Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять на работу сотрудника в ИП?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Должен ли предприниматель оформлять договор, если у него работают родственники? Здесь всё зависит от характера отношений. Понятия семейного бизнеса для ИП нет, даже если речь идет о супругах, имеющих общий бюджет.
Какой договор нужно заключать
Как оформить сотрудника в ИП? Есть два разрешённых, законных способа:
- заключить с ним трудовой договор (ТД). Такой вариант актуален, если обязанности работника носят рутинный, повторяющийся характер. Например, менеджер по снабжению занимается обеспечением производства на постоянной основе — каждый месяц он формирует и управляет поставками сырья и материалов.
- подписать с ним гражданско-правовой договор (ГПД). Этот способ применим при выполнении уникальных, разовых или регулярных услуг, которые ограничены по времени и имеют чётко выраженный результат. К примеру, ГПД на установку и обслуживание программного обеспечения. Исполнитель работает по заявкам, и объём работ может сильно отличаться в разные месяцы.
Как только вы наняли хотя бы одного сотрудника, в 2023 году у вас появляется обязанность уплачивать за него следующие взносы:
- На пенсионное страхование: перечисляется в инспекцию
- На страхование в связи с временной нетрудоспособностью и материнством: перечисляется в инспекцию
- На обязательное медицинское страхование: перечисляется в инспекцию
- На страхование от несчастных случаев и производственных травм: перечисляется в ФСС
Заключив договор с первым работником, действуйте в следующем порядке:
- Зарегистрируйтесь в ФСС. Встать там на учет вы обязаны, если с сотрудником заключен трудовой договор или гражданско-правовой, но предусматривающий, что взносы уплачиваете вы. Для регистрации обратитесь в территориальное отделение Фонда, МФЦ или отправьте необходимые документы через портал госуслуг
- Получите в ФСС уведомление о постановке на учет и информацию о классе риска, размере страхового платежа, а также ваш регистрационный номер
- Уточните в инспекции размер остальных взносов и реквизиты для их перечисления
- Подавайте в ПФР отчеты по формам СЗВ-М (ежемесячно) и СЗВ-СТАЖ (ежегодно)
- Подавайте в ФНС единый расчет начисленных и уплаченных страховых взносов (ежеквартально)
- Подавайте в ФСС расчет взносов на травматизм по форме 4-ФСС (ежеквартально)
- Начните уплачивать взносы
Как оформить продавца по договору подряда
Оформление продавца по договору подряда является незаконным. Договор подряда относится не к трудовым, а к гражданско-правовым договорам, а Трудовой кодекс РФ запрещает заключать гражданско-правовые договоры. И ответственность тут может наступить такая же, как и в том случае, если продавец не оформлен у ИП.
Отличие трудового договора от договора подряда в том, что в отношениях по договору подряда оговаривается не процесс работы, а ее результат. При этом сотрудник сам выбирает способы, которыми достигнет этого результата, и не обязан присутствовать на территории работодателя.
Продавец же должен находиться в магазине и соблюдать принятый у вас трудовой распорядок, что в договоре подряда отразить нельзя. Кроме того, по договору подряда заказчик выплачивает исполнителю вознаграждение по результату работы, а трудовой договор подразумевает, что вы платите зарплату сотруднику дважды в месяц.
Есть еще несколько нюансов — обеспечение условий работы, которые по трудовому договору обязательны, а по подрядному — нет, и так далее.
Поскольку договор подряда не подразумевает прав исполнителя на оплачиваемые больничные и отпуска, а также отметки в трудовой книжке, то несколько лет назад многие предприниматели предпочитали оформлять сотрудников именно таким способом. Однако в 2022 году в российском Трудовой кодексе появилась норма, запрещающая это делать.
И если вы оформите своего продавца по договору подряда, а он обратится в суд, то закон будет на стороне продавца. Согласно статье 11 ТК РФ, ваши отношения с сотрудником будут признаны трудовыми, и тогда вам придется выплатить ему все отпускные, больничные, и так далее.
Сотрудника в этой ситуации защищает не только Трудовой кодекс, но также КоАП РФ — как минимум, вас ждут административные санкции. Подробнее о них — в следующем разделе.
По какому договору могут работать сотрудники в ИП
По аналогии с организациями, предприниматели имеют право заключать два вида договоров со своими сотрудниками: трудовой и гражданско – правового характера.
Очень важно при этом чувствовать ту грань, когда договор из гражданско – правового плавно превращается в трудовой. Такая ситуация является подменой трудовых отношений и при ее наличии контролирующие органы оштрафуют предпринимателя. При этом придется заплатить еще и страховые взносы с выплаченных сумм.
Чтобы этого не случилось, нужно помнить, что договор ГПХ заключается исключительно на разовые работы.
Трудовой договор – стандартный документ, который составляется при устройстве на работу любого гражданина. В нем закреплены все моменты, касающиеся выполнения трудовых обязанностей. Возникновение трудовых отношений предусматривает в том числе и регулярную выплату вознаграждения (заработной платы) работнику.
Риск переквалификации гражданско-правового договора в трудовой
Многие ИП, не желающие разбираться с оформлением, заключают гражданско-правовые договоры вместо трудовых. Но если они при этом требуют от сотрудников регулярного посещения офиса, соблюдения определённой дисциплины, то есть отношения между ними по факту складываются рабочие, подчинённый может обратиться в суд за защитой своих прав. И тогда договор принудительно переквалифицируют, а предпринимателя будут ждать неприятности.
Во-первых, ИП заставят компенсировать сотруднику все соцгарантии. Работник также вправе подать на возмещение морального ущерба.
Во-вторых, происходящее не может не заинтересовать налоговую, которая с большой долей вероятности устроит внеплановую проверку. Дело в том, что заключение подобного договора – это ещё и способ уклониться от налогов. Так что ФНС РФ очень чутко реагирует на такие моменты.
С точки зрения работодателя
Предположим, ИП вы открыли. Но как на это посмотрит работодатель по основному месту работы? Это не должно вас сильно беспокоить и на это есть ряд причин.
- «Новоиспеченный» индивидуальный предприниматель не обязан предоставлять никаких сведений в компанию о смене статуса. Он может это сделать по своему желанию.
- С точки зрения Гражданского кодекса вы вправе заниматься предпринимательской деятельностью наравне с другими гражданами РФ, следовательно, работодатель не имеет права чинить преграды. Зачем же тогда себе их создавать?
- В трудовую книжку вносятся исключительно сведения о работе по найму (как раз ваш случай), а сведения об индивидуальных предпринимателях – в ЕГРИП. Это совершенно разные документы – информация из них не пересекается. Сведения из Реестра можно получить по запросу.
- Директору организации, в которой вы работаете, может не понравиться только качество работы, которую вы выполняете на его территории. Представьте: вы работаете в классическом случае 5 дней в неделю с 9 до 18 часов с перерывом на обед. Отрыв от работы в течение этого промежутка времени едва ли возможен. На предпринимательскую деятельность у вас остается немного времени и это при условии, что со здоровьем у вас проблем нет (а оно пригодится, когда стараешься «усидеть на двух стульях»). Если это затруднение преодолимо, то работодатель может только порадоваться за вас.
ИП без сотрудников сдает отчетность в соответствии с выбранной системой налогообложения (на общей системе — это НДС каждый квартал и 3-НДФЛ 1 раз в год, на упрощенке — одна декларация в год, на патенте и НПД отчетности нет)
У ИП, который нанимает сотрудников в штат, появляются новые обязнности по сдаче отчетности:
- ежемесячно сдается форма СЗВ-М в Пенсионный фонд,
- каждый квартал — расчет по страховым взносам, отчет 6-НДФЛ, отчет по травматизму;
- 1 раз в год сдается форма СЗВ-СТАЖ в пенсионный фон, а так же по мере необходимости сдается отчет СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности)
Ответственность за неоформленного работника
Использование труда граждан без официального оформления договором грозит предпринимателю штрафами, а иногда и более серьезными мерами. Размер штрафных санкций за подобные нарушения варьируется от 30 000 до 300 000 рублей. Госорганы могут заблокировать деятельность бизнесмена. В особо серьезных случаях наступает уголовная ответственность за невыплату налогов.
Есть и еще один нюанс в плане оформления работников. Многих ИП больше устраивает заключение гражданско-правовых соглашений. Однако в определенных обстоятельствах такие договора могут быть переквалифицированы судебными органами в трудовые. В связи с этим ГПД будет признан недействительным, ИП придется доплатить налоги в бюджет и выплатить штраф в 5 000 рублей.
Признаками, по которым производится переквалификация договора, служат:
- Зачисление в штат.
- Работа исполнителя по внутреннему трудовому распорядку конкретной организации.
- Постоянное, а не разовое выполнение работ.
- Отсутствие в соглашении указаний на конкретные объемы работ.
- Периодичность оплаты услуг исполнителя.
- Наличие в договоре указаний на предоставление отпуска, компенсаций, гарантий, характерных для трудовых соглашений.
- Прохождение исполнителем медкомиссий и инструктажей на общих основаниях.
- Гарантированная ежемесячная оплата в фиксированных размерах.
Сюда же относится отсутствие актов приема и передачи, контроль процесса труда со стороны заказчика.
Ответственность за работу без трудовой книжки
Есть люди, которые сами не стремятся оформить официальные отношения с ИП, по следующим причинам:
- личные убеждения;
- нет регистрации;
- нет разрешения заниматься некоторыми видами деятельности.
Перечня разрешенных нелегальных работ нет, поэтому каждый работающий гражданин обязан оформиться официально, чтобы:
- платить налоги;
- получать социальные пакет: отпуск, больничный, выплаты по травматизму, профзаболеванию;
- заработать пенсию;
- иметь юридическую защиту, когда возникают материальные споры с работодателем.
Внимание! Государство с каждым годом ужесточает ответственность за наем в обход закона. Трудоустроиться неофициально становится невыгодно не только самому соискателю, но и его работодателю.
Люди имеют право работать только 3 дня, далее следует наказание, если наем не оформлен официально:
- стороны не заключили трудовой договор – штраф 5-10 тыс. рублей;
- неправильно оформили трудовые отношения – 5-10 тыс. рублей;
- подменили трудовые отношения гражданскими – 5-10 тыс. рублей;
При повторении нарушений ИП имеет шанс получить штраф до 40 тыс. рублей.
Алгоритм оформления трудовых отношений
Чтобы знать о том, как правильно оформить работника на работу, следует воспользоваться юридически правильным планом действий:
Шаг 1. Ознакомить сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, инструкциями по технике безопасности, должностной инструкцией, инструкциями по охране труда. Ознакомление осуществить под личную роспись, один из экземпляров должностной инструкции выдать на руки. При необходимости можно выдать на руки иные локальные акты, необходимые в работе. На этом этапе некоторые потенциальные сотрудники могут принять решение, что работа им не подходит. Отпустить их будет возможным без лишних бюрократических процедур.
Шаг 2. Когда работник изучил основные документы, на основании которых будет вести свою деятельность и со всем согласился, он должен написать заявление о приеме на работу. В заявлении указать должность, на которую претендует, размер ставки. Заявление принимает секретарь и начинает формировать личное дело работника. Личному делу присваивается номер, ставится отметка о дате начала ведения.
Шаг 3. Работник предоставляет все необходимые документы для трудоустройства. Секретарь организации проверяет оригиналы этих документов на соответствие законам и делает необходимые копии. Впоследствии они помещаются вместе с заявлением в папку «личное дело».
Шаг 4. Заключается трудовой договор, в соответствии с которым возникают и функционируют трудовые права и обязанности каждой стороны. Он подготавливается в нескольких экземплярах, для каждой стороны. Этот документ подписывается ими в момент заключения. Желательно, чтобы сотрудник заверил факт получения своего экземпляра личной подписью. Подписывать рекомендуется каждую страницу. В качестве альтернативы можно сшить документ и заверить проклеенную обложку с надписью «Прошнуровано и пронумеровано».
Шаг 5. Издается приказ о принятии работника. Этот приказ типовой формы установлен законодательством. Приказ подписывается представителем работодателя. С ним работник должен быть ознакомлен в течение 3 дней с момента начала работы. Выдавать ему на руки второй экземпляр нет необходимости, но по заявлению работника он может получить заверенную копию.
Шаг 6. Совершается запись в трудовой книжке, которую предоставил работник или оформил за свой счет работодатель. Запись содержит сведения о том, какого числа и на какую должность принят работник, наименование работодателя и реквизиты приказа о приеме на работу.
После этого отношения по трудоустройству считаются окончательно оформленными. Далее, будет необходимо провести обязательный вводный инструктаж, чтобы обеспечить безопасное выполнение работником его должностных обязанностей, первичный инструктаж у непосредственного руководителя.
Этому аспекту посвящена ст. 305 главы 48 Трудового кодекса. Какие тут указаны особенности регулирования труда работников, работающих у работодателей-физических лиц?
Режим работы, предоставление выходных, оплачиваемых ежегодных отпусков определяется договором между нанимателем и его сотрудником. Но важно соблюсти два условия: продолжительность трудовой недели не может быть больше норм, устанавливаемых ТК, а продолжительность ежегодного отпуска не может быть меньше норм, утвержденных по тому же ТК.
В ст. 308 упоминается об особенностях разрешения индивидуальных трудовых споров, которые не могут быть разрешены самостоятельно работодателем-ИП и его сотрудником. Они, как в случае с юридическими лицами, рассматриваются в судебном порядке.
Заключение трудового договора
Как трудоустроить работника в ИП? Большинство предпринимателей останавливаются все же на привычном варианте трудового договора. Рассмотрим его ключевые особенности:
- Его заключают в те случаях, когда необходимо систематическое выполнение работы определенного направления. Например, продавать продукцию, охранять складские помещения, вести бухгалтерский учет и проч.
- В данном случае сотрудник выполняет распоряжения своего руководителя по мере их поступления. Он обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, график работы. Несет личную ответственность за выполнение своих служебных задач.
- Деловые отношения будут регулироваться Трудовым кодексом.
- Работодатель делает соответствующую запись в трудовой книжке сотрудника.
- Наниматель отчисляет следующие взносы на трудящегося в налоговую: на нетрудоспособность, социальное и медицинское страхование. Также он делает взносы в ФСС на случай производственной травмы.
- Наниматель обязуется предоставлять своему сотруднику следующие социальные гарантии: месячную оплату труда не ниже показателей МРОТ, регулярное начисление з/п, выплату больничных и социальных пособий, предоставление оплачиваемых ежегодных отпусков, компенсации при увольнении.
Как трудоустроить работника в ИП? Многие предприниматели, в надежде сэкономить на отчислениях, заключают с сотрудниками гражданско-правовой договор. Даже в случаях, подходящих под условия только трудового.
Но такая замена чревата и для самого нанимателя негативными последствиями. Его работники или контролирующий орган могут обратиться в суд, где будет признана неправомерная замена. Это обернется уплатой штрафов, принуждением к начислению полагающейся оплаты труда, перечислением всех необходимых пропущенных взносов.
Сравнительная таблица условий для трёх систем налогообложения
| Самозанятые физлица | Самозанятые ИП | ИП на УСН Доходы | |
| Налоговая ставка | 4% для доходов от физлиц 6% для доходов от юрлиц | 4% для доходов от физлиц 6% для доходов от юрлиц | 6% в среднем по России |
| Обязательные страховые взносы | 0 ₽ | 0 ₽ | 40 874 1% с дохода свыше 300 000 ₽ |
| Налог на доход свыше 2,4 млн | 13% | 13% | 6% |
| Регистрация доходов | самостоятельно в приложении «Мой налог» | самостоятельно в приложении «Мой налог» | Автоматически учитывается банком, если подключена онлайн-бухгалтерия |
| Заполнение декларации | не нужно | не нужно | Автоматически формируется банком, если подключена онлайн-бухгалтерия |
| Возможность подключить эквайринг | — | ||
| Совмещение с другими налоговыми режимами | — | — | |
| Пенсия копится | — | — |
Меры предосторожности
Специалисты-подрядчики — это не ваши подчиненные. Договоры с ними должны быть составлены так, чтобы их не приняли за трудовые. Не должно быть регулярных фиксированных выплат без привязки к результату, графика работы и обязанности подчиняться внутренним правилам. И уж тем более такие специалисты не должны постоянно трудиться в вашем офисе и работать только на вас. У них должны быть другие клиенты, иначе вас могут обвинить в скрытых трудовых отношениях.
Шаблоны договоров вы можете найти в нашей бесплатной базе договоров.
При оплате услуг оформляйте акты выполненных работ, в которых подробно расписано за что именно вы платите. Опасно писать просто « с общей суммой. Из акта должно быть видно, какую конкретную работу выполнил специалист.
Вас не накажут только за то, что договор похож на трудовой, в акте нет подробностей, или человек выполнял работу в вашем офисе. Все это привлечет внимание проверяющих и даст им повод копнуть глубже. Но рассматривать будут все факты в совокупности и из них сделают вывод, были скрытые трудовые отношения или нет.
Свои особенности есть в работе с самозанятыми. Нельзя заказывать услуги самозанятому, который работает или раньше работал у вас в штате и с тех пор не прошло двух лет. Если бывший сотрудник — не самозанятый, а ИП, это тоже может вызвать вопросы, хотя прямого запрета на работу с такими ИП нет.
Перед каждым платежом самозанятому подрядчику проверяйте, действительно ли у него сейчас есть этот статус. Проверить можно в бесплатном сервисе ФНС. На каждую оплату требуйте чек — без него не сможете включить эту оплату в расходы.