Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Договорной процесс: ECM vs ERP». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.
Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.
Если вы занимаетесь подготовкой:
-
Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.
-
Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.
-
Согласуйте условия с контрагентом.
Что следует согласовывать с партнёром
- Предмет договора
Если он не согласован, договор могут счесть не заключённым.
- Схема оплаты
К примеру, всегда будет рискованно выставлять счёт на оплату в пятидневный срок. Порядок выплат, как правило, трудно поддаётся контролю. Заказчики строительных работ платят в течение десяти рабочих дней после того, как будут подписаны отдельные документы. То есть, в такой ситуации Вам заплатят после того, как генподрядчик получит средства от собственного подрядчика.
Арбитражный суд Рязанской области принял сторону истца, который требовал сдвинуть сроки завершения работ на то же время, на которое задержится их оплата, независимо от прежних дополнительных соглашений (см. Решение от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017). Договор предусматривал только оплату авансом в похожих ситуациях по ходу работы.
Суд решил, что задержка в оплате всякой работы по дополнительным соглашениям даст исполнителю право задержать исполнение всего договора до оплаты, когда не получены все деньги по остальным договорам.
- Регламент подписания закрывающих документов
Необходим для документооборота бухгалтерии, а также для получения денег, которому закрывающие документы служат отправной точкой.
- Условия о гарантийных обязательствах.
- Сроки исполнения: начало и конец исполнения работ или поставки.
Если они не согласованы, договор могут счесть не заключённым.
- Момент передачи права собственности на товар
При международных перевозках необходимо установить, когда конкретно поставщик перестанет нести ответственность за повреждение товара и сопутствующие риски. Кроме того, следует определить регламент приёмки товара по качеству, количеству и ассортименту.
Этот регламент можно позаимствовать из Инструкции Госарбитража П-6 и П-7. Они действуют и в тех ситуациях, которые договором не регулируются. Для покупателя так выгодно, потому что процесс идёт по проверенной схеме, включающей внутреннюю проверку количества и качества. Детализация порядка приёмки грозит поставщику рисками: например, уведомление и вызов поставщика, необходимость проводить приёмку совместно.
- Добавьте условия о передаче необходимых документов в подтверждение качества закупленного товара
Сертификаты качества могут понадобиться при последующих поставках или работах. Если у материалов, применяемых на объектах, таких сертификатов не будет, эти материалы потребуется изъять из сметы. Они физически сохраняться, но не будут оплачены. Это лишний риск.
- Срок действия контракта
Бывает, что срок действия договора закончился, но этот договор не предусматривал автоматической пролонгации, если стороны не возражают. Кстати, в чек-лист можно включить напоминание о продлении договора.
- Оговорите зачёт требований
К примеру, договоры подряда нередко включают штрафы. Когда подрядчик нарушил нормативы по охране труда или пренебрегает контрольными процедурами, допустим, не сдаёт необходимые отчёты, пункт о зачёте требований может быть составлен таким образом, что штрафа будет вычитаться из суммы, которую Вам необходимо будет оплатить. В одностороннем порядке это тоже допустимо.
- Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон при невыполнении или некорректном выполнении своих обязательств
Подходящий метод обеспечения обязательств – эффективное средство минимизации рисков. Хорошо себя показали такие способы обеспечения обязательств, как залог недвижимости или ипотека. Также играет роль порядок, в котором Вы планируете взыскать данное имущество: через суд или во внесудебном порядке.
Если Вы добьётесь поручительства гендиректора, то он будет солидарно отвечать за обязательства его организации. Допустим, он берёт на себя обязанность выполнить данные обязательства в заданный срок при долге в 7 миллионов рублей и наличии договора поручительства. Если обязательства не выполняются ни фирмой, ни её генеральным директором, то контрагент получит право на взыскание с них долга в любом соотношении: к примеру, 50% на 50% или 80% к 20%.
Договор поручительства можно заключать вместе с основным договором. Следует назначить срок 2-3 рабочих дня с начала просрочки на случай ненадлежащего исполнения. Тогда у поручителя наступят солидарные обязательства.
- Порядок рассмотрения претензий
Он сыграет роль, если потребуется взыскать дебиторскую задолженность. АПК говорит, что срок хранения претензии 30 календарных дней, если в договоре не указан иной вариант. Указывать меньший срок (допустим, 14 дней) опасно тем, что претензия, направленная по юридическому адресу, может не дойти до партнёра вовремя.
- Обращение в суд
- Прочие значимые в Вашем случае детали договора
ECM. Выбрать нужный шаблон, в идеале не из перечня из 100 пунктов видов договоров, а с помощью удобного механизма задания условий\параметров договора (доходный\расходный, юр.лицо, суммы, направление деятельности и т.д.). То есть либо эти критерии позволяют системе автоматически выбрать нужный шаблон, либо иметь некий конструктор, который для этих выбранных условий автоматический сформирует из блоков текста проект договора для согласования. Реализация данного функционала имеется в ECM-системах, причем разными способами (мастера действий, конструкторы и т.д.). И ее нет в ERP.
ECM+ERP. Часто условия в тексте договора должны браться из проекта договора, опубликованного на этапе проведения конкурсных процедур. И для этих конкурсных процедур проект договора также целесообразнее создавать в ECM. А также запускать связанные с этим процедуры подготовки и согласования другой конкурсной документации. И даже еще с более ранних стадий — сбора потребностей для закупок с подразделений и формирования годового плана закупок. Такой функционал часто в компаниях не автоматизирован, сбор требований ведется в «эксельках», либо используются функциональные блоки ERP для финансового планирования и планирования закупок. В зависимости от уже реализованного функционала и потребностей здесь может быть разная комбинация функционала ECM+ERP, но чаще граница идет так: ECM — инициация процессов, вся их маршрутизация, напоминания, создание и хранение документов, в ERP — хранение товарной номенклатуры (если товар, а не услуги).
ECM. Управление шаблонами: должен быть инструментарий актуализации шаблонов, управления шаблонами, версионности шаблонов, процессы внесения в них изменений и т.п. ECM-системы для этого опять же предназначены, ERP — нет.
ECM. Управление маршрутами согласования: должен быть удобный простой инструментарий актуализации шаблонов маршрутов, в идеале с минимальной трудоемкостью и квалификацией сотрудника для этой задачи. ECM системы имеют для этого соответствующий инструментарий, ERP — нет.
Договорной документооборот вовлекает в процесс согласования и подготовки четверть сотрудников организации. Автоматизация этого процесса в рамках системы электронного документооборота позволяет выстроить мосты между всеми участниками процесса, сделать каждый этап понятным. 65% компаний, реализовавших такие проекты, сделали это с целью «улучшения процессов». С другой стороны, подобные проекты – это предварительный этап к разработке цифровой стратегии, развитию ИТ-инструментов.
Показатели, свидетельствующие об оптимизации договорного документооборота:
- Измеримое ускорение процесса согласования и повышения скорости принятия управленческих решений в рамках рабочей недели.
- Снижение числа инцидентов с контрагентами в рамках финансового года.
- Рост оборачиваемости финансов в рамках года.
СЭД для учета и ведения договоров
В небольших организациях учет и хранение документов ведет отдел делопроизводства. От него зависит:
- систематизация и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников;
- сохранность документации.
Главная задача отдела — разработка единого порядка заключения договоров в организации, согласования, подписания, регистрации и хранения.
Крупные компании с большим массивом контрагентов понимают, что договорная деятельность является основным рычагом эффективного использования финансовых ресурсов. Отсутствие автоматизированной программы для ведения договоров, процессов их согласования и ведения затрудняет:
- операционную деятельность;
- работу с корпоративной информацией;
- усложняет отчетность перед фискальными органами.
Крупный, средний и малый бизнес, государственные структуры внедряют системы электронного документооборота (СЭД) для работы с договорами в организации, построения эффективного механизма управления:
- разрабатывают их самостоятельно;
- заказывают «индивидуальные» корпоративные решения;
- покупают готовые программные комплексы.
Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом
При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.
- Предмет договора
Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.
- Порядок оплаты
Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый. Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика. И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.
В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.
Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.
- Порядок подписания закрывающих документов
Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.
- Условия о гарантийных обязательствах.
- Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.
Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.
- Момент перехода права собственности на товар
Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.
Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором. Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества. Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.
- Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара
Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.
- Срок действия договора
Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.
- Условие о зачете требований
Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.
- Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору
Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке.
Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб. и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок. Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.
Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства.
- Условие о претензионном порядке
Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.
- Договорную подсудность
- Иные существенные условия при заключении договора
Интересный прецедент раскрывается в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2018 по делу № А40-206693/2018. Суд отменил решение Арбитражного суда Москвы, потому что истец не смог доказать факт оказания услуг из-за отсутствия документов согласно Постановлению Правительства г. Москвы. Недоговорное условие повлияло на факт выполнения работ. Сумма иска составила 1 млн руб.
Суд посчитал, что универсальных передаточных документов и товарных накладных недостаточно для того, чтобы доказать факт оказания услуги по вывозу грунта и утилизации строительного мусора. Документы подтверждали только объем передачи материалов 5-го класса опасности с объектов заказчика, но не вывоз и утилизацию этих материалов. Вывоз материалов с объекта заказчика могли бы подтвердить путевые листы.
Неполный комплект документов не подтвердил вывоз и утилизацию строительных материалов. В договоре была определена одна цена за услуги по вывозу и утилизации без указания отдельной суммы на утилизацию и вывоз. Если бы цены были указаны отдельно, суд мог бы взыскать долг за перевозку.
Работа бизнес-аналитика
— Описание текущего состояния бизнес-процессов
— Формирование нового бизнес-процесса
— Аудит бизнес-процессов
То есть: от AS IS (буквальный перевод — «как есть») до состояния TO BE («как должно быть».
AS IS
Сотрудник берет в сети готовую болванку или берет из папки последний договор с физическим лицом и вписывает туда персональные данные нового исполнителя.
TO BE
Бизнес-аналитик проводит аудит текущего бизнес-процесса и готовит новый бизнес-процесс.
Так как гражданин может иметь статус ИП или СЗ или просто физическим лицом, то можно заключать три вида договора, в зависимости от статуса ФЛ и соответственно будет различная налоговая нагрузка на предприятие.
Сами договора оказания услуг также будут отличаться, т.к. должны учитывать статус гражданина, например в главе «Особые условия».
Обзор решения по управлению договорами
Полный жизненный цикл договора
Решение построено таким образом, чтобы полностью автоматизировать жизненный цикл обработки договоров. Оно обеспечивает создание договоров с использованием только одобренных положений, расширяя возможности пользователей и обеспечивая надежную защиту и полный контроль процесса.
Управление содержимым договора
Решение надежно управляет всей информацией, относящейся к конкретному договору, включая шаблоны договоров и документы, положения, метаданные, пользователей, нормативную информацию и поправки. Договоры используют только предварительно одобренную лексику, всегда доступны и безопасны, а также отвечают требованиям управления информацией и прочим нормативным требованиям.
Автоматизация согласования договоров
Решение предназначено для управления договорами на протяжении всего их жизненного цикла, включая инициирование, подготовку, обсуждение, утверждение, исполнение, управление и продление. Автоматизация обеспечивается полностью настраиваемыми рабочими процессами, которые позволяют пользователям управлять жизненным циклом договоров, включая создание задач, контрольных списков, напоминаний и предупреждений, которые обеспечивают соблюдение сроков и достижение результатов.
Гибкость решения по управлению договорами
Наше гибкое решение позволяет администраторам настраивать этапы согласования, права доступа, компоненты договора, справочные данные, атрибуты договора, пользовательские интерфейсы и бизнес-процессы. Ранее заключенные договоры, обычно хранящиеся на общих дисках или компьютерах пользователей, могут быть легко импортированы в решение для обеспечения их интеграции в единую систему.
Интеграция решения с другими приложениями
Решение полностью интегрировано с популярными офисными продуктами, поэтому пользователи могут продолжать работать в тех приложениях, к которым они привыкли, включая Windows Explorer и Microsoft Office.
Отчетность по процессу согласования договоров
Решение предоставляет панель управления, которая позволяет менеджерам отслеживать ключевые показатели, такие как текущие договоры, завершенные договоры, сроки согласования и многие другие параметры, влияющие на эффективность процесса. Оно также дает широкие возможности для создания пользовательских отчетов с представлениями по определенным показателям.
Управление бизнес-процессами
Работа с бизнес-процессами в компании невозможна без управления, в противном случае не удастся эффективно реализовать ее потенциал и достичь успеха.
Управление бизнес-процессами (BMP) предполагает системный подход к проведению мероприятий по их оптимизации, повышению точности и скорости выполнения. Такое управление может осуществляться неавтоматизированным путем или включать автоматизированные средства.
Можно выделить 4 этапа BPM, прохождение каждого из которых находится под чутким управлением менеджера.
- Моделирование. Предполагает выявление и описание бизнес-процессов с разграничением зон ответственности лиц, на которых возложено управление.
- Исполнение. Работники выполняют свои обязанности в соответствии с поставленными задачами.
- Контроль. Действия подчиненных строго контролируются, ежедневно отслеживается выполнение плана. На основании этих данных руководство может принять решение о поощрении персонала, штрафах, возмещении дополнительных расходов.
- Улучшение. Анализируется результат бизнес-процесса, выявляются ошибки, слабые стороны. На базе этого проводится оптимизация для улучшения результатов в следующих циклах.
Программы и сервисы для создания модели бизнес-процесса
Для моделирования применяют специальный софт и сервисы. Они позволяют построить схему с использованием общепринятых условных обозначений, обеспечивают наглядность и доступность информации.
Программы:
- Bizagi Process Modeler;
- Visual Paradigm;
- ELMA BPM;
- Fox Manager;
- ARIS Express;
- Business Studio;
- ABC-FlowCharter;
- CorelFlow;
- Visio;
- Proplan;
- Ablauf-Profi;
- Vamos-BE;
- SYCAT;
- AENEIS;
- ARISToolset;
- AIBAS;
- Camunda-modeler.
Онлайн-сервисы:
- сайт Diagram.ly;
- сервис на сайте yWorks.
Многие полагают, что заключить договор можно, просто взяв типовую форму в интернете, и спокойно работать по нему. Действительно, при условии идеального и спокойного рынка, когда предприятия рассчитываются в срок и ситуация неплатежа/непоставки надлежащего товара сведена к нулю — договор можно заключать формально.
Однако в реальной жизни большинство заключенных договоров между субъектами хозяйствования не учитывают специфику деятельности предприятия, экономическую составляющую, порядок заключения договора и иное.
Вот несколько примеров наиболее частых ошибок в типовых договорах.
- Поставщик не прописывает ответственность за нарушение сроков оплаты покупателя при условии оплаты по факту поставки либо подписывает документ, несмотря на возможные большие штрафные санкции в случае невыполнения каких-либо условий
- Покупатель не считает нужным обратить внимание на место разрешения споров, которое идет по месту нахождения поставщика. А ведь когда это другой город или страна — лучше договориться прописывать в тексте, что споры разрешаются по месту нахождения истца, а еще лучше — по месту нахождению вашего юридического лица
- Арендатор при подписании договора не удосуживается взглянуть, имеется ли право собственности или распоряжения у арендодателя. Особенно это важно при вновь создаваемом юридическом лице, когда субъект хозяйствования регистрируется на основании заведомо ложных сведений и использует юридический адрес номинально (ведь если договор аренды будет признан недействительным, то и место нахождения юридического лица тоже)
- Стороны в договоре обмениваются сканами/факсами документов и производят по ним те или иные действия, не удосужившись прописать условие о признании юридической силы такого обмена и пункта о конкретных номерах телефона, электронной почты для подтверждения исходящего документа от надлежащей стороны или в последующем забывают обменяться оригиналами документов
- Не прописывается порядок уведомления для начала поставки товара
О специфике отдельных договоров
Важно понимать специфику каждого договора.
Например, удивительна ситуация, когда стороны заключают договор уступки требования без уведомления должника о заключении данного соглашения.
Стоит помнить, что если должник не был письменно уведомлен о состоявшемся переходе прав кредитора к другому лицу, новый кредитор несет риск вызванных этим неблагоприятных для него последствий. В этом случае исполнение обязательства первоначальному кредитору признается исполнением надлежащему кредитору.
Распространенным является случай, когда при заключении договора не проверяются полномочия второй стороны. К договору не прикладываются доверенности или приложенные доверенности не анализируются на полномочия представителя в части подписания договоров.
Так, одни лица могут быть уполномочены на заключение договоров на сумму не более 10 тысяч белорусских рублей (включая, кстати, директора предприятия, в уставе такой компании может быть прописана норма о согласовании сделок на сумму более определенной с учредителями/собственником, например), другие лица не уполномочены вовсе заключать определенные сделки.
Пример. Руководитель филиала заключил договор с организацией на сумму 300 тысяч белорусских рублей. После неисполнения обязательств на филиал было подано исковое заявление в суд. Однако, оказалось, что по доверенности руководитель филиала имел право заключать договоры на сумму не превышающую 100 тысяч белорусских рублей. Сумма более указанной должна была согласовываться с директором предприятия. Так как не было совершено конклюдентных действий, суд не увидел оснований удовлетворить требования истца. В итоге в перспективе сделку могут признать недействительной со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Затраты на закупочную деятельность
Одной из целей закупочной логистики является оптимизация затрат на закупки или транзакционных затрат. Транзакция — это передача товаров, услуг или имущественных прав, которая осуществляется между физическими и/или юридическими лицами. Выделяют две группы транзакционных затрат, связанных с закупочной деятельностью: на взаимодействие с поставщиками и на внутреннюю обработку поступающего потока ресурсов.
Если передача ресурсов производится от одного подразделения компании дела другому (т. е. в рамках внутренней цепи поставок), то это внутренняя транзакция. Внешние транзакции — переход ресурсов от одного предприятия к другому (т. е. между участниками внешней цепи поставок).
Затраты на внешние транзакции делятся на несколько видов.
Затраты на информационный обмен между участниками транзакции: поиск информации о потенциальных поставщиках, покупателях, товарах, ценах, налаживание контактов, координация взаимодействия в цепи поставок, обмен данными о спросе и пр.
Затраты на заключение договоров и соблюдение интересов сторон — переговоры, соглашения о гарантии качества товаров и пр.
Затраты на транспортные и складские операции.
Затраты на контроль выполнения договорных обязательств — подтверждение удовлетворенности обслуживанием, работа с претензиями и рекламациями.
Затраты на корректировку договорных условий — скидок, периодичности и комплектности поставок и т. д.
Затраты на завершение сделки — исполнение платежных обязательств, оформление документации.
Затраты, связанные с юридической защитой процесса закупок (судебные и прочие).
Первые три вида затрат возникают до заключения договора поставки, остальные — после заключения договора. Между этими груп-пами затрат существует обратная зависимость: чем выше затраты до заключения договора, тем ниже последующие.
В процессе выполнения внутренних транзакций возникают следующие затраты:
- на информационный обмен внутри организации;
- подготовку и принятие решений о перемещении ресурсов;
- контроль выполнения решений;
- оценку качества поступивших товаров и результата закупок;
- разработку и актуализацию корпоративных документов, регламентирующих закупочную деятельность.
Нюансы законодательства
Перед подписанием контракта вкладчик и руководитель проекта должны учитывать нюансы действующего законодательства их государства. Знание всех законов и поправок гарантирует защиту прав каждой стороны в будущем, поэтому большинство специалистов предварительно предпочитают нанять профессионального юриста, который хорошо осведомлен в теме и может прояснить многие затрудняющие процесс подписания соглашения моменты. Если же у сторон нет возможности воспользоваться услугами надежного специалиста и консультироваться в дальнейшем, необходимо хотя бы придерживаться некоторых ключевых требований для получения взаимной выгоды. Инвестиционный договор в обязательном порядке должен включать в себя следующие пункты:
- наименование документа;
- дата и время заключения договора;
- данные инвестора и заказчика;
- детальная информация о проекте (сумма инвестиций и вознаграждения, четкие сроки реализации, цель проекта и т.д.);
- права и обязанности сторон;
- если проект связан с недвижимостью, в договор также необходимо включить площадь и адрес объекта.
Как оптимизировать процесс заключения договоров на уровне компании?
Без этого может получиться так, что подразделения будут чувствовать, что их пожелания не услышали.
В результате это может вылиться в попытки противиться реорганизации процесса. Также нужно принимать во внимание процессы, в которых задействованы лица, не работающие непосредственно в организации (клиенты, поставщики, другие компании, аудиторы, юристы, СМИ, общественность и т.д.) Это важно, так как все они могут иметь влияние на внутренние процессы компании.
“Установление основ” процесса требует проведения совещаний, в ходе которых собирается информация об организации как внутри, так и извне.
Очень важно быть объективными в ходе данных встреч и точно знать, какой цели нужно достичь.
А для нас, независимых консультантов, специализирующихся на оптимизации процессов, собрать объективные сведения о компании проще.
Какие приемы улучшения бизнес-процессов вы используете? — Есть много разных подходов, каждый из них имеет различные перспективы, методологию и инструменты.
Вот некоторые из них: Оптимизация продолжительных процессов. Здесь идет концентрация на продолжительных постепенных улучшениях в течение некоторого времени. При этом процессы постоянно совершенствуются (в противоположность подходу, при котором применяется единовременное и крупное улучшение).
Управление бизнес-процессами. При этом приеме мы концентрируется на инновациях и гибких возможностях архивирования, используем изменения, связанные как с реорганизацией процесса, так и с техническими решениями.
Реинжиниринг. Он вдохновляет компании на то, чтобы переоценить, почему они занимаются своей деятельностью. Также он стимулирует их на большие скачки вперед, а не на постепенные изменения.
LEAN. Здесь идет акцент на сокращение производственных издержек, чтобы повысить ценность для клиента. Издержки могут появиться из-за процессов транспортировки, инвентаризации, перемещения, перепроизводства, исправлении производственного брака.
Six Sigma. Этот подход предполагает улучшения качества процессов путем выяснения и устранения всего, что приводит к их нарушениям.
Также важно выработать единую схему этих процессов.
Я не знаком ни с одной из этих концепций, но я склонен полагать, что все это общепринятые приемы, которым просто присвоены причудливые названия.
— В каком-то роде, возможно, так и есть, но эти названия, а также относящиеся к ним приемы и инструменты помогают нам лучше объяснять клиентам, что и как конкретно мы предлагаем изменить и улучшить, а также сформулировать четкие и понятные шаги по внедрению изменений.
Как вы решаете, какой из методов использовать? — Перед тем, как выбрать какой-то метод, все участники процессов и соответствующие подразделения компании должны решить, какие изменения им нужны (постепенные или радикальные, узкоспециализированные или широкие, связанные с оптимизацией схемы процесса или связанные с внедрением технических решений).
Потому как каждая техника приводит к разному эффекту, необходимо убедиться, что применяемый метод подходит для решения конкретных проблем.
Характеристики бизнес-процессов
Для того, чтобы наглядно понять, что включает в себя этот бизнес-инструмент, необходимо разобраться в основных и дополнительных характеристиках.
Основные характеристики обязательны. К ним относятся:
- Название и цель.
Часто эти элементы объединены в одно, так как из названия операции четко видна цель. Они должны быть конкретными и понятными для участников. Например: название «Заключение договора купли-продажи с клиентом» и аналогичная цель.
- Исполнитель.
Его называют владельцем инструмента. Это лицо, выполняющее или отвечающее за выполнение цели. В компании это сотрудник из управленческого отдела или начальства. В его обязанности входит составление и донесение плана до сотрудников, а также контроль за их деятельностью.
- Ресурсы.
Это инструменты, которые используются для достижения цели. Они остаются неизменными по ходу выполнения работы, а лишь оказывают воздействие на конечный продукт. Например: машинка на швейной фабрике.
- Вход.
Это тоже ресурсы, но, в отличие от предыдущих, они преобразуются во что-то новое в результате деятельности компании. Обычно это любой вид сырья. Например: ткань, из которой шьют одежду на швейной фабрике.
- Выход.
Это результат проделанной работы — товар или услуга. На выходе не всегда получается то, что было изначально запланировано. Цель может измениться.