Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правильный образец письма-извещения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чаще всего уведомления составляются в силу прямого указания закона. Уведомление о работе иностранного гражданина – не направили, будет штраф. Уведомление об изменении условий трудового договора – не составили, грозит проверка трудовой инспекции. Уведомление в Роспотребнадзор «забыли» отправить – штраф.
Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.
В состав обязательных реквизитов уведомления входят:
- наименование организации – автора документа;
- наименование вида документа;
- место составления (издания) документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись уполномоченного лица работодателя.
Как и сколько хранить уведомления
Уведомления работников обычно создаются в кадровом подразделении и хранятся там же.
Кадровикам их удобно собирать в личных делах. Но у личных дел срок хранения 50/75 лет ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г.4, а у уведомлений работников – всего 3 года по ст. 436 того же Перечня.
Вместе с тем есть категория уведомлений, являющихся основанием для издания приказов со сроками хранения 50/75 лет. Например, приказов о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников. Уведомления для таких приказов являются важным подтверждением правомерности подобных действий. Хранить их только 3 года рискованно.
В этой ситуации можно порекомендовать хранить уведомления для приказов со сроком хранения 50/75 лет в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет», в котором будут также докладные записки, справки и заявления в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 г.
Иные уведомления работников, которые являются, как правило, основанием для издания приказов со сроком хранения 5 лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». Как правило, спорные ситуации в связи с такими приказами и уведомлениями не возникают, поэтому, по нашему мнению, их можно хранить 3 года в соответствии со ст. 436 Перечня 2019 г.
Как правильно написать уведомление?
- Любой документ подпадает под определенную классификацию в делопроизводстве, а письмо-уведомление мы можем смело отнести к разряду информационных посланий.
- Информационное письмо отличается от обычного тем, что содержит какую-либо информацию исключительно официального свойства. Благодаря этому, информационные сообщения широко применяются на практике разнообразными службами и предприятиями всех форм собственности.
- Если человек или организация собирается уведомить о чем-либо адресата (о заключении или расторжении договора, подключении или отключении услуги, увольнении сотрудника и тому подобное), то достаточно написать уведомление, которое можно рассматривать как полноценный документ.
Какие именно реквизиты будут оставлены на бумаге зависит от того, кто является уведомителем. Если в его лице представлена организация, прописываем полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму, ИНН, ОГРН, юридический адрес, номер телефона для связи. Для физического лица достаточно будет обозначить ФИО и паспортные данные.
Мотивировка и предмет
Мотивировка подразумевает объяснение причин направления лицу данного уведомления. Имеют место ссылки на нормативно-правовые акты для придания ясности сложившейся ситуации. Предмет же представляет собой сами положения, которые должны быть донесены до адресата.
Выше мы уже писали о том, что уведомление является способом извещения о предстоящих изменениях. Это подразумевает, что уведомление должно быть направлено в определенные сроки, с тем, чтобы контрагент мог изучить предполагаемые изменения и сделать о них соответствующие выводы.
Например, уведомление о сокращении штата (что является изменением условий трудового договора), должно быть направлено работнику как минимум за два месяца до планируемого увольнения. За эти два месяца работник сможет оценить, устраивают ли его предложения работодателя по смене рабочего места и, если не устраивают, то за тот же срок он сможет подыскать себе новое место работы.
Иногда закон не устанавливает сроки директивно, а говорит о «разумных сроках». В этом случае автор уведомления должен сам, в зависимости от конкретной ситуации, оценить эту «разумность».
Как написать уведомление о расторжении договора?
- «Тело» уведомления, или другими словами – его основной текст, как вы, наверное, уже догадались, в каждом конкретном случае будет существенно отличаться.
- Написав о задолженности, при обращении к должнику, либо не слишком дисциплинированному адресату следует обезопасить себя и составить уведомление о расторжении договора в двух экземплярах, получив на одном из них пометку о получении (желательно, лично в руки руководителю или в соответствующий отдел). Еще один вариант – послать его заказным письмом с уведомлением через почтовый сервис, продублировав в электронном виде.
- Хорошим приложением к уведомлению о задолженности будет акт сверки, а начать его следует с фразы: «Уведомляем Вас, что по состоянию на такое-то число у предприятия такого-то возникла задолженность в сумме…».
- Во втором блоке уведомления вы можете указать сроки, в течение которых адресат может исправить ситуацию «без потерь» (например, без применения штрафных санкций, если это возможно) либо с минимальными затратами. Кроме того, неплохо указать возможные негативные последствия, которые могут наступить для должника в результате игнорирования данных требований.
- И главное, не забудьте в самом начале уведомления сослаться на документ, которым вы руководствуетесь. Например, номером и датой договора, приказа и так далее.
Уведомление
о расторжении договора в одностороннем порядке
Адрес получателя: РФ, г. Саратов, ул. Ленина, 44/1
ФИО и должность адресата: коммерческому директору ООО «ЛУЧ-2» Иванову И.И.
ТЕЛ.: (000) 000-00-00, ФАКС: (111) 111-11-11
р/с: 2222222222222222 в Государственном банке России
МФО: 333333, ИНН: 44444444444444444
- Уведомляем Вас, что 5 мая 2018 года между ООО «СВЕТ» и ООО «ЛУЧ-2» был заключен договор о выполнении строительных работ по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 (далее – Договор).
- Согласно с п. 10 Договора наше предприятие имеет право в одностороннем порядке расторгнуть Договор, если Ваша организация нарушает п. 15 Договора.
- Согласно с п. 5 Договора Ваша организация обязалась выполнить строительные работы по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 до 25 июня 2018 года, однако своих обязательств не выполнила, нарушив условия Договора.
- Данным письмом уведомляем Вас о том, что Договор о выполнении строительных работ по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 от 5 мая 2018 года на основании п. 3 ст. 450 ГК РФ и п. 10 Договора считается расторгнутым с момента получения данного уведомления.
- Требуем до 30 июня 2018 года вернуть денежные средства в сумме 10 тысяч рублей, выданные в качестве аванса на проведение строительных работ.
Уведомление о расторжении договора (образец)
Текст уведомления о расторжении договора можно условно разделить на несколько частей:
- Преамбула. Здесь должны быть указаны сведения о том, кому данный документ направляется, от кого.
- Основная часть. Здесь должны содержаться реквизиты расторгаемого договора, его наименование, стороны, предмет. Далее указывается причина расторжения, правовые основания.
- Заключительная часть состоит из уточняющих моментов. Например, указывается дата, с которой все обязательства по договору прекращаются, срок, в течение которого контрагент должен ответить на уведомление и т. д.
- Список документов, прилагаемых к уведомлению.
- Подпись и дата составления уведомления.
Как правильно написать уведомление? Образец для тех или иных случаев будет составлен несколько позже. Тогда, когда будет ясно, какие правила помогут верно сформировать документ.
Как уже было сказано, некоторые особенности будут зависеть от того, какой именно тип уведомления имеет место. Но общие принципы все равно есть.
К примеру, требуется придерживаться следующих правил:
- Посередине листа в самом начале документа пишется слово «Уведомление». Это обязательный пункт. Под данным словом рекомендуется написать причину обращения к гражданину. Например, «Уведомление об отказе в назначении пособия по безработице».
- Основной текст разделяют на несколько частей. Если точнее, то на две. В первой пишут причину обращения к гражданину, во второй приводят факты, аргументы, решения, доказательства и предложения.
- Все приложения, которые зачастую прилагаются к уведомлению, оформляются по определенным правилам. На них в тексте письма делается ссылка, а в конце составляется список всего, что прилагается с указанием количества дополнительных листов.
- Как правильно написать уведомление (образец документа представлен далее)? В конце бумаги обязательно проставляются данные об исполнителе. Делается это уже после проставленных подписей. Не следует забывать об оставлении контактов для связи с исполнителем.
В каких случаях пишется уведомление?
Уведомление составляют в соответствии с определенным законом. Не составлено, направлено во время уведомление о внесении изменений в трудовой договор – грозит штрафом от трудовой инспекции предприятию при проверке. Не уведомили иностранца об условиях работы – штраф гарантирован. Не отправили во время уведомление в соответствующую инстанцию о проверке – штраф.
В законе об уведомлении прописана юридическая сила, каким правовым актом предусматривается его форма, какая ответственность грозит за несоблюдение требований, сроков подачи.
Как правильно составить уведомление – информация, которая будет полезной не только работодателям, ИП, кадровым работникам предприятий, организаций, сотрудников на госслужбе, но и обычным гражданам/физическим лицам.
Особенно, это важно при обращении граждан в судебные инстанции, например, при нарушении их прав. Правильно оформленный документ, может оказаться решающим пунктом для вынесения приговора в суде, его обжалования.
Составление уведомления – не такой сложный процесс, как казалось. Это стандартный документ, правильное формирование которого, поможет в будущем избежать неприятностей, помочь в судебном разбирательстве, предстать в качестве доказательного элемента. На практике подобные бумаги встречаются часто. Перед их составлением нужно тщательно продумать его основную часть, остальное не вызовет никаких затруднений.
Правильно оформленный документ – в нашем современном мире, грозное доказательное оружие. Слова играют меньшую роль, чем подписанная, составленная по всем правилам, законам страны «бумажка».
Поэтому каждый гражданин должен стараться как можно больше изучать законы государства, в котором он проживает, так как «незнание закона не освобождает от ответственности».
Правила оформления делового письма
Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:
- Печать должна производиться на фирменных бланках из качественной бумаги, на которых разборчиво указывают полные данные отправителя.
- В письмах иностранным партнёрам данные отправителя прописывают на английском языке.
- Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают (лучше 1 раз) текстом внутрь. Очень важные письма отправляют в больших плотных конвертах, чтобы не сгибать лист.
- И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, включая фирменный логотип.
- Адрес получателя указывают только на конверте. Если используется конверт с прозрачным окошком, то адрес получателя пишут на самом письме в правом верхнем углу. После этого лист сгибают таким образом, чтоб адрес было видно в прозрачном окошке.
- Адрес отправителя указывается как на конверте, так и на листе письма.
Уведомление о расторжении договора (образец)
Текст уведомления о расторжении договора можно условно разделить на несколько частей:
- Преамбула. Здесь должны быть указаны сведения о том, кому данный документ направляется, от кого.
- Основная часть. Здесь должны содержаться реквизиты расторгаемого договора, его наименование, стороны, предмет. Далее указывается причина расторжения, правовые основания.
- Заключительная часть состоит из уточняющих моментов. Например, указывается дата, с которой все обязательства по договору прекращаются, срок, в течение которого контрагент должен ответить на уведомление и т. д.
- Список документов, прилагаемых к уведомлению.
- Подпись и дата составления уведомления.
Как правило, текст уведомления печатается на фирменном бланке организации и подписывается ее руководителем или иным лицом, имеющим право подписи таких документов.
Уведомление обязательно должно быть зарегистрировано в журнале исходящей документации.
Скажем, можно задуматься над другими причинами оформления изучаемой бумаги. Как правильно написать уведомление? Образец о расторжении договора, приведенный далее, хорошо показывает, каким именно образом пишется основная часть подобного документа. На практике он встречается не так часто, как вариант с задолженностью.
Правила, помогающие в данной затее, следующие:
- в самом начале указывается пункт для расторжения соглашения;
- далее пишется основание, по которому прекращается действие договора;
- обязательно пишется срок, когда событие вступает в силу;
- если это предусмотрено, то прописываются условия сохранения соглашения.
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
- Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
- Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
- Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
- Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
- Требуется зафиксировать отказ сотрудника.
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
- Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
Как составить уведомление
Самый предпочтительный и удобный вариант, чтобы напомнить сотруднику, когда он пойдет отдыхать по запланированному графику, — составить отдельный уведомляющий документ и вручить его подчиненному под подпись. Тогда и закон не нарушите, и докажете, что уведомление сделано своевременно, если возникнут недопонимания с подчиненными или контролирующими органами.
В законе не предусмотрена унифицированная специальная форма информативного сообщения по графику отпусков, его заполняют в свободном виде. Единственное, что требуется, — соблюсти основные правила по его составлению, принятые в делопроизводстве. Для этого необходимо включить в документ следующие обязательные сведения:
- название и реквизиты компании — например, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет в налоговой инстанции (КПП), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), адрес местоположения;
- название документа и его порядковый номер;
- дату составления документа;
- должность и фамилию, имя и отчество трудящегося;
- дату начала и завершения отпускного периода, общую его продолжительность в календарных днях;
- подпись руководителя или иного уполномоченного лица.
В конце такого уведомления оставляют графу для проставления подписи сотрудника. При помощи личной подписи подчиненный подтверждает, что он ознакомлен с указанной в документе информацией. Письменное оповещение обязательно издают в двух экземплярах: один отдают сотруднику, который собирается отдыхать, а другой, в котором есть его подпись, оставляют на хранение в отделе кадров компании.
Особенности писем-уведомлений или как правильно написать его по образцу
Указанные выше общие нюансы работают для любого типа делового письма, но в отношении уведомления есть свои особенности — необходимо название. Текст сообщения разделяется на два ключевых пункта. В первый вносят данные, касающиеся причин составления, во втором – решение, вывод и приложения.
Касательно приложений, их оформляют часто, так как они помогают разъяснить особенности и даже причины составления оповещения. Количество приложения обязательно указывается и номеруется. В самом тексте, когда идет ссылка к нему вписывается фраза: приложение №1, приложение №2 и т.д.
В уведомлении указывают информацию о составителях, проставляют реквизиты в левом нижнем углу. Указывается: фамилия, инициалы, номер телефона, название структурного подразделения и место работы.