления по листкам нетрудоспособности в случае болезни работника.
- При сокращении сотрудника ему выдается справка для центра занятости.
Как составить заявление
То, что вы находитесь на этой странице, говорит о том, что вам понадобилось составить заявление на получение справки 2-НДФЛ, с которым вы прежде не сталкивались. Перед тем как дать вам подробные сведения об этом конкретном документе, предоставим общую информацию, которая касается всех подобного рода бумаг.
- Во-первых, учитывайте, что для этого заявления законодательством не предусмотрено никакой унифицированной формы (таковые для коммерческих организаций были упразднены еще в 2013 году), так что делать его можно в свободном виде. Но, если внутри вашей компании есть разработанный и утвержденный в учетной политике стандартный образец документа – оформляйте акт по его типу, это избавит вас от претензий со стороны бухгалтерии или руководства.
- Во-вторых, знайте, что заявление допускается создавать на обыкновенном листе любого удобного вам формата (чаще всего используются А4 или А5) или на фирменном бланке – опять же тогда, когда такое условие выдвигается со стороны работодателя.
- Текст можно писать от руки (но без помарок, ошибок, неточностей и правок) или набирать в компьютере. Если вы пошли по пути электронного оформления, то после того как напишете заявление, обязательно его распечатайте – это надо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись. Предварительно рекомендуем вам уточнить у представителя работодателя, принимаются ли у вас в компании напечатанные заявления – иногда в организациях рассматривают только рукописные документы.
- Делайте заявление в двух идентичных экземплярах – один из них отдайте работодателю, второй, предварительно завизировав о передаче копии, оставьте себе – он пригодится на тот случай, если вдруг в назначенное время справка не будет вам выдана.
Получение справки при ранее ликвидированном предприятии
Нередко справка требуется за период, когда гражданин работал в компании, которая на настоящий момент прекратила существование. Т.е. она ликвидирована как юридическое лицо и полностью исключена из регистрационных списков.
Подобная ситуация не является нерешаемой проблемой и получение необходимых сведений возможно. В этом случае меняется только адресат обращения, которым становится налоговое ведомство. В него получатель приходит лично, либо за него это делает должностное лицо в новой организации. Обычно применяется второй вариант, поскольку для сотрудника бухгалтерии взаимодействие с налоговиками является неотъемлемой частью работы.
Внимание! Соответственно ФСС представляет всю запрошенную информацию, которая позволит рассчитать отпускные, больничный лист и налоговые вычеты. Если справку требует банк или социальная служба, гражданин обращается за ней самостоятельно.
Итак, документ содержит всю базовую информацию, а также код увольнения, указанный в справке 2 НДФЛ, в числе прочих сведений. Выдать его обязаны по первому требованию в 3-дневный срок. Форма подачи такого обращения устная, но для подстраховки можно составить и письменное заявление. Даже если организация к текущему моменту ликвидирована, справку запрашивают у налоговиков.
Можно ли получить через некоторое время после ухода с работы?
Справку о доходах можно в любой момент после ухода с работы. Но важно знать, что общая документация на предприятиях в основном хранится не более четырех лет. За это время бывшему сотруднику организация обязана предоставить декларацию. В зависимости от нужного периода, бывшее руководство может сделать от одной до нескольких справок.
Несколько дополнительных советов:
- как получить, если предприятие ликвидировано? Если понадобилась справка с прошлого места работы, а предприятие закрыто и исключено из Единого госреестра юрлиц, то действовать нужно по следующему плану. Необходимо сообщить бухгалтерии новой организации о необходимости подать запрос в местные фиксальные госслужбы. Если гражданин не устроен на новое место работы, но возникла необходимость получения официальных сведений о доходах за определенный период, то он может обратиться в данные органы самостоятельно;
- если документ имеет ошибки. Если при проведении проверки или самостоятельно гражданином в декларации была обнаружена ошибка, то формируют уточнения и отправляют в налоговую инспекцию. Исправленный вариант обязательно отправляют бывшему работнику.
Отказать в выдаче документа по заявлению сотрудника организация не имеет права, так как информация в справке касается только работника и его деятельности до увольнения. Если организация отказывается от выдачи документа, то ей может грозить административная ответственность. Гражданин имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию.
Действия, если при увольнении документ не выдан
Случается, что по тем или иным причинам (конфликты, нежелание расставаться с сотрудником, ошибки бухгалтерии, чрезмерная «занятость») документ не выдают. Лучшим способом подстраховаться является письменное заявление. Сам факт его составления уже выводит ситуацию из общего ряда, поскольку в большинстве случаев подобные просьбы носят устный характер.
Обращение пишется в произвольном формате, а главной задачей составителя выступает четкое изложение просьбы. Кроме этого важно зарегистрировать заявление о выдаче 2-й НДФЛ при увольнении. В бухгалтерии или отделе кадров могут отказать, тогда необходимо отправить обращение заказным письмом. В данном случае отказ будет означать прямое нарушение закона со всеми вытекающими, в виде жалобы в Роструд и (или) прокуратуру.
В данном случае предусмотрен штраф, достигающий для должностных лиц 1 – 5 тыс. рублей, а для компании суммы в 30-50 тыс. рублей. Санкции применяются в порядке ст. 5.27 КоАП.
Когда отражают выходное пособие в справке 2-НДФЛ
Так как пособие при увольнении является материальной компенсацией, у него льготное налогообложение. Согласно ст.217 п.3 подп.8 НК Российской Федерации, сумма компенсации при увольнении не облагается НДФЛ, если она не превышает трехкратного размера средней заработной платы за месяц. Для районов Крайнего Севера и приравненных к ним территориям этот параметр увеличен до шестикратного размера.
Все компенсационные выплаты, превышающие установленные законодательством размеры облагаются налогом с доходов физических лиц (НДФЛ). Соответственно, их нужно отразить в отчете 2-НДФЛ.
Согласно НК РФ (п.9 ст.255) в коллективном или трудовом договоре должен быть указан пункт о льготном налогообложении выходного пособия.
Письмом ФНС №БС-4-11/9933 от 25.05.2017 г. утверждено, что выходные пособия, которые не превышают трехкратного размера среднемесячной заработной платы (шестикратного — для работников Крайнего Севера), не облагаются НДФЛ независимо от причины прекращения трудовых отношений.
Выходное пособие выплачивают в таких случаях:
- при ликвидации предприятия (ст.178 ч.1 ТК РФ);
- при прекращении трудовых отношений по причине призыва сотрудника в ряды Вооруженных сил РФ (ст.178 ч.3 абз.3 ТК РФ);
- при сокращении штата сотрудников (ст.178 ч. 1 ТК РФ);
- если прекращение трудовых отношений происходит по причине нарушений правил заключения трудового договора не по вине работника (ст.84 ч.ч.1,3 ТК РФ);
- увольнение по согласованию сторон.
Если опираться на правила, указанные в законодательстве, при увольнении по согласованию или по собственному желанию работодатель может и не выплачивать выходное пособие. Но и тут есть определенные нюансы. Если пункт о выплате выходного пособия при увольнении по собственному желанию или по согласованию сторон указан в трудовом договоре, значит, работодатель должен выплатить его.
Справка 2-НДФЛ о доходах
Налог на доход с физических лиц (НДФЛ) – это отчисления, которые производятся со всех доходов гражданина. Он исчисляется в процентах от полученных средств, размер налогообложения напрямую зависит от наличия или отсутствия гражданства у человека. Налоговые ставки изменяются также в зависимости от того, откуда были получены средства.
Работодатель отвечает и отчитывается лишь за те отчисления, которые он делает лично из заработной платы числящихся у него сотрудников. За остальные доходы обязан отчитываться сам гражданин и делать это следует не реже одного раза в год. Индивидуальные предприниматели, которые имеют наемных работников, а также юридические лица, обязаны насчитывать НДФЛ ежемесячно и перечислять его в бюджет в установленном порядке. Отчетность по 2-НДФЛ позволяет налоговым службам контролировать правильность и полноту отчислений, а также вести общий учет доходов и расходов работающих лиц.
Налоговые отчисления вне зависимости от частоты их выплаты всегда имеют общий годовой учет, поэтому при переходе от одного нанимателя к другому крайне важно предоставить по новому месту работы сведения о ранее отчисленных суммах. Такой порядок позволяет высчитывать совокупный годовой доход и правильно производить расчеты по налогам и сборам.
За какие налоговые периоды выдавать
Есть несколько вариантов — все зависит от того, куда и зачем она делается.
За какой период делается справка 2-НДФЛ:
- Документ предоставляется в ФНС за прошедший год полностью. Это определено налоговым законодательством.
- Если сотрудник увольняется, то ему выдается на руки справка – для предоставления следующему работодателю. Справка заполняется за весь текущий отработанный сотрудником период.
- Справка может быть предоставлена работнику по его заявлению для предоставления по месту требования. Например, в банк для оформления кредитной заявки, в органы соцзащиты, для получения визы. В этих случаях сотрудник в заявлении определяет период сам.
Документ оформляется:
- За квартал. За определенный период времени документ, как правило, требуют в социальные органы, в банки, в визовые центры. Просто в заявлении на справку указывается период – квартал.
- За прошлые годы. Также по заявлению сотрудника, в том числе и бывшего, формируются бланки за прошедшие года полностью. Например, они нужны для расчетов листков нетрудоспособности по беременности и родам, подачи декларации 3-НДФЛ за прошедшие годы.
2-НДФЛ с реестром относятся к налоговой отчетности. Срок хранения не более 5 лет. После чего документы могут быть уничтожены. Сроки закреплены в Налоговом кодексе, законах «Об архивном деле в Российской Федерации» и «О бухгалтерском учете».
Выдача документа 2-НДФЛ работнику – это прямая обязанность работодателя. При игнорировании заявлений сотрудника, работодатель нарушает законодательство. Обычно с выдачей справок проблем не бывает. Но за нарушение сроков выдачи ответственность не предусмотрена. Если случалось, что работодатель игнорирует запросы, остается обращение в трудовую инспекцию, прокуратуру и суд.
В п. 3 ст. 230 НК РФ указано, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию физического лица налоговым агентом. Справка оформляется по утвержденной фискальным ведомством форме 2-НДФЛ.
Сколько времени оформляется 2-ндфл
Периодически для всех сотрудников фирмы составляется справка о доходах. Поэтому работодатель до 1 апреля обязан предоставить информацию о полученных средствах физического лица за 365 дней. Согласно п.3 статьи 230 НК России начальник обязан незамедлительно изготовить по запросу своего нынешнего или бывшего подчиненного.
Обратите внимание! Налоговый кодекс не оговаривает вопрос: справка 2-ндфл сколько делается по времени. Но в статье 62 Трудового кодекса РФ указано: по письменному запросу сотрудника работодатель обязан передать все необходимые копии документов, которые напрямую связаны с работой (приказы касательно приема на работу, документы о переводе, приказы об увольнении, соответствующие выдержки из трудовой книжки, полные сведения о доходах) не позже 3-х рабочих дней со дня подачи заявления. Все копии предоставляются бесплатно и оформлены в соответствии с установленными нормами.
Правильное заполнение бланка налоговой декларации
В 2020 году в структуру справки были внесены незначительные изменения. К основным нововведениям в документе относятся:
- Скорректирована первая строчка. В новой форме справки 2-ндфл указывается 00 в графе «Номер корректировки», так как на сегодня справка оформляется исключительно конкретного сотрудника, для которого это будет первая запись в трудовую книжку.
- Ели указаны цифры 01, 02 и т.д., то справка называется корректирующей. Для того, что справка носила аннулирующий характер, необходимо поставить 99.
- Также в новой форме добавлена новая строка с названием «ИНН в стране гражданства». Такая строчка появилась в графике «Данные о физическом лице» для того, чтобы было возможно внести персональные данные при необходимости.
- Помимо этого, разработанные дополнительные коды, которые требуются лицам, участвующим в программе переселения подтвержденным статусом беженца или для иностранцев.
- Для иммигрантов теперь отведена специальная графа, в которой они указывают адрес фактического проживания работают. В предыдущей форме в разделе 4 указывались только расходы, связанные с недвижимостью, социальные и стандартные налоги. В новой форме имеется строка, в которой указывается размер налога, связанного с инвестициями.
- Корректировкам подверглись справочники «Коды документов» и «Коды регионов». Для документов теперь вместо 18 вводится 19 для подтверждения статуса беженца. А в регионах теперь 91 — код Крыма, 92 — код Севастополя.
Если имеется задержка по выплате зарплаты
Задержка по выплате заработной платы – это очень серьезное нарушение. Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя выплачивать оплату труда не реже двух раз в месяц. Точные сроки прописываются во внутренних документах.
При задержке заработной платы сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию с заявлением. Трудовой инспекцией проводится проверка предприятия и выдается предписание. С первого дня просрочки работодатель выплачивает работникам компенсацию в размере 1/150 ставки рефинансирования за каждый день. Работодателю могут выписать постановление о штрафе.
В связи с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ начисленный НДФЛ не может быть удержан до момента выплаты сотруднику зарплаты, имеются особые сложности с внесением в справку 2-НДФЛ данных, относящихся к начисленному, но еще не выплаченному доходу.
Справка 2-НДФЛ в 2021 году: образец заполнения
Новый бланк формы 2-НДФЛ в году еще не утвердили, поэтому заполняем справку на бланке, который действовал в прошлом году. Рассмотрим порядок заполнения справки по форме 2-НДФЛ в виде таблицы:
| Наименование раздела | Заполняемая информация |
| Заголовок | заполняется реквизит «Признак»: признак 1 – отчетность о доходах и налогах; признак 2 – отчетность о доходах, с которых налог не удерживался. |
| Шапка | В шапке справки укажите отчетный год и код ИФНС. Также нужно проставить номер корректировки: 00 – первичная правка; 01,02,03….. При отправке корректирующих сведений указывайте номер корректировки по порядку |
| Раздел 1 | указываются реквизиты организации или предпринимателя, выплатившего доход физическому лицу. Если доходы выплачивало обособленное подразделение, укажите КПП и ОКТМО этого подразделения. |
| Раздел 2 | указываются сведения о физическом лице, получившем доход: фамилия, имя и отчество, паспортные данные и домашний адрес, ИНН при его наличии. |
| Раздел 3 | указываются сгруппированные данные о доходах, выплаченных физическому лицу. Основанием группировки является ставка налога, которым облагается доход. Указываются в справке все налогооблагаемые доходы, выплаченные работнику не только по трудовому, но и по гражданско-правовому договору. Если доход облагается только 13% тогда этот раздел заполняется только один раз. Если работник получал другие виды доходов, облагаемые по ставке 9% или 30%, то заполните раздел 3 по каждой налоговой ставке отдельно. |
| Раздел 4 | укажите предоставленные работнику стандартные, социальные, имущественные или инвестиционные налоговые вычеты. Указывайте общую сумму предоставленных вычетов отдельно по каждому коду. |
| Раздел 5 | Указывается общая сумма дохода, налоговая база, исчисленный, удержанный, перечисленный, излишне удержанный и не удержанный налог |
Если при увольнении выплачивается выходное пособие, его показывать в разделе доходов не нужно, так как оно в пределах трех месячных заработков не облагается налоговой нагрузкой.